お願いですから100スライドの月次レポートを作らないでください

告白があります。キャリアの初期、私は100スライドのレポートを書く側の人間でした。ある週末をまるまる使って、あらゆるプラットフォームからデータを引っ張り、精巧なピボットテーブルを作成し、命がかかっているかのようにPowerPointのトランジションをアニメーション化したことを覚えています。出来栄えにとても誇りを感じていました。月曜の朝にクライアントに送信。称賛を待ちました。

何もありませんでした。返信なし。「受領しました、ありがとうございます」すらありませんでした。

一週間後、ステータスコールの中で、クライアントがさりげなく「それで、キャンペーンの調子はどうですか？」と聞いてきました。気づいたのです - 彼らはレポートを読んでいなかったのです。あの何時間もの労力が全て無駄に。その経験がレポーティングに対する私の考え方を永遠に変えました。

この記事では主にデジタルマーケティングキャンペーンのレポートを例として使用していますが、原則はあらゆる種類のレポーティングに当てはまります。

なぜレポートを書くのか？

馬鹿げた質問に聞こえますが、十分に掘り下げると、プロジェクトに関わる異なる人々が非常に異なるレポーティングのニーズを持っていることに気づきます。トップマネジメントは全体像を気にします - 全体的な目標、KPIに対する達成度、マーケティングデータが売上やブランド認知度とどのように関連するか。特定の活動を管理するマーケティングエグゼクティブは、実行の詳細とパフォーマンスの比較を気にします。

最初のステップ - 一枚のスライドを書く前に - ステークホルダーと、レポートが実際に何のためのものかについて同じ認識を持つことだと思います。進捗を追跡するためですか？契約上の要件を満たすためですか？次のフェーズのための実用的なインサイトを提供するためですか？その答えがすべてを形作ります。

読者の立場に立ってみてください

ここに不快な真実があります：あなたの月次レポートを読むことは、おそらく誰の一日のハイライトでもありません。考えてみてください - あなたのオーディエンスは現実的にどれくらいの時間をレポートに費やすでしょうか？2分？5分？彼らは自分のやるべきリスト、自分の対処すべき問題で忙しいのです。

通常の読書速度が1分あたり約2-3スライドで、オーディエンスがレポートに約10分（甘く見積もって）費やすとすると、約20-30スライドが使える計算です。では、100スライドで何をしているのでしょうか？

私が従う一般的なルール：レポートを送って何のフィードバックもなければ、受信者がそもそも読んでいない可能性が非常に高いです。私は両方の立場を経験しているので、批判しているわけではありません - 観察したことを共有しているだけです。

良い月次レポートとは

私の経験では、良い月次レポートは20-30スライドを超えるべきではありません。理想的には可能であれば10スライド以内に収めてください。必須項目：

• 目標に関連するトップラインの結果
• 順調に進んでいますか？ 現在のペースで、全体的なKPIを達成できますか？
• 先月何が起きましたか？ 何がうまくいき、何がうまくいかなかったか、そして最も重要なのは - なぜ？
• 結果はどう比較されますか 前月、昨年、または競合他社と？繰り返しますが - なぜ？
• 推奨事項と次のステップ - オーディエンスが実際に必要としている部分

以前は_すべて_を含めることが徹底していることを示すと思っていました。そうではありません。何が重要かを見極めるという難しい仕事をしていないことを示しているのです。そしてこれは苦い経験から学んだ者として言っています :P

終了キャンペーンレポート：さらにシンプルに

終了キャンペーンレポートは、簡潔にまとめてください：

• キャンペーン目標 — 初めての人でも理解できるような簡単なリマインダー
• キャンペーンKPI
• 達成しましたか？ 単刀直入に。はいかいいえか。
• 4-5つの主要な結果の分析 — 20でも30でもなく
• 次のキャンペーンに向けた結論と推奨事項

データを確認してください

間違ったデータはデータがないよりも悪いです。少なくともデータがなければ、間違った結論を導くことはできません。間違ったデータでは、間違ったアドバイスをし、人々はそれに基づいて意思決定を行います。レポートに記載する内容をダブルチェック、トリプルチェックしてください。用語を理解していることを確認してください。エージェンシーが報告したあるチャネルからのトラフィックが、サイト全体のトラフィックよりも_多い_というケースを見たことがあります。そんなことは起こるべきではありません。

よくあるミス

以下は、長年にわたって遭遇した実際の例です（匿名化しています、当然ながら）。これらのミスの一部は自分でもやったことがありますので、指摘することが目的ではなく、一緒に学ぶことが目的です。

• スライドのタイトルが内容と一致していない。 タイトルが一つのことを言い、データが別のことを示している場合、読者は混乱します。混乱した読者は読むのをやめます。

• Excelの巨大な表をPowerPointにコピーする。 スライドに10行10列の表は読むのが苦痛です。自問してください：行や列を削除しても同じメッセージを伝えられますか？表をグラフに変えられますか？

• 文字が多すぎ、表が多すぎ、グラフがない。 意味のあるストーリーを伝えるシンプルなグラフや画像の大ファンです。スライドいっぱいのテキストはレポートではなく、罰です。

• 同じスライドで3-5つの異なることを伝えようとする。 スライドごとに一つのメッセージを選んでください。スライドのタイトル、結論、内容が互いに関連していなければ、そのスライドは壊れています。

• コンテキストのない過度に複雑な表。 読者がそのデータについてなぜ気にすべきか説明できないなら、含めないでください。誰にも解読できない複雑なスライドはあなたを賢く見せるのではなく、全員の時間を無駄にするだけです。

結論

クライアントはエージェンシーに生活を楽にしてもらうために雇うのであって、難しくするためではありません。そしてクライアント側で社内レポートを書いている場合も同じです。あなたの仕事は、オーディエンスがより良い意思決定を行えるよう支援することであって、どれだけのデータを引っ張れるかを証明することではありません。私は苦い経験からこれを学びました。共有することで、同じ痛みを少しでも軽減できれば幸いです :)

レポーティングの恐怖体験や、うまくいったヒントはありますか？ぜひ聞かせてください。

よろしくお願いします、

Chandler