マネージャーはミーティングにどれくらいの時間を費やすべきか？

皆さん、こんにちは。

ミーティングに時間を取られすぎて「実際の仕事」が何もできていないと感じることはありませんか？あなただけではありません。多くのマネージャーがこの問題に悩んでおり、生産性の低下、判断力の低下、従業員のエンゲージメント低下につながっています。しかし、一日中ミーティングに費やすことは普遍的に悪いことでしょうか？マネージャーはミーティングにどれくらいの時間を費やすべきでしょうか？そして、マネージャーはアウトプットと効率を高めるために、ミーティング時間と他のタスクをどのようにバランスを取ればよいでしょうか？探ってみましょう。

1. マネージャーのアウトプット

これに関しては多くの意見や研究があります。私は故Andy Groveのファンで、彼が「High output management」で説明したことを支持しています。

「マネージャーのアウトプット = 自分の組織のアウトプット + 自分の影響下にある隣接組織のアウトプット」

マネージャーのアウトプットは、労働時間ではなく、生み出す成果で測られます。効果的であるためには、マネージャーは組織の目標に沿ったアウトプットの達成に集中する必要があります。例えば、Global B2B Media Operationのリードとして、私はBrand & Performanceの両方にわたるペイドメディアキャンペーンのデリバリーの卓越性と効果性を高めるために、各プラクティスと横断的に協力し、クライアントの増分的なビジネス成長を生み出す責任があります。クライアントサービスチーム、戦略チーム、メディアチーム、アナリティクスチームなど、他のチームと密接に連携して、クライアントのビジネス目標を達成します。アウトプットの達成には、ミーティング時間と成果に貢献する他のタスクとのバランスが必要です。

2. マネージャーはミーティングなしで目標を達成できるか？

常識的な答えは「おそらくノー」です。マネージャーとして、チームに何が必要かを説明し、プロジェクト/タスクを割り当て、他のチームと協力する必要があります。これらすべてには何らかの形のインタラクション、つまり非公式または公式のミーティングが必要です。プロジェクトキックオフミーティング、週次チームチェックイン、パフォーマンスレビューなど、一般的に必要不可欠または生産的と考えられるミーティングがあります。

マネージャーが持つ可能性のあるミーティングの種類は多岐にわたります：

• チームメンバーとの1対1？マネージャーとの1対1？
• チーム/部門ミーティング？
• 部門間ミーティング？
• 全社ミーティング？
• 外部クライアントミーティング：ここにはさまざまなサブタイプがあり得ます。
• ブレインストーミングミーティング
• 非公式/カジュアルな10〜15分の予定外のキャッチアップ/ハドル？
• 面接
• 個人の成長レビューミーティング
• など...

3. ミーティング過多の問題

多くのマネージャーがミーティングに時間を使いすぎており、フラストレーションと非効率につながっています。しかし、すべてのミーティングが同じではありません。必要不可欠なミーティングもあれば、そうでないものもあります。異なるタイプのミーティングの価値交換を理解し、設定/参加すべきミーティングに積極的に準備することが重要です。ミーティング過多を避けるには、参加すべきでないミーティングにノーと言う勇気や、意味がないと感じたミーティングをキャンセルする勇気が必要です。ミーティング過多の一般的な原因には、明確なコミュニケーションの欠如、ミーティング構造の無秩序、あらゆる問題に対してデフォルトでミーティングを開く傾向があります。

University of North Carolina at Charlotteの組織科学、心理学、経営学の教授であるSteven Rogelbergが行った調査によると、悪いミーティングはアメリカの大企業に年間1億ドルのコストをもたらす可能性があります。

ミーティングのベストプラクティス/ガイドがあると便利かもしれませんね？

4. 効果的なミーティングのガイドライン

ミーティングを効果的にするために、マネージャーは以下のガイドラインに従うべきです：

• ミーティングの目的を定義し、招待状またはミーティングの冒頭で明記する。
• 期待される成果を決定し、参加者と共有する。ミーティングの冒頭で行う。
• 目的を達成するのに十分な時間を確保するが、急がない。
• 参加が必要な人だけを招待し、特定のタイプのミーティングにはプロのファシリテーターが必要かどうかを検討する。
• ミーティングの形式を決定し、参加者に必要な資料を事前に提供する。
  • ウォータークーラーの横での5分間のチャットで済む？ブロックを一周する散歩？適切な設備のある会議室での公式な定期ミーティング？
• アジェンダを設定し、ミーティング前に何を準備すべきか参加者に知らせる。
• 注意力の持続時間やトイレ休憩など、人間のニーズに配慮する。
• 関連性のない問題や提示された問題が多すぎる場合に備えて「パーキングロット」を使用する。
• 練習、練習、練習し、参加者にフィードバックを求めて将来のミーティングを改善する。

5. まとめ

一日中ミーティングに費やすことは普遍的に悪いとは限りませんが、適切に管理しないとフラストレーションと非効率につながる可能性があります。効果的なマネージャーは、組織の目標に沿ったアウトプットを達成するために、ミーティング時間と他のタスクとのバランスを取る必要があります。そのために、効果的なミーティングのガイドラインに従い、時間を積極的に管理すべきです。関連性のないミーティングにノーと言うことで、マネージャーは成果に貢献するタスクのための時間を確保できます。これらの戦略を活用することで、マネージャーは効率を高め、目標を達成できます。

正直に言うと、私自身もミーティング過多になったことがあります :P ノーと言うには勇気が必要ですが、それは本当に違いを生みます。

一日のどれくらいの時間をミーティングに費やしていますか？価値を生まないミーティングを減らすための戦略は見つかりましたか？効果的な方法があればぜひお聞かせください。

よろしくお願いします、Chandler

P.S: リーダーシップとチームマネジメントについての私の記事に興味がある方は、ブログのリーダーシップセクションをご覧ください。