Hattest du jemals ein schlechtes Meeting, bei dem du die Hauptrolle spielst (der Hauptpräsentator oder derjenige, der das Meeting einberuft)? Es kann viele Gründe dafür geben, und heute sprechen wir über die Bedeutung des Erwartungsmanagements. Wenn du die Erwartungen nicht sorgfältig vor oder zu Beginn des Meetings steuerst, kannst du das Publikum gleich zu Beginn verlieren, und der Rest könnte für alle wirklich unangenehm werden. Das Publikum beginnt sich zu fragen, warum es überhaupt da ist, und schaltet ab. Einige könnten mitten im Meeting gehen oder anfangen, an ihrem Laptop oder Mobiltelefon zu arbeiten. All deine Mühe beim Erstellen der Folien geht den Bach runter. Das ist noch nicht das Schlimmste. Es wird danach viele Beschwerden geben, ob offiziell oder inoffiziell. Das nächste Mal, wenn du ein Meeting einberufen willst, werden die Leute nach Wegen suchen, es zu umgehen. Natürlich gibt es auch einen direkten wirtschaftlichen Verlust, da je größer das Meeting ist, desto mehr kollektive Zeit verloren geht – und diese Zeit kann für dein Unternehmen, deine Kunden oder Partner sehr wertvoll sein. Du kannst einfach dein Finanzteam nach den Tagessätzen der Teammitglieder fragen, die am Meeting teilnehmen, und du wirst sehen, dass ein 1-stündiges Meeting mit 6–8 Personen leicht mehr als tausend Dollar kosten kann.

1. Vor dem Meeting: Verstehe, was dein Publikum erwartet

Verstehe, wer am Meeting teilnimmt und was er/sie davon mitnehmen möchte. Das ist leichter gesagt als getan. Kürzlich hatte ich zum Beispiel ein Meeting mit einem hochrangigen Kunden, und es hat mich 3 Stunden gekostet herauszufinden, was ihn interessieren würde. Scheue dich nicht zu fragen, entweder einige der Teilnehmer oder denjenigen, der das Meeting organisiert. Wenn du es nicht genau weißt, sende vorab eine kurze E-Mail mit dem, was du planst zu besprechen, und frage das Publikum, sich zu melden, wenn dies nicht das ist, wonach es sucht. Scheue dich nicht, eine Frist für die Antwort zu setzen. Je größer das Meeting, je unbekannter du den Teilnehmern bist, desto sorgfältiger musst du sicherstellen, dass alle wissen, was sie erwartet. Wenn dein Kunde/Partner/Vorgesetzter das Meeting aufgesetzt hat, frage nach der Teilnehmerliste mit Titeln und Hauptverantwortlichkeiten, um herauszufinden, was sie davon mitnehmen möchten. Ich habe so viele Beispiele gesehen, bei denen das Team so viel Zeit damit verbracht hat, bestimmte Inhalte vorzubereiten und die Folien zu verschönern, nur um festzustellen, dass das nicht das ist, was das Publikum erwartet. Bereite dich tatsächlich auf das Meeting vor Ja, das klingt vielleicht sehr grundlegend, aber bei internen Meetings ist es sehr einfach, sich gar nicht vorzubereiten und direkt ins Meeting zu gehen. Wenn du die Extrameile gehen möchtest, könntest du sogar versuchen, dir vorzustellen:

• Wie du möchtest, dass jeder während des Meetings sitzt? Es wird dich erstaunen, wie das physische Sitzen während eines Meetings den Ton setzt.
• Wie du das Meeting beginnen möchtest, was du sagen möchtest, ob du die Folien schon aufgebaut hast.

2. Wie startet man das Meeting richtig?

Kontext teilen Oft gehen wir direkt zur Tagesordnung des Meetings über, ohne zu erklären oder sicherzustellen, dass alle (Anwesenden) verstehen, warum sie dort sind, was besprochen wird und welche Ergebnisse erwartet werden. Es wäre sogar gut, noch einmal zu fragen, ob die Tagesordnung und die erwarteten Ergebnisse das sind, was die Leute erwarten. Manchmal ist es hilfreich, den Kontext des vorherigen Meetings zu erklären, wenn dieses Meeting eine Fortsetzung ist. Was passiert dann, wenn du siehst, dass ein Teammitglied das Meeting beginnt, ohne allen klar den Kontext zu nennen? Unterbrich den Ablauf auf nette Weise und frage, ob es neuen Mitgliedern oder der gesamten Gruppe helfen würde, wenn man zunächst über den Kontext spricht. Normalerweise werden mindestens 2–3 Personen ja sagen, dann fahre fort, den Kontext bereitzustellen. Wenn natürlich alle nein sagen und über den gesamten Kontext vollständig informiert sind, können wir weitermachen. Zeitwächter Wenn du nicht der Zeitwächter bist, ernenne jemanden, der dir dabei hilft. Was passiert, wenn du das Meeting leitest und bemerkst, dass einige Teilnehmer davon nicht profitieren würden? Am Anfang würde ich auf diplomatische Weise sagen, dass das, was wir besprechen werden, für bestimmte Teammitglieder möglicherweise nicht relevant ist – sie können wählen, ob sie bleiben oder sich eine Stunde ihrer Zeit zurückholen möchten. Wenn du aufrichtig/offen in deiner Erklärung bist, werden die Leute dein Angebot annehmen und entweder bleiben, aber wissen, dass sie wahrscheinlich nicht viel mitnehmen werden, oder das Meeting verlassen. Wenn es ein internes Meeting meines eigenen Teams ist, könnte ich diese Teammitglieder sogar freundlich „bitten", zu anderen Aufgaben zurückzukehren. Einige Menschen haben Angst, etwas zu verpassen, aber es ist deine Aufgabe als Führungskraft, sicherzustellen, dass dein Team optimal funktioniert. Das ist alles, was ich dazu habe. Was denkst du? Teile deine Meinung gerne unten. Viele Grüße, Chandler