Học cách phỏng vấn (cho quản lý nhân sự lần đầu)

Chỉ là vấn đề thời gian trước khi bạn được yêu cầu phỏng vấn với tư cách quản lý nhân sự để phát triển đội hoặc công ty. Tôi đã coaching nhiều quản lý phỏng vấn sinh viên mới tốt nghiệp xuất sắc nhưng vật lộn khi đánh giá ứng viên có vài năm kinh nghiệm. Bài này hướng dẫn cách cải thiện kỹ năng này cho quản lý nhân sự lần đầu.

Dành thời gian căn chỉnh đội đang tìm gì

Trước khi phỏng vấn bất kỳ ứng viên nào, bạn phải rất rõ về những gì đội cần. Điều này đảm bảo quy trình phỏng vấn tốt hơn và cho bạn khả năng nhận ra ứng viên giỏi có thể đóng góp tích cực cho công ty hoặc dự án.

Tôi khuyến khích đội phỏng vấn hiểu nhu cầu kinh doanh và thời gian đằng sau vị trí mở. Nếu có nhu cầu kinh doanh quan trọng và cần quyết định trong khung thời gian cụ thể, điều này giúp tinh chỉnh cách tiếp cận và tập xem xét.

• Căn chỉnh với đội (bao gồm quản lý) về kinh nghiệm, kiến thức, và kỹ năng nào là bắt buộc và nào là tốt nếu có ở ứng viên rất quan trọng. Lý tưởng, bạn sẽ xếp hạng theo thứ tự quan trọng.
• Ứng viên "hoàn hảo," giống bạn đời hoàn hảo, gần như không bao giờ tìm được. Nên dành thêm thời gian cân nhắc điều bạn đánh giá cao nhất ở nhân viên sẽ tiết kiệm thời gian đáng kể và giảm bất đồng về ứng viên sau này.
• Do đó, không chỉ là cơ hội tuyệt vời cho cả đội phỏng vấn hiểu mô tả công việc tốt hơn, mà đặc biệt đúng khi có người từ đội khác tham gia phỏng vấn.

Căn chỉnh đúng vai trò phỏng vấn viên

Phỏng vấn là nỗ lực đội, mỗi người đảm nhận trách nhiệm khác nhau. Nếu bạn là quản lý lần đầu, có người khác hỗ trợ phỏng vấn sẽ bù đắp thiếu kinh nghiệm. Ngồi với thành viên đội và quyết định vai trò mỗi người. Bạn sẽ đánh giá năng lực cốt lõi, phù hợp văn hóa, phù hợp khách hàng hay kiến thức liên quan vai trò? Hay gì khác hoàn toàn?

Với mọi người di chuyển nhanh, dễ bỏ qua bước này và sau phát hiện tất cả đang phỏng vấn cùng một thứ. Để tránh thiếu thông tin quan trọng, dành thời gian với quy trình và đảm bảo có câu hỏi khác nhau cho các vai trò và mức thâm niên.

Trân trọng thời gian và nỗ lực ứng viên

Phỏng vấn không đến tự nhiên với mọi người, và bạn có lẽ phải trải qua nhiều cuộc phỏng vấn trước khi trở thành phỏng vấn viên. Nên quan trọng thể hiện sự trân trọng thời gian và nỗ lực ứng viên, như bạn muốn người khác làm cho mình. Luôn nhớ đọc kỹ CV trước phỏng vấn để nhận ra kinh nghiệm liên quan cho vị trí.

Vì ứng viên có thể lo lắng và cố đúng giờ, hãy đến đúng giờ hoặc thậm chí sớm vài phút. Hầu hết ứng viên mong bạn biết bước tiếp theo và họ sẽ gặp ai tiếp — nếu không chắc, hỏi quản lý. Để cả hai bên căn chỉnh về cách giao tiếp tiến lên.

Theo dõi phỏng vấn của người khác

Có thể là một trong những cách tốt nhất để học phỏng vấn. Nếu được cơ hội theo dõi quản lý phỏng vấn, thử các bước sau:

Trước phỏng vấn:

• Cùng nhau, dành 15 đến 20 phút xem CV và quyết định vai trò mỗi người trong phỏng vấn.
• Tốt nếu hiểu cách quản lý cấu trúc câu hỏi tập trung vào lĩnh vực quan trọng sau khi xem CV ứng viên.

Trong phỏng vấn:

• Thực hành lắng nghe chủ động.
• Vì bạn không phải người hỏi, hãy chú ý cách câu hỏi được hỏi và trả lời. Cũng chú ý ngôn ngữ cơ thể ứng viên.

Sau phỏng vấn:

• Dành 15-20 phút nữa để thảo luận ứng viên cùng nhau.
• Tất cả phỏng vấn viên nên bày tỏ suy nghĩ trung thực về ứng viên.
• Đây là nơi bạn bắt đầu thấy khác biệt ý kiến, và là cách tuyệt vời để học. Cho cùng câu hỏi và câu trả lời, ấn tượng của bạn có thể khác đáng kể với phỏng vấn viên, và không sao. Điều quan trọng là nói chuyện cùng nhau và học.

Tìm phù hợp văn hóa và đa dạng đội

Nếu bạn là quản lý lần đầu, tự nhiên là đánh giá phù hợp văn hóa có thể khó. Nhưng đừng lo — tất cả chúng ta đã ở đó. Điều quan trọng nhất cần nhớ là bạn nên luôn biết loại văn hóa công ty đang cố xây dựng hoặc duy trì. Khi cần tuyển người mới, bạn sẽ có ý tưởng tốt liệu họ phù hợp đội không. Nếu không chắc về văn hóa công ty, hỏi quản lý trực tiếp hoặc thậm chí CEO — có khả năng họ không ngại giải thích nếu bạn gặp đúng lúc.

Tôi khuyến khích tách phỏng vấn cho người có năng lực/kinh nghiệm trong lĩnh vực cụ thể khỏi phỏng vấn phù hợp văn hóa, vì chúng thường đi theo hướng khác nhau. Hơn nữa, tôi tin mạnh vào đa dạng đội vì nó khiến đội thích ứng và mạnh hơn tổng thể. (Tôi viết thêm về điều này trong cho đội ngũ là chính mình ở nơi làm việc.) Sau khi quản lý đội ở nhiều nước châu Á và Mỹ, tôi có thể nói đội đa dạng mang lại góc nhìn bạn đơn giản không thể có từ nhóm đồng nhất :)

Đừng ngại phỏng vấn người từ nền tảng khác nhau và dành thời gian hiểu góc nhìn của họ.

Cuối cùng, kỹ năng phỏng vấn là thứ có thể phát triển và cải thiện theo thời gian. Tôi cũng không giỏi khi mới bắt đầu. Nhưng càng làm nhiều, càng giỏi hơn. Và theo dõi người có kinh nghiệm có lẽ là cách nhanh nhất để học — tôi ước làm điều đó sớm hơn trong sự nghiệp :P

Thách thức lớn nhất khi phỏng vấn ứng viên của bạn là gì? Bạn tìm thấy mẹo nào hiệu quả? Tôi rất muốn nghe.

Thân mến,

Chandler