主要な役割（メインプレゼンターや会議の設定者）を担った会議でうまくいかなかった経験はありますか？原因はさまざま考えられますが、今日は期待値を管理することの重要性についてお話しします。会議の前や開始時に期待値を慎重に管理しないと、会議の冒頭からオーディエンスを失い、その後は全員にとって非常に不快な時間になる可能性があります。オーディエンスはそもそもなぜ自分がそこにいるのか疑問に思い始め、集中力を失います。途中で退席する人や、ノートPC/スマートフォンで別の作業を始める人も出てくるでしょう。スライド作成などの努力がすべて水の泡です。しかし最悪なのはそれだけではありません。会議の後に公式・非公式のクレームが多数寄せられます。次に会議を招集しようとすると、人々は参加を避ける方法を探すでしょう。もちろん直接的な経済的損失もあります。会議が大きくなればなるほど、失われる集団的時間も増え、その時間は会社、クライアント、パートナーにとってかなりの金額に相当する可能性があります。財務チームに出席者の日当レートを聞いてみてください。6〜8人の1時間の会議で簡単に1,000ドル以上のコストがかかることがわかるでしょう。

1. 会議前：オーディエンスが何を期待しているか理解する

会議に出席する人が誰で、何を得たいと思っているか理解しましょう。これは言うのは簡単ですが実行は難しいです。例えば、最近シニアクライアントとの会議があり、彼が何に興味を持つか理解するのに3時間かかりました。聞くことを恐れないでください。出席者の何人か、または会議を設定している人に聞いてみましょう。はっきりわからない場合は、カバーする予定の内容を事前にメールで送り、期待と異なる場合は返信を求めてください。回答の期限を設けることも恐れないでください。会議が大きくなるほど、出席者との面識が薄いほど、全員が何を期待するか確認することにより注意が必要です。クライアント/パートナー/上司が会議を設定した場合は、出席者リスト、役職、主な責任範囲を聞いて、彼らが何を得たいか把握しましょう。チームが特定のコンテンツの準備やスライドの美化に多くの時間を費やしたにもかかわらず、それがオーディエンスの期待するものではなかったという例を数多く見てきました。実際に会議の準備をする はい、これは非常に基本的に聞こえるかもしれませんが、社内会議では何も準備せずにそのまま会議に行ってしまうことがとても多いです。さらに一歩進みたい場合は、以下のことを視覚化してみることもできます：

• 会議中に全員にどのように座ってもらいたいか？会議中の物理的な座り方が会議の雰囲気を決めることに驚かれるでしょう。
• 会議をどう始めたいか、何を言いたいか、スライドを表示するか？

2. 会議を正しく始めるには？

コンテキストの共有 多くの場合、私たちはなぜ全員がそこにいるのか、何を議論するのか、期待される成果は何かを説明したり確認したりせずに、いきなり会議のアジェンダに入ってしまいます。アジェンダと期待される成果が参加者の期待通りかどうか、もう一度確認するのも良いでしょう。この会議が前回の会議の続きである場合は、前回の会議のコンテキストを説明することも役立つことがあります。では、チームメンバーが全員にコンテキストを明確に説明せずに会議を始めているのを見たらどうするか？丁寧にフローを止めて、新しいメンバーや全員のためにまずコンテキストについて話すことが役立つか聞いてみてください。通常、少なくとも2〜3人が「はい、助かります」と言うので、コンテキストの説明に進みましょう。もちろん全員が全体のコンテキストを十分に把握していると言えば、先に進めます。タイムキーパー あなたがタイムキーパーでない場合は、サポートしてくれる人を任命しましょう。_会議を主導しているときに、その内容から恩恵を受けない出席者が何人かいることに気づいたらどうしますか？_冒頭で、議論する内容が特定のチームメンバーには関連しないかもしれないので、残るか1時間を取り戻すか選んでもらえると外交的に伝えましょう。説明が誠実で率直であれば、人々はその申し出を受け入れ、あまり得るものがないとわかった上で残るか、会議を退出するかします。自分のチーム内の社内会議であれば、丁寧な形でそのチームメンバーに他の仕事に戻るよう「お願い」することもあります。取り残される不安を感じる人もいますが、チームが最適に機能するようにすることがリーダーの仕事です。今日はここまでです。いかがでしょうか？お気軽に以下で共有してください。よろしくお願いします、Chandler