Ít họp hơn, suy nghĩ nhiều hơn

Bài cuối cùng của tôi về chủ đề này đã gần 3 năm rồi. Quan điểm của tôi về chủ đề này đã phát triển khá nhiều và đây là những khác biệt chính:

1. Các cuộc họp tồi tràn lan khắp nơi và chúng gây ra chi phí đáng kể về thời gian và công sức
2. Thế giới càng chuyển động nhanh, "thời gian suy nghĩ" càng quan trọng cho lãnh đạo
3. Có nhiều ý kiến khác nhau về nên dành bao nhiêu thời gian cho họp nhưng tốt nhất nên bắt đầu từ đâu đó
4. Các best practice về họp có sẵn nhưng cần kỷ luật để thực hiện

Các cuộc họp tổ chức tồi tốn hơn 37 tỷ USD mỗi năm

Theo nghiên cứu này, lãnh đạo dành khoảng 40-50% thời gian (23 giờ) cho họp mỗi tuần. Trong đó, khoảng 8 giờ mỗi tuần (1 ngày) là không cần thiết và tổ chức kém. Chỉ riêng tại Mỹ, hàng năm, điều này dẫn đến chi phí ước tính khoảng 37 tỷ USD. 90% mọi người mơ mộng trong các cuộc họp đôi khi và hơn một nửa thấy các cuộc họp không hiệu quả.

Thời gian suy nghĩ quan trọng hơn bao giờ hết

Trong thế giới ngày càng hỗn loạn, chuyển động nhanh, việc manager phân bổ thời gian để suy nghĩ càng quan trọng hơn. Nó giúp họ phân biệt tín hiệu từ nhiễu, xác định, xem xét và áp dụng phương hướng hành động tốt nhất để đạt mục tiêu chiến lược trung và dài hạn. Quy tắc 80/20 không phải tin mới với nhiều người trong chúng ta, nơi một vài ý tưởng/dự án có thể có tác động không tương xứng đến doanh nghiệp.

Trong cuộc trò chuyện gần đây với Thủ tướng Sebastian Kurz của Áo, Yuval Harari nói rằng một điều ông sẽ khuyên các nhà lãnh đạo châu Âu "có nhiều thời gian rảnh hơn để suy nghĩ" vì những thách thức lớn phía trước.

Nhưng lịch của tôi luôn bận và mọi người liên tục gửi lời mời mới? Dorie Clark có vài gợi ý có thể giúp trong bài viết "how to get out of meeting you know will waste your time" hay "do you really need to hold that meeting" từ Elizabeth Grace Saunders. Về cơ bản là thiết lập văn hóa toàn công ty để diễn đạt rõ ràng tại sao cuộc họp nên diễn ra, quyết định nào chúng ta đang cố đưa ra và đóng góp cụ thể của mỗi người trong cuộc họp. Một số cuộc họp thiên về xây dựng mối quan hệ và bạn cần đối xử khác đi tất nhiên.

Bao nhiêu thời gian suy nghĩ là lý tưởng?

Tùy bạn hỏi ai. Nếu hỏi Warren Buffett, ông hầu như không có cuộc họp nào. "Tôi biết không, tôi từng xếp kín mỗi phút và nghĩ đó là cách duy nhất để làm việc," Gates nói. Nhưng, ông nói, Buffett đã dạy ông tầm quan trọng của việc dành thời gian để suy nghĩ. Berkshire Hathaway có gần bốn trăm nghìn nhân viên nhưng Buffett có ít hơn 4 cuộc họp đã lên lịch mỗi tháng. Tuy nhiên, Buffett ra quyết định rất nhanh, các thương vụ trị giá hàng chục tỷ USD thường được kết thúc sau 1 hoặc 2 cuộc họp, trong vài ngày.

Nếu khuyến nghị của Buffett hơi quá nhiều với bạn và bạn cảm thấy lo lắng khi giảm đột ngột số cuộc họp xuống con số nhỏ như vậy, Neil Pasricha đề xuất câu trả lời thực tế hơn với một ngày mỗi tuần.

Với cá nhân tôi, tôi có "Chandler Monday". Đơn giản nghĩa là tôi phân bổ ít nhất nửa ngày mỗi tuần vào chiều thứ Hai để ngồi xuống và suy nghĩ. Tôi chặn nó trong lịch mỗi tuần. Một số tuần tôi phải dời do đi công tác nhưng nếu không thì nó giữ nguyên.

Chiều thứ Hai phù hợp nhất với tôi vì nó giúp tôi thu thập mọi bối cảnh từ các khu vực khác (Mỹ, EMEA) và xem xét ưu tiên cho các tuần, tháng phía trước.

Các best practice về họp có sẵn nhưng cần kỷ luật để thực hiện

Đúng vậy, tôi hiểu bạn và tôi cũng đang cố gắng hết sức. Cần nỗ lực liên tục để đảm bảo các cuộc họp được thiết lập đúng cách, đặc biệt với các stakeholder cấp cao. Nhưng như hầu hết mọi thứ trong cuộc sống, thay đổi hay thích nghi cần bắt đầu từ đâu đó và không có nơi nào tốt hơn bản thân bạn.

Một điều cần nhớ là quy mô cuộc họp. Một nghiên cứu từ Stanford gợi ý rằng có lẽ 8 là số người tối đa bạn nên có trong một cuộc họp. Dù 8 người tham dự có thể là tối đa cho cuộc họp nếu bạn muốn giải quyết vấn đề hoặc ra quyết định, có hướng dẫn 8-18-1800 mà bạn có thể tham khảo. "Nếu bạn muốn brainstorm, thì có thể lên đến 18 người."

Thân mến, Chandler