Tipps zur Kapazitätsplanung für Teamleiter
Neue Manager unterschätzen oft den Zeitaufwand für Aufgaben und die Koordination – und enden damit, selbst lange Stunden zu arbeiten. Hier erfährst du, wie du Kapazitäten realistisch planst.
Kapazitätsplanung bedeutet in diesem Zusammenhang, zu verstehen, wie viel Arbeit dein Team in einem bestimmten Zeitraum bewältigen kann, und entsprechend eine Anpassung der Mitarbeiterzahl vorzuschlagen. Das Grundprinzip klingt einfach:
- Verstehe, wie viel Arbeit auf dein Team in den nächsten Wochen und Monaten zukommt
- Wie viele Teammitglieder (auf verschiedenen Senioritätsstufen) werden benötigt, um die Projekte termingerecht abzuschließen
- Was können deine aktuellen Teammitglieder leisten? Du solltest so planen, dass dein Team und du selbst reguläre Arbeitszeiten einhalten können.
- Identifiziere Diskrepanzen zwischen diesen beiden Einschätzungen.
In der Praxis kann es deutlich komplizierter werden, besonders für neue Manager. Häufige Fehler sind:
- Unterschätzen, wie lange jedes Teilprojekt oder jede Aufgabe dauern kann
- Über- oder Unterschätzen der Leistungsfähigkeit der Teammitglieder
- Den Aufwand und die Zeit für die Koordination mit anderen Teams und Abteilungen bei denselben Projekten nicht berücksichtigen
- Projektanforderungen oder die Definition von „gut" falsch verstehen
- Anträge auf zusätzliche Mitarbeiter werden nicht oder zu spät genehmigt, was zu Überlastung der aktuellen Teammitglieder führt.
- Unterschätzen, wie lange es dauert, neue Teammitglieder zu rekrutieren oder einzuarbeiten (selbst bei der internen Versetzung von Mitgliedern aus einem anderen Team).
Als Ergebnis passiert es neuen Managern sehr häufig, dass sie am Ende selbst einen Großteil des Projekts übernehmen und lange Stunden arbeiten. Das hängt eng mit effektiver Delegation zusammen – wenn du nicht gut delegieren kannst, wirst du zum Flaschenhals. Ich war dort :P Vertrau mir, es ist kein schöner Ort. Die Betroffenen werden frustriert und hinterfragen das Engagement oder die Unterstützung durch ihre Mitarbeiter oder das Senior Management.
Was kannst du also (als neue Führungskraft) tun?
- Hol dir bei einem komplexen Projekt Anleitung und Feedback von deiner Führungskraft zu deinem Ressourcenplan.
- Sprich mit anderen Abteilungen, mit denen du koordinieren musst, um deren Zeitpläne und Ressourcen zu verstehen. Stimme den Gesamtplan und die kritischen Meilensteine abteilungsübergreifend ab.
- Beziehe dein Team von Anfang an ein, damit alle den gleichen Stand, das gleiche Ziel und den gleichen Ansatz kennen und gemeinsam Kompromisse entscheiden. Deine Teammitglieder werden sich stärker zum Plan verpflichtet fühlen, weil sie an seiner Gestaltung beteiligt waren.
- Wenn du einen Antrag auf zusätzliche Mitarbeiter stellen musst, ist es ratsam, die finanzielle Lage deines Unternehmens in diesem Quartal oder Jahr zu verstehen und zu wissen, wie Entscheidungen typischerweise getroffen werden. Wer sind die wichtigsten Entscheidungsträger? Welche Informationen brauchen sie, um eine Entscheidung zu treffen?
- Denke immer daran, dass Dinge länger dauern (oft sogar doppelt so lang) als erwartet – also plane Pufferzeiten ein. Ich kann das gar nicht oft genug betonen: Aus meiner Erfahrung solltest du zu jeder Schätzung mindestens 30–50 % mehr Zeit als Puffer hinzufügen.
- Üben, üben und nochmals üben.
Das war's von mir. Kapazitätsplanung braucht Zeit, um sie zu meistern – sei nicht zu hart zu dir selbst, wenn die ersten Versuche danebengehen :D
Hattest du schon „Aha-Momente" bei der Kapazitätsplanung? Oder vielleicht Horrorgeschichten? Ich würde sie gerne hören.
Viele Grüße,
Chandler
