Mẹo lập kế hoạch năng lực cho trưởng đội

Lập kế hoạch năng lực trong bối cảnh này có nghĩa hiểu khối lượng công việc tối đa đội bạn có thể xử lý trong khoảng thời gian nhất định và đề xuất điều chỉnh nhân sự tương ứng. Cơ bản nghe đơn giản:

• Hiểu đội sẽ có bao nhiêu công việc trong những tuần và tháng tới
• Cần bao nhiêu thành viên đội (ở các mức thâm niên khác nhau) để hoàn thành dự án đúng lịch
• Thành viên đội hiện tại có khả năng đạt được gì? Nên lập kế hoạch cho phép thành viên đội và bản thân bạn có giờ làm việc bình thường.
• Xác định nếu có chênh lệch giữa hai ước tính.

Trong thực tế, có thể phức tạp hơn nhiều, đặc biệt cho quản lý mới. Sai lầm phổ biến là:

• Đánh giá thấp mỗi dự án phụ/nhiệm vụ mất bao lâu
• Đánh giá quá cao/thấp khả năng thành viên đội
• Không tính đến nỗ lực/thời gian phối hợp với các đội, phòng ban khác trên cùng dự án
• Hiểu sai yêu cầu dự án hoặc tuyệt vời trông như thế nào
• Yêu cầu tăng nhân sự không được duyệt hoặc duyệt muộn. Dẫn đến thành viên đội hiện tại bị làm việc quá sức.
• Đánh giá thấp mất bao lâu để tuyển thành viên mới hoặc onboard họ (thậm chí chuyển thành viên từ đội khác).

Kết quả là, với quản lý mới, rất thường xảy ra là họ sở hữu nhiều dự án và làm việc nhiều giờ. Điều này liên kết chặt với phân công hiệu quả — nếu không thể phân công tốt, bạn trở thành nút thắt. Tôi đã ở đó :P Tin tôi, không phải nơi tốt. Họ thậm chí có thể thất vọng và nghi ngờ cam kết hoặc hỗ trợ từ cấp dưới hoặc quản lý cấp cao.

Vậy bạn (quản lý mới) có thể làm gì?

• Với dự án phức tạp, xin hướng dẫn và phản hồi từ quản lý của bạn về kế hoạch nguồn lực.
• Kiểm tra với các phòng ban cần phối hợp để hiểu lịch trình và nguồn lực. Căn chỉnh chương trình tổng thể và mốc quan trọng giữa các phòng ban.
• Cho thành viên đội tham gia từ đầu để tất cả chia sẻ cùng trạng thái, mục tiêu, cách tiếp cận và quyết định đánh đổi cùng nhau. Thành viên đội sẽ cam kết hơn với kế hoạch vì họ góp phần định hình dự án.
• Nếu cần đề xuất tăng nhân sự, nên hiểu tình hình tài chính công ty trong quý/năm đó và quyết định thường được đưa ra thế nào. Ai là người quyết định chính? Họ cần thông tin gì để quyết định?
• Luôn nhớ mọi thứ sẽ mất lâu hơn (thậm chí gấp đôi) dự kiến, nên xây dựng thời gian đệm. Tôi không thể nhấn mạnh đủ -- từ kinh nghiệm, bất kỳ ước tính nào bạn có, thêm ít nhất 30-50% thời gian đệm.
• Thực hành, thực hành, và thực hành.

Đó là tất cả từ tôi. Cần thời gian để lập kế hoạch năng lực đúng -- đừng tự dày vò nếu sai vài lần đầu :D

Bạn đã có khoảnh khắc "aha" nào với lập kế hoạch năng lực? Hoặc câu chuyện kinh hoàng? Tôi rất muốn nghe.

Thân mến,

Chandler