Bạn đã bao giờ có một cuộc họp tệ mà bạn đóng vai trò chính (người thuyết trình chính hoặc người tổ chức cuộc họp) chưa? Có nhiều lý do cho điều đó và hôm nay, chúng ta sẽ thảo luận về tầm quan trọng của việc quản lý kỳ vọng. Nếu bạn không quản lý kỳ vọng cẩn thận trước hoặc khi bắt đầu cuộc họp, bạn có thể mất khán giả ngay từ đầu cuộc họp và phần còn lại có thể rất khó chịu cho mọi người. Khán giả sẽ bắt đầu thắc mắc tại sao họ ở đây ngay từ đầu và ngắt kết nối. Một số có thể rời đi giữa chừng hoặc bắt đầu làm việc trên laptop/điện thoại. Mọi nỗ lực xây dựng slide v.v. của bạn đổ sông đổ bể. Đó chưa phải tệ nhất. Sẽ có nhiều phàn nàn sau cuộc họp, chính thức hoặc không. Lần sau bạn muốn triệu tập họp, mọi người sẽ tìm cách thoát. Tất nhiên cũng có tổn thất kinh tế trực tiếp vì cuộc họp càng lớn, càng nhiều thời gian tập thể bị mất và khoảng thời gian đó có thể trị giá nhiều tiền cho công ty, khách hàng hoặc đối tác. Bạn chỉ cần hỏi đội tài chính về mức lương ngày của những thành viên tham dự và sẽ thấy dễ dàng tốn hơn một nghìn đô la cho cuộc họp 1 giờ của 6-8 người.

1. Trước cuộc họp: hiểu khán giả kỳ vọng gì

Hiểu ai tham dự cuộc họp và họ muốn gì từ đó. Nói dễ hơn làm. Ví dụ, gần đây tôi có cuộc họp với một khách hàng cấp cao và mất 3 giờ để tìm ra điều gì sẽ thú vị với anh ấy. Đừng ngại hỏi, một vài người sẽ tham dự hoặc người sắp xếp cuộc họp. Nếu chưa rõ, gửi email nhanh trước với nội dung bạn dự định trình bày và hỏi khán giả phản hồi nếu đây không phải điều họ tìm kiếm. Đừng ngại đặt thời hạn khi bạn cần phản hồi. Cuộc họp càng lớn, bạn càng ít quen với người tham dự, bạn càng cần cẩn thận để đảm bảo mọi người biết kỳ vọng gì. Nếu khách hàng/đối tác/sếp tổ chức cuộc họp, xin danh sách tham dự, chức danh, trách nhiệm chính để tìm ra họ muốn gì. Tôi đã thấy rất nhiều ví dụ đội dành nhiều thời gian chuẩn bị nội dung, làm đẹp slide, chỉ để phát hiện đó không phải điều khán giả kỳ vọng. Thực sự chuẩn bị cho cuộc họp Vâng, nghe rất cơ bản nhưng với cuộc họp nội bộ, rất dễ không chuẩn bị gì và đi thẳng vào họp. Nếu muốn đi thêm bước nữa, bạn có thể thử hình dung:

• Bạn muốn mọi người ngồi thế nào? Cách mọi người ngồi trong cuộc họp tạo ra không khí cho cuộc họp đó.
• Bạn muốn bắt đầu cuộc họp thế nào, bạn muốn nói gì, bạn sẽ chiếu slide chưa?

2. Làm sao bắt đầu cuộc họp đúng cách?

Chia sẻ bối cảnh Nhiều lần chúng ta đi thẳng vào chương trình cuộc họp mà không giải thích hoặc đảm bảo mọi người (có mặt) hiểu tại sao họ ở đây, chúng ta sẽ thảo luận gì và kết quả kỳ vọng. Thậm chí tốt nếu hỏi thêm một lần nữa liệu chương trình và kết quả kỳ vọng có đúng như mọi người mong đợi? Đôi khi hữu ích khi giải thích bối cảnh cuộc họp trước nếu cuộc họp này là phần tiếp theo. Vậy khi bạn thấy thành viên đội bắt đầu cuộc họp mà không nêu rõ bối cảnh cho mọi người thì sao? Dừng dòng chảy một cách tế nhị và hỏi liệu có giúp thành viên mới hoặc cả nhóm nếu chúng ta nói về bối cảnh trước. Thường sẽ có ít nhất 2-3 người nói vâng, điều đó sẽ giúp họ nên tiến hành cung cấp bối cảnh. Rõ ràng nếu mọi người nói không, họ hoàn toàn biết bối cảnh, chúng ta có thể tiếp tục. Người giữ thời gian Nếu bạn không phải người giữ thời gian thì chỉ định ai đó giúp. Điều gì xảy ra khi bạn đang dẫn cuộc họp và nhận ra có vài người tham dự không hưởng lợi từ cuộc họp? Ngay đầu, tôi sẽ nói một cách ngoại giao rằng những gì chúng ta sẽ thảo luận có thể không liên quan đến một số thành viên, họ có thể chọn ở lại hoặc lấy lại 1 giờ của mình. Nếu bạn chân thành/thẳng thắn trong giải thích, mọi người sẽ chấp nhận đề nghị và hoặc ở lại nhưng biết rằng có thể không thu được nhiều, hoặc rời cuộc họp. Nếu là cuộc họp nội bộ cho đội mình, tôi có thể "yêu cầu" một cách nhẹ nhàng rằng những thành viên đó quay lại công việc khác. Một số người sợ bỏ lỡ nhưng nhiệm vụ của bạn với tư cách lãnh đạo là đảm bảo đội hoạt động tối ưu. Đó là tất cả tôi có bây giờ, bạn nghĩ sao? Thoải mái chia sẻ bên dưới. Thân mến, Chandler