你是否经历过一次“很糟糕的会议”，而你恰好是主导者（主讲人或组织者）？

原因当然很多，今天只谈一个核心：预期管理。

如果你在会前或开场没有管理好预期，你可能会在会议一开始就 失去听众。

然后整场会议都会变得很难受：

听众开始想“我为什么在这里”，逐渐走神；

有人中途离开，或直接开始处理手机/电脑上的其他事；

你前期做的材料投入基本报废。

还不止这些。

会后常会出现大量 正式或非正式投诉。

下次你再发会议邀请，大家会想办法避开。

另外还有直接经济损失：

会越大，集体时间损耗越高，而这些时间往往对应真实成本。

你可以让财务按参会人日成本粗算一下：6-8 人开 1 小时，轻松就可能超过一千美元。

1. 会前：先搞清楚受众期待什么

先弄清参会人是谁、他们想从会议得到什么。

这件事说起来简单，做起来不容易。

我最近一次和 senior client 的会，光搞清楚“他真正关心什么”就花了 3 小时。

不要怕问。

问参会人，或问安排会议的人。

如果你仍不确定，就在会前发一封简短邮件：

说明你计划覆盖的议题，请大家回复是否符合预期。

可以设一个 回复截止时间。

会议越大、你对参会者越不熟，就越需要提前把预期对齐。

如果会议由客户/合作方/上级发起，尽量提前拿到 参会名单、职位、核心职责，据此推测他们关心点。

我见过太多团队花大量时间“做漂亮 PPT”，最后发现根本不是听众想听的。

真的要做会前准备。

这听起来很基础，但内部会最容易“零准备直接开”。

如果你想再进一层，可以预演：

• 你希望大家怎么 坐？（座位布局会影响会议气氛）
• 你打算如何 开场？第一句话说什么？是否先上页？

2. 会议开场怎么做对？

先交代上下文（context）

很多人会直接进入 agenda，却没确认参会者是否清楚：

• 为什么要开这场会
• 今天讨论什么
• 期待达成什么结果

最好在开场再确认一次：这个议程和结果是否符合预期。

如果是连续会议，补一句“上次会议到今天的上下文”很有帮助。

那如果你发现你的团队成员开场没讲清 context 怎么办？

就礼貌地打断：

先问大家是否需要先补充背景，尤其照顾新加入者。

通常至少会有几个人说“有帮助”，那就先补 context 再继续。

如果大家都明确说已完全了解，再直接进入主题。

设置 time keeper

如果你不是时间管理者，指定一个人来帮你控时。

如果你发现有些参会者其实不会从这场会中获益怎么办？

我会在开场以外交方式说明：今天议题可能和某些同事相关性不高，可以选择留下或拿回这 1 小时时间。

如果你表达真诚直接，通常会有人接受并离会。

内部会议时，我甚至会礼貌地建议部分同事回去处理更关键工作。

有人会有 FOMO，但作为领导，你要确保团队资源使用是最优的。

今天先到这里，你怎么看？

欢迎留言。

致敬， Chandler