Matutong Mag-interview (para sa First-Time People Manager)

Oras na lamang bago ka hilingang mag-interview bilang people manager para palakihin ang team o company mo. Nag-coach na ako ng ilang manager na mahusay sa pag-interview ng mga fresh graduate pero nahihirapan pagdating sa pag-assess ng mga kandidatong may ilang taon nang karanasan. Nagbibigay ang post na ito ng gabay kung paano mapabuti ang skill set na ito para sa isang first-time people manager.

Maglaan ng oras para i-align kung ano ang hinahanap ng team mo

Bago mag-interview ng kahit sinong kandidato, dapat napakalinaw mo sa kung ano ang hinahanap ng team mo. Makakatulong ito para matiyak ang mas magandang proseso ng interview at magbibigay din sa iyo ng kakayahang makilala ang mga mahuhusay na kandidato na maaaring mag-ambag nang positibo sa company o proyekto mo.

Hinihikayat ko ang interview team na intindihin ang business need at timing sa likod ng mga bukas na posisyon. Kung may kritikal na business need at kailangan mong magdesisyon sa loob ng tiyak na timeframe, makakatulong ito na fine-tune ang iyong approach at mga consideration set.

• Ang pag-align sa team mo (kasama ang manager mo) kung aling karanasan, kaalaman, at skill set ang must-have at aling mga ito ang good to have sa mga kandidato ay napakahalaga. Ideally, ira-rank mo rin sila ayon sa kahalagahan.
• Ang "perpektong" kandidato, katulad ng perpektong life partner, ay halos imposibleng mahanap. Kaya ang paglalaan ng dagdag na oras ngayon para pag-isipan kung ano ang pinahahalagahan mo sa isang empleyado ay makakatipid ng malaking oras at mababawasan ang mga disagreement tungkol sa mga kandidato sa bandang huli.
• Samakatuwid, hindi lang ito nagbibigay ng magandang pagkakataon para sa buong interview team na mas maunawaan ang job description, kundi totoo ito lalo na kapag may isang tao mula sa ibang team na lumahok sa interview.

Tamang alignment ng mga tungkulin ng interviewer

Ang pag-interview ay team effort, kung saan bawat isa ay may ibang responsibilidad. Kung ikaw ay first-time people manager, ang pagkakaroon ng iba sa tabi mo para tumulong sa pag-conduct ng interviews ay makakapagbawi sa anumang kakulangan mo sa karanasan sa larangang ito. Maupo kasama ng mga miyembro ng team mo at pagpasyahan kung anong mga tungkulin ang gagampanan ng bawat isa. Inaassess mo ba ang core competencies, cultural fit, client fit, o role-related knowledge ng mga kandidato? O iba pa?

Dahil mabilis ang lahat ng bagay, madaling makalimutan ang hakbang na ito at matuklasan sa bandang huli na pareho kayong nag-iinterview para sa iisang bagay. Para maiwasan na mamiss ang mahahalagang impormasyon, maglaan ng oras sa prosesong ito at siguraduhing may iba't ibang tanong na ginawa para sa iba't ibang tungkulin at antas ng seniority.

Pahalagahan ang oras at pagsisikap ng kandidato

Hindi natural para sa lahat ang pagiging interviewer, at malamang na dumaan ka rin sa ilang mga interview bago ka naging isa. Kaya naman, mahalagang ipakita ang pagpapahalaga sa oras at pagsisikap ng kandidato, tulad ng gusto mong gawin ng iba para sa iyo. Laging tandaan na basahin nang mabuti ang CV nila bago ang interview para mapansin mo ang anumang karanasang maaaring relevant sa posisyong hinahanap mo.

Dahil malamang na kinakabahan at sinusubukang maging on time ang interviewee, dumating ka nang on time o kahit ilang minutong maaga. Karamihan ng mga kandidato ay umaasa na may ideya ka kung ano ang mga susunod na hakbang at kung sino ang susunod nilang makakausap — kung hindi ka sigurado, tanungin ang manager mo. Sa ganitong paraan, parehong magiging aligned ang dalawang partido sa kung paano pinakamahusay na makipag-communicate tungkol sa pagpapatuloy ng proseso.

I-shadow ang interview ng ibang tao

Isa ito sa mga pinakamahuhusay na paraan para matutong mag-interview. Kung nabigyan ka ng pagkakataong i-shadow ang interview ng manager mo, subukan ang mga sumusunod na hakbang:

Bago ang interview:

• Sabay-sabay, maglaan ng 15 hanggang 20 minuto para suriin ang CV at pagpasyahan kung anong tungkulin ang gagampanan ng bawat isa sa interview.
• Maganda ring maunawaan kung paano ini-structure ng manager mo ang kanilang mga tanong para tumutok sa mga kritikal na lugar ng interes pagkatapos makita ang CV ng kandidato.

Sa panahon ng interview:

• Mag-practice ng active listening.
• Ngayong hindi ikaw ang nagtatanong, pansinin kung paano itinatanong at sinasagot ang mga ito. Pansinin din ang body language ng kandidato sa panahong ito.

Pagkatapos ng interview:

• Maglaan ulit ng 15-20 minuto para pag-usapan ang kandidato nang sabay-sabay.
• Lahat ng interviewer ay dapat hayagang ibahagi ang kanilang mga iniisip tungkol sa kandidato.
• Dito mo nagsisimulang makita ang mga pagkakaiba sa opinyon, at ito ay isang mahusay na paraan para matuto. Para sa parehong tanong at sagot, maaaring malaki ang pagkakaiba ng impresyon mo sa interviewer, at okay lang iyon. Ang mahalaga ay pag-usapan ito nang sabay-sabay at matuto.

Hanapin ang culture fit at team diversity

Kung first-time manager ka, natural lang na mahirap i-evaluate ang culture fit. Pero huwag mag-alala — naranasan na nating lahat iyan. Ang pinakamahalagang tandaan ay dapat lagi mong alam kung anong uri ng kultura ang sinusubukang buuin o panatilihin ng company mo. Sa ganitong paraan, kapag dumating ang oras na mag-hire ng bagong tao, magkakaroon ka ng magandang ideya kung sila ba ay magiging magandang fit para sa team. Kung hindi ka sigurado sa kultura ng company mo, tanungin na lang ang line manager mo o kahit ang CEO — malamang na hindi sila mag-aalangan na ipaliwanag ito sa iyo kung may tamang pagkakataon.

Hinihikayat ko ang paghihiwalay ng mga interview para sa mga may kakayahan/karanasan sa isang partikular na larangan mula sa mga tungkol sa cultural fit, dahil ang mga ito ay may tendensyang magkaiba ang direksyon. Bukod pa rito, malalim ang paniniwala ko sa team diversity dahil ginagawa nitong mas adaptable at mas malakas ang mga team sa kabuuan. (Mas marami akong isinulat tungkol dito sa pagpayag sa team mong maging sarili nila sa trabaho.) Bilang isang taong nagmanage ng mga team sa iba't ibang bansa sa Asia at sa US, masasabi kong ang mga diverse na team ay nagdadala ng mga pananaw na hindi mo makukuha mula sa isang homogeneous na grupo :)

Huwag matakot na i-interview ang mga tao mula sa iba't ibang background at maglaan ng oras para intindihin ang kanilang mga pananaw.

Sa huli, ang interview skills ay isang bagay na maaaring paunlarin at mapabuti sa paglipas ng panahon. Hindi rin ako magaling dito nang una kong simulan. Pero habang mas madalas mong ginagawa, mas nagiging magaling ka. At ang pag-shadow sa isang experienced na tao ay malamang na ang pinakamabilis na paraan para matuto — sana ginawa ko ito nang mas maaga sa karera ko :P

Ano ang pinakamalaking hamon mo sa pag-interview ng mga kandidato? May natuklasan ka bang mga trick na gumagana para sa iyo? Gusto kong marinig.

Maraming salamat,

Chandler