Quản lý nên dành bao nhiêu thời gian trong các cuộc họp?

Chào mọi người,

Bạn có thường xuyên cảm thấy mình dành toàn bộ thời gian trong các cuộc họp mà không hoàn thành "công việc thực sự" nào không? Bạn không đơn độc. Nhiều quản lý gặp khó khăn với điều này, dẫn đến giảm năng suất, quyết định kém, và nhân viên mất gắn kết. Nhưng liệu họp cả ngày có phải lúc nào cũng tệ? Quản lý nên dành bao nhiêu thời gian trong các cuộc họp? Và quản lý có thể cân bằng thời gian họp với các công việc khác để tăng sản lượng và hiệu quả như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu.

1. Sản lượng của quản lý

Có rất nhiều ý kiến và nghiên cứu về vấn đề này. Tôi là fan của cố Andy Grove và những gì ông mô tả trong "High output management".

"Sản lượng của quản lý = sản lượng của tổ chức + sản lượng của tổ chức lân cận dưới ảnh hưởng của anh ta."

Sản lượng của quản lý được đo bằng kết quả họ tạo ra, không phải số giờ làm việc. Để hiệu quả, quản lý cần tập trung vào đạt sản lượng phù hợp với mục tiêu tổ chức. Ví dụ, với vai trò Global B2B Media Operation lead, tôi chịu trách nhiệm làm việc xuyên suốt các bộ phận để nâng cao chất lượng triển khai và hiệu quả chiến dịch paid-media — cho cả Brand & Performance — nhằm tạo ra tăng trưởng kinh doanh gia tăng cho khách hàng. Tôi làm việc chặt chẽ với các team khác, như team client service, strategy, media và analytics, để đảm bảo đáp ứng mục tiêu kinh doanh của khách hàng. Đạt sản lượng đòi hỏi sự cân bằng giữa thời gian họp và các công việc khác góp phần đạt kết quả.

2. Quản lý có thể đạt mục tiêu mà không cần họp không?

Câu trả lời theo lẽ thường có lẽ là không. Với vai trò quản lý, bạn cần brief team về yêu cầu, phân bổ dự án/nhiệm vụ cho họ và làm việc với các team khác. Tất cả đều đòi hỏi một hình thức tương tác nào đó, tức là họp không chính thức hoặc chính thức. Một số cuộc họp thường được coi là thiết yếu hoặc hiệu quả, như họp khởi động dự án, check-in hàng tuần, và đánh giá hiệu suất.

Có nhiều loại họp mà quản lý có thể có:

• Họp 1-1 với thành viên team? với quản lý cấp trên?
• Họp team/phòng ban?
• Họp liên phòng ban?
• Họp công ty?
• Họp với khách hàng bên ngoài: có thể có rất nhiều phân loại nhỏ ở đây.
• Họp brainstorm
• Gặp gỡ nhanh 10-15 phút không theo kế hoạch?
• Phỏng vấn
• Họp đánh giá phát triển cá nhân
• v.v...

3. Vấn đề họp quá nhiều

Nhiều quản lý dành quá nhiều thời gian trong các cuộc họp, có thể dẫn đến thất vọng và kém hiệu quả. Nhưng không phải tất cả cuộc họp đều như nhau. Một số cuộc họp là thiết yếu, trong khi những cuộc khác thì không. Điều quan trọng là hiểu giá trị trao đổi của các loại họp khác nhau và chủ động chuẩn bị cho các cuộc họp bạn nên thiết lập/tham dự. Để tránh họp quá nhiều, cần can đảm để nói không với các cuộc họp bạn không nên tham dự hoặc hủy các cuộc họp bạn đã thiết lập nếu cảm thấy chúng không có ý nghĩa. Lý do phổ biến cho việc họp quá nhiều bao gồm thiếu giao tiếp rõ ràng, cấu trúc họp không tổ chức, hoặc xu hướng tổ chức họp như phản ứng mặc định cho mọi vấn đề.

Một khảo sát của Steven Rogelberg, giáo sư khoa học tổ chức, tâm lý học và quản trị tại Đại học North Carolina ở Charlotte, cho thấy các cuộc họp tệ có thể gây tốn $100 triệu/năm cho các tập đoàn lớn tại Mỹ.

Có lẽ một hướng dẫn best practice cho cuộc họp sẽ hữu ích?

4. Hướng dẫn cho cuộc họp hiệu quả

Để đảm bảo cuộc họp hiệu quả, quản lý nên tuân theo các hướng dẫn sau:

• Xác định mục đích cuộc họp và ghi rõ trong lời mời họp hoặc đầu cuộc họp.
• Xác định kết quả mong đợi và chia sẻ với những người tham dự. Làm điều này ở đầu cuộc họp.
• Phân bổ đủ thời gian để đạt mục tiêu nhưng không vội vã.
• Chỉ mời những người cần thiết và cân nhắc liệu bạn có cần facilitator chuyên nghiệp cho một số loại họp.
• Xác định định dạng cuộc họp và cung cấp cho những người tham dự bất kỳ tài liệu cần thiết nào trước.
  • Có thể là trò chuyện 5 phút bên bình nước? Đi bộ quanh khu phố? Cuộc họp chính thức định kỳ trong phòng họp với thiết bị đầy đủ?
• Thiết lập agenda và cho người tham dự biết cần chuẩn bị gì trước cuộc họp.
• Lưu ý đến nhu cầu con người, như khả năng tập trung và nghỉ giải lao.
• Sử dụng "parking lot" để ghi lại các vấn đề không liên quan hoặc quá nhiều vấn đề được đưa ra.
• Luyện tập, luyện tập, luyện tập, và hỏi ý kiến phản hồi từ người tham dự để cải thiện cuộc họp trong tương lai.

5. Kết luận

Dành cả ngày trong cuộc họp có thể không phải lúc nào cũng tệ, nhưng có thể dẫn đến thất vọng và kém hiệu quả nếu không được quản lý đúng cách. Quản lý hiệu quả cần cân bằng thời gian họp với các công việc khác để đạt sản lượng phù hợp với mục tiêu tổ chức. Để làm được điều này, họ nên tuân theo hướng dẫn cho cuộc họp hiệu quả và chủ động quản lý thời gian. Bằng cách nói không với các cuộc họp không liên quan, quản lý có thể giải phóng thời gian cho các công việc góp phần đạt kết quả. Bằng cách sử dụng các chiến lược này, quản lý có thể tăng hiệu quả và đạt mục tiêu.

Tôi phải thừa nhận, bản thân tôi cũng từng mắc lỗi họp quá nhiều :P Cần can đảm để nói không, nhưng nó thực sự tạo ra sự khác biệt.

Bạn dành bao nhiêu thời gian trong ngày cho các cuộc họp? Bạn có tìm được chiến lược nào giúp giảm bớt những cuộc họp không tạo giá trị không? Tôi rất muốn nghe điều gì hiệu quả với bạn.

Thân mến,

Chandler

P.S: Nếu bạn quan tâm đến các bài viết của tôi về lãnh đạo và quản lý team, hãy xem phần Leadership trên blog.