Weniger Meetings, mehr Denkzeit
Ich blockiere jeden Montag einen halben Tag für Denkzeit – denn in einer Welt, in der jährlich 37 Milliarden Dollar durch schlechte Meetings verschwendet werden, ist der Schutz von Zeit zum Denken keine Option mehr.
Mein letzter Beitrag zu diesem Thema ist jetzt fast 3 Jahre alt. Meine Sichtweise hat sich seitdem erheblich weiterentwickelt, und hier sind die wesentlichen Unterschiede:
- Schlecht geführte Meetings sind überall weit verbreitet und verursachen erhebliche Kosten in Zeit und Aufwand
- Je schneller sich die Welt dreht, desto wichtiger wird „Denkzeit" für Führungskräfte
- Es gibt sehr unterschiedliche Meinungen darüber, wie viel Zeit für Meetings aufgewendet werden sollte – aber es ist gut, irgendwo anzufangen
- Best Practices für Meetings gibt es, aber es braucht Disziplin, sie konsequent umzusetzen
Schlecht geführte Meetings kosten mehr als 37 Milliarden Dollar pro Jahr
Laut dieser Studie verbringen Führungskräfte etwa 40–50 % ihrer Zeit (23 Stunden) pro Woche in Meetings. Davon sind etwa 8 Stunden pro Woche (1 Tag) unnötig und schlecht geführt. Allein in den USA führt dies jährlich zu geschätzten Kosten von etwa 37 Milliarden Dollar. 90 % der Menschen träumen bei Meetings manchmal vor sich hin, und mehr als die Hälfte findet Meetings unproduktiv.
Denkzeit ist wichtiger denn je
In einer immer chaotischeren, schnell bewegenden Welt ist es für Manager noch wichtiger, Zeit zum Nachdenken einzuplanen. Es hilft ihnen, Signal von Rauschen zu unterscheiden, die besten Handlungsoptionen zur Erreichung mittel- bis langfristiger strategischer Ziele zu identifizieren, zu überprüfen und umzusetzen. Die 80/20-Regel, bei der einige wenige Ideen oder Projekte einen unverhältnismäßig großen Einfluss auf das Geschäft haben können, ist für viele von uns keine neue Erkenntnis.
In einem kürzlichen Gespräch mit Bundeskanzler Sebastian Kurz aus Österreich sagte Yuval Harari, das Einzige, was er europäischen Führern empfehlen würde, sei „mehr Freizeit zum Denken zu haben", angesichts der großen bevorstehenden Herausforderungen.
Aber mein Kalender ist immer voll und Leute tragen ständig neue Termine ein? Nun, Dorie Clark hat einige Vorschläge, die in dem Artikel „how to get out of meeting you know will waste your time" helfen können, oder „do you really need to hold that meeting" von Elizabeth Grace Saunders. Es geht im Grunde darum, eine unternehmensweite Kultur zu etablieren, bei der klar artikuliert wird, warum das Meeting stattfinden sollte, welche Entscheidung getroffen werden soll und welchen spezifischen Beitrag jede Person im Meeting leisten wird. Manche Meetings dienen eher dem Aufbau von Beziehungen, und die musst du natürlich anders behandeln.
Wie viel Denkzeit ist ideal?
Das hängt davon ab, wen du fragst. Wenn du Warren Buffett fragst, hat er kaum Meetings. „Weißt du, ich hatte jede Minute verplant und dachte, das wäre die einzige Möglichkeit, Dinge zu erledigen", sagt Gates. Aber, so sagt er, Buffett lehrte ihn die Bedeutung, sich Zeit zum Denken zu geben. Berkshire Hathaway hat fast vierhunderttausend Mitarbeiter, dennoch hat Buffett weniger als 4 geplante Meetings pro Monat. Buffett trifft Entscheidungen sehr schnell – Deals im Wert von Dutzenden von Milliarden Dollar werden oft nach 1 oder 2 Meetings innerhalb weniger Tage abgeschlossen.
Falls Buffetts Empfehlung etwas zu extrem für dich klingt und du dich unwohl fühlst, die Meetings plötzlich auf eine so kleine Anzahl zu reduzieren, schlägt Neil Pasricha eine praktischere Antwort mit einem Tag pro Woche vor.
Für mich persönlich habe ich den „Chandler Montag". Das bedeutet schlicht, dass ich jede Woche am Montagnachmittag mindestens einen halben Tag einplane, um mich hinzusetzen und nachzudenken. Ich blockiere diesen Termin jede Woche in meinem Kalender. Manche Wochen muss ich ihn aufgrund von Geschäftsreisen verschieben, aber ansonsten bleibt er bestehen.
Der Montagnachmittag passt für mich am besten, da er mir hilft, den gesamten Kontext aus anderen Regionen (USA, EMEA) zu sammeln und meine Prioritäten für die kommenden Wochen und Monate zu überprüfen.
Best Practices für Meetings sind vorhanden, aber es braucht Disziplin, sie umzusetzen
Ja, ich höre dich und tue auch mein Bestes. Es erfordert kontinuierliche Anstrengung, sicherzustellen, dass Meetings richtig aufgesetzt sind, besonders mit hochrangigen Stakeholdern. Aber wie bei den meisten Dingen im Leben muss Veränderung oder Anpassung irgendwo beginnen, und es gibt keinen besseren Ausgangspunkt als bei dir selbst.
Wichtig ist dabei auch die Meetinggröße. Eine Studie der Stanford University legt nahe, dass 8 Personen vielleicht die maximale Teilnehmerzahl für ein Meeting sein sollte. Während 8 Teilnehmer das Maximum für ein Meeting sein können, in dem du ein Problem lösen oder eine Entscheidung treffen möchtest, gibt es eine 8-18-1800-Richtlinie, die du dir ansehen kannst. „Wenn du ein Brainstorming durchführen möchtest, kannst du bis zu 18 Personen einladen."
Viele Grüße, Chandler
