会議を減らし、思考の時間を増やす
毎週月曜日の半分を思考の時間としてブロックしています。年間370億ドルが非効率な会議に浪費されている世界では、考える時間を守ることはもはや任意ではありません。
このトピックに関する前回の投稿から約3年が経ちました。この問題についての私の見方はかなり進化しており、主な変化点は以下の通りです：
- 非効率な会議はどこにでも蔓延しており、時間と労力の面で多大なコストが発生しています
- 世界の動きが速くなればなるほど、エグゼクティブにとって「思考の時間」はますます重要になります
- 会議にどれだけの時間を費やすべきかについては幅広い意見がありますが、どこかから始めることが重要です
- 会議のベストプラクティスは存在しますが、それを実行し続けるには規律が必要です
非効率な会議は年間370億ドル以上のコストを生んでいます
この調査によると、エグゼクティブは週あたりの時間の約40〜50%（23時間）を会議に費やしています。そのうち、週あたり約8時間（1日分）が不必要で非効率な会議です。 米国だけでも、年間ベースで推定約370億ドルのコストが発生しています。 90%の人が会議中に空想にふけることがあり、半数以上が会議を非生産的だと感じています。
思考の時間はかつてないほど重要です
ますます混沌とし、急速に動く世界において、マネージャーが思考の時間を確保することはさらに重要になっています。 これにより、ノイズからシグナルを区別し、中長期的な戦略目標を達成するための最善の行動方針を特定、レビュー、採用することができます。少数のアイデアやプロジェクトがビジネスに不均衡な影響を与える80/20の法則については、多くの方がご存知でしょう。
オーストリアのSebastian Kurz首相との最近の対話の中で、Yuval Harariは、ヨーロッパの指導者仲間に一つだけ勧めるとしたら「今後の大きな課題のために、もっと自由に考える時間を持つこと」だと述べました。
しかし、私のカレンダーはいつも忙しく、人々は常に新しい招待を入れてくるのですが？ Dorie Clarkの「時間の無駄になると分かっている会議から抜け出す方法」や、Elizabeth Grace Saundersの「本当にその会議を開く必要がありますか」にいくつかの提案があります。基本的には、会議が開催されるべき理由、どのような意思決定を行おうとしているのか、各参加者が会議でどのような具体的な貢献をするのかを明確に表現する、会社全体の文化を確立することです。 もちろん、関係構築のための会議もあり、それらは別の対応が必要です。
理想的な思考の時間はどのくらいでしょうか？
誰に聞くかによります。Warren Buffettに聞けば、彼はほとんど会議を入れていません。「毎分をびっしり埋めていたし、それが唯一のやり方だと思っていた」とGatesは言います。しかし、Buffettは彼に考える時間を持つことの重要性を教えたと言います。Berkshire Hathawayは約40万人の従業員を抱えていますが、Buffettの月間の計画された会議は4回未満です。ただし、Buffettは非常に素早く意思決定を行い、数十億ドル規模の取引も1〜2回の会議、数日以内に成立することが多いです。
Buffettの推奨が少し極端だと感じ、いきなり会議をそこまで減らすのが不安な場合は、Neil Pasrichaが週1日というより実用的な答えを提案しています。
私個人的には「Chandler Monday」を設けています。これは単純に、毎週月曜日の午後の少なくとも半日を座って考える時間として確保しているということです。毎週カレンダーにブロックしています。出張のために移動しなければならない週もありますが、それ以外はそのまま維持しています。
月曜日の午後が私にとって最適です。他の地域（米国、EMEA）からのすべてのコンテキストを収集し、今後の数週間、数ヶ月の優先事項を見直すのに役立つからです。
会議のベストプラクティスは存在しますが、それを実行し続けるには規律が必要です
はい、おっしゃることは分かりますし、私も最善を尽くしています。特にシニアステークホルダーとの会議が適切に設定されるよう、継続的な努力が必要です。しかし、人生のほとんどのことと同様に、変化や適応はどこかから始める必要があり、自分自身から始めるのが一番です。
留意すべき点の一つは会議の規模です。Stanfordの調査によると、会議の最大参加人数は8人かもしれません。問題を解決したり意思決定を行うための会議には8人が最大ですが、8-18-1800というガイドラインも参考になります。「ブレインストーミングなら18人まで可能です。」
よろしくお願いします、Chandler
