Pakiusap huwag gumawa ng 100-slide monthly report

May pag-amin ako. Noong simula ng aking career, ako ang taong gumawa ng 100-slide report. Naalala ko pa na ginugol ko ang isang buong weekend sa pag-pull ng data mula sa bawat platform, gumagawa ng elaborate pivot tables, at nag-a-animate ng Powerpoint transitions na parang nakadepende ang buhay ko dito. Napaka-proud ko sa resulta. Ipinadala ko ito sa client noong Lunes ng umaga. Naghintay ng papuri.

Wala. Walang reply. Wala man lang "natanggap na, salamat."

Isang linggo pa ang lumipas, sa isang status call, casually na tinanong ng client, "So kamusta ang campaign?" Tumama sa akin — hindi nila nabasa ang report. Lahat ng oras, lahat ng pagsisikap, nawala. Binago ng karanasang iyon kung paano ko iniisip ang reporting magpakailanman.

Gumagamit ako pangunahin ng digital marketing campaign reports bilang mga halimbawa sa post na ito, ngunit ang mga prinsipyo ay totoo para sa anumang uri ng reporting.

Bakit tayo gumagawa ng reports?

Mukhang tangang tanong ito, pero kapag siniksik mo nang mabuti, marerealize mo na ang iba't ibang taong kasangkot sa isang proyekto ay may ibang-ibang reporting needs. Ang top management ay nagmamalasakit sa malaking larawan — mga pangkalahatang layunin, pagkamit laban sa mga KPI, kung paano may kaugnayan ang marketing data sa sales at brand awareness. Ang isang marketing executive na namamahala ng isang partikular na aktibidad ay nagmamalasakit sa execution details at performance comparisons.

Sa tingin ko ang unang hakbang — bago magsulat ng kahit isang slide — ay ang magkasundo sa iyong mga stakeholders tungkol sa kung para saan talaga ang report. Para ba ito sa pag-track ng progreso? Pagtupad ng isang contractual requirement? Pagbibigay ng actionable insights para sa susunod na phase? Ang sagot ang humuhubog sa lahat.

Ilagay ang sarili mo sa posisyon ng mambabasa

Narito ang hindi komportableng katotohanan: ang pagbabasa ng iyong monthly report ay malamang na hindi ang highlight ng araw ng sinuman. Isipin mo — gaano karaming oras ang realistic na ginugol ng iyong audience dito? Dalawang minuto? Lima? Abala sila sa kanilang sariling to-do list, sa kanilang sariling mga sunog na kailangang patayin.

Kung ang normal na reading speed ay mga 2-3 slides bawat minuto, at ang iyong audience ay malamang na gumagastos ng mga 10 minuto sa iyong report (generous na iyan), nagbibigay iyan sa iyo ng mga 20-30 slides na pagtatrabahuan. Kaya ano ang ginagawa mo sa 100?

Ang general rule na sinusundan ko: kung nagpadala ka ng report at walang feedback tungkol dito, napakalaking tsansa na hindi man lang binasa ng recipient. Nasa magkabilang panig na ako nito, kaya hindi ako humahatol — ibinabahagi ko lang ang aking obserbasyon.

Ano ang hitsura ng magandang monthly report

Sa aking karanasan, ang isang magandang monthly report ay hindi dapat lumagpas sa 20-30 slides. Ideal na panatilihin itong wala pang 10 kung kaya mo. Ang mga kinakailangan:

• Top-line results na may kaugnayan sa layunin
• Nasa tamang landas ba tayo? Batay sa kasalukuyang rate, maabot ba natin ang kabuuang KPI?
• Ano ang nangyari noong nakaraang buwan? Ano ang gumana, ano ang hindi, at pinakamahalaga — bakit?
• Paano nagkumpara ang mga resulta sa mga nakaraang buwan, noong nakaraang taon, o sa mga kakumpitensya? Muli — bakit?
• Mga rekomendasyon at susunod na hakbang — ang bahaging talagang kailangan ng iyong audience

Dati akong nag-iisip na ang pagsasama ng lahat ay nagpapakita ng pagiging masusi. Hindi. Nagpapakita ito na hindi mo pa nagawa ang mahirap na trabaho ng pag-alam kung ano ang mahalaga. At sinasabi ko ito bilang isang taong natuto nito nang mahirap :P

End campaign reports: mas simple pa

Para sa end campaign reports, panatilihing maigsi:

• Campaign objectives — isang mabilis na paalala para kahit ang isang taong bagong-bago ay makasunod
• Campaign KPIs
• Naabot ba natin sila? Dumiretso sa punto. Oo o hindi.
• Pagsusuri ng 4-5 pangunahing resulta — hindi 20, hindi 30
• Konklusyon at mga rekomendasyon para sa susunod na campaign

Pakisuri ang iyong data

Ang maling data ay mas masama kaysa sa walang data. Hindi bababa sa walang data, hindi ka makakagawa ng maling konklusyon. Sa maling data, nagbibigay ka ng maling payo — at gumagawa ng mga desisyon ang mga tao batay dito. Pakisuri nang doble, triple-check ang inilalagay mo sa iyong report. Siguraduhing naiintindihan mo ang mga terminolohiya. May nakita akong mga kaso kung saan ang traffic mula sa isang channel na ni-report ng isang agency ay mas marami kaysa sa kabuuang traffic sa site. Hindi dapat mangyari iyon.

Ilang karaniwang pagkakamali

Narito ang ilang tunay na halimbawa na naranasan ko sa mga taon (anonymised, syempre). Nagawa ko rin ang ilan sa mga pagkakamaling ito, kaya hindi ito tungkol sa pagturo ng daliri — ito ay tungkol sa magkasamang pag-aaral.

• Slide title na hindi tumutugma sa content. Kung ang title ay nagsasabi ng isang bagay at ang data ay nagpapakita ng iba, malilito ang iyong mambabasa. At ang nalilito na mambabasa ay humihinto sa pagbabasa.

• Pag-copy ng napakalaking table mula sa Excel papuntang Powerpoint. Ang isang table na may 10 rows at 10 columns sa isang slide ay masakit basahin. Tanungin ang sarili mo: maaari ko bang tanggalin ang anumang mga rows o columns at maiparating pa rin ang parehong mensahe? Maaari ko bang gawing chart ang table?

• Sobrang daming salita, sobrang daming tables, walang graphs. Malaking fan ako ng mga simpleng graphs at larawan na nagkukuwento ng makabuluhang kwento. Ang pader ng teksto sa isang slide ay hindi report — ito ay parusa.

• Pagsusubukang iparating ang 3-5 magkakaibang bagay sa iisang slide. Pumili ng isang mensahe bawat slide. Kung ang slide title, ang konklusyon, at ang content ay hindi magkakaugnay sa isa't isa, sira ang slide.

• Sobrang komplikadong tables na walang context. Kung hindi mo maipaliwanag kung bakit dapat magmalasakit ang mambabasa sa data, huwag mo itong isama. Ang isang komplikadong slide na walang makakapag-descifra ay hindi nagpapamukhang matalino ka — nag-aaksaya lang ito ng oras ng lahat.

Ang buod

Tinatanggap ng mga client ang mga agencies para gawing mas madali ang kanilang buhay, hindi mas mahirap. At kung ikaw ay nasa client side na nagsusulat ng internal reports — pareho lang ang naaangkop. Ang trabaho mo ay tulungan ang iyong audience na gumawa ng mas magandang mga desisyon, hindi ang patunayan kung gaano karaming data ang ma-pull mo. Natuto ako nito nang mahirap, at sana ang pagbabahagi nito ay makaligtas sa iyo ng ilan sa parehong sakit :)

May mga reporting horror stories ka ba — o mga tips na gumana nang maayos para sa iyo? Gusto kong marinig ang mga ito.

Maraming salamat,

Chandler