Xin đừng chuẩn bị báo cáo tháng 100 slide

Tôi phải thú nhận. Đầu sự nghiệp, tôi chính là người viết báo cáo 100 slide. Tôi nhớ đã dành cả cuối tuần kéo dữ liệu từ mọi nền tảng, xây pivot table phức tạp, và thêm animation cho Powerpoint như thể sống chết phụ thuộc vào đó. Tôi rất tự hào về kết quả. Gửi cho khách hàng sáng thứ Hai. Chờ đợi lời khen.

Không có gì. Không phản hồi. Thậm chí không có "đã nhận, cảm ơn."

Một tuần sau, trong cuộc gọi cập nhật, khách hàng hỏi thoáng qua "Chiến dịch thế nào rồi?" Tôi nhận ra -- họ không đọc báo cáo. Bao nhiêu giờ, bao nhiêu công sức, đều uổng phí. Trải nghiệm đó thay đổi cách tôi nghĩ về báo cáo mãi mãi.

Tôi dùng chủ yếu báo cáo chiến dịch digital marketing làm ví dụ, nhưng các nguyên tắc đúng cho mọi loại báo cáo.

Tại sao chúng ta viết báo cáo?

Câu hỏi nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng khi đào sâu, bạn sẽ thấy những người khác nhau trong dự án có nhu cầu báo cáo rất khác. Lãnh đạo cấp cao quan tâm bức tranh lớn -- mục tiêu tổng thể, đạt được so với KPI, dữ liệu marketing liên quan thế nào đến doanh số và nhận biết thương hiệu. Marketing executive quản lý hoạt động cụ thể quan tâm chi tiết thực thi và so sánh hiệu quả.

Tôi nghĩ bước đầu tiên -- trước khi viết một slide -- là thống nhất với stakeholders về mục đích báo cáo thực sự là gì.

Đặt mình vào vị trí người đọc

Sự thật không dễ chịu: đọc báo cáo tháng của bạn có lẽ không phải điều thú vị nhất trong ngày của ai đó. Nghĩ xem -- khán giả thực tế dành bao nhiêu thời gian cho nó? Hai phút? Năm phút?

Nếu tốc độ đọc bình thường khoảng 2-3 slide mỗi phút, và khán giả dành khoảng 10 phút (đã hào phóng), bạn có khoảng 20-30 slide. Vậy 100 slide để làm gì?

Quy tắc chung: nếu bạn gửi báo cáo và không có phản hồi, khả năng rất cao người nhận không đọc.

Báo cáo tháng tốt trông như thế nào

Theo kinh nghiệm, báo cáo tháng tốt không nên vượt quá 20-30 slide. Lý tưởng là dưới 10. Những thứ bắt buộc:

• Kết quả tổng quan liên quan đến mục tiêu
• Chúng ta có đang trên đường? Với tốc độ hiện tại, có đạt KPI tổng thể không?
• Tháng trước có gì? Cái gì hiệu quả, cái gì không, và quan trọng nhất -- tại sao?
• Kết quả so sánh với tháng trước, năm ngoái, hoặc đối thủ? -- tại sao?
• Khuyến nghị và bước tiếp theo -- phần khán giả thực sự cần

Tôi từng nghĩ đưa vào mọi thứ thể hiện sự kỹ lưỡng. Không phải. Nó cho thấy bạn chưa làm công việc khó nhất: xác định điều gì quan trọng :P

Báo cáo cuối chiến dịch: còn đơn giản hơn

• Mục tiêu chiến dịch -- nhắc lại nhanh để người mới cũng hiểu
• KPI chiến dịch
• Có đạt không? Đi thẳng vào vấn đề. Có hoặc không.
• Phân tích 4-5 kết quả chính -- không phải 20, không phải 30
• Kết luận và khuyến nghị cho chiến dịch tiếp theo

Hãy kiểm tra dữ liệu

Dữ liệu sai tệ hơn không có dữ liệu. Ít nhất không có dữ liệu, bạn không thể rút ra kết luận sai. Với dữ liệu sai, bạn đưa lời khuyên sai -- và mọi người ra quyết định dựa trên đó. Xin hãy kiểm tra kỹ. Tôi từng thấy trường hợp traffic từ một kênh mà agency báo cáo nhiều hơn tổng traffic vào site.

Một số lỗi phổ biến

Dưới đây là một số ví dụ thực tế tôi gặp qua nhiều năm (đã ẩn danh). Tôi cũng mắc một số lỗi này, nên đây không phải chỉ trích -- mà là cùng học hỏi.

• Tiêu đề slide không khớp nội dung. Nếu tiêu đề nói một đằng và dữ liệu cho thấy đằng khác, người đọc sẽ bối rối.

• Copy bảng lớn từ Excel vào Powerpoint. Bảng 10 hàng 10 cột trong slide rất khó đọc. Hãy tự hỏi: có thể xóa hàng hoặc cột nào mà vẫn truyền đạt được thông điệp? Có thể chuyển thành biểu đồ?

• Quá nhiều chữ, quá nhiều bảng, không có biểu đồ. Tường text trên slide không phải báo cáo -- đó là hình phạt.

• Cố gắng truyền đạt 3-5 thứ khác nhau trên cùng một slide. Chọn một thông điệp cho mỗi slide.

• Bảng quá phức tạp không có context. Nếu bạn không giải thích được tại sao người đọc nên quan tâm, đừng đưa vào.

Tóm lại

Khách hàng thuê agency để cuộc sống dễ dàng hơn, không phải khó hơn. Và nếu bạn ở phía client viết báo cáo nội bộ -- tương tự. Công việc của bạn là giúp khán giả ra quyết định tốt hơn, không phải chứng minh bạn có thể kéo bao nhiêu dữ liệu. Tôi học bài này theo cách khó khăn, và hy vọng chia sẻ giúp bạn tránh được đau đầu tương tự :)

Bạn có câu chuyện kinh hoàng về báo cáo -- hay mẹo nào hiệu quả? Tôi rất muốn nghe.

Thân mến, Chandler