Wie viel Zeit sollten Manager in Meetings verbringen?

Hallo zusammen,

Hast du oft das Gefühl, dass du die gesamte Zeit in Meetings verbringst und keine „echte Arbeit" erledigen kannst? Du bist nicht allein. Viele Manager kämpfen damit, was zu verringerter Produktivität, schlechter Entscheidungsfindung und mangelndem Mitarbeiterengagement führt. Aber ist es universell schlecht, den ganzen Tag in Meetings zu verbringen? Wie viel Zeit sollten Manager in Meetings verbringen? Und wie können Manager die Meeting-Zeit mit anderen Aufgaben in Einklang bringen, um ihre Leistung und Effektivität zu steigern? Lass uns das erkunden.

1. Die Leistung eines Managers

Dazu gibt es viele Meinungen und Forschungsergebnisse. Ich bin ein Fan des verstorbenen Andy Grove und dem, was er in „High output management" beschrieben hat.

„Die Leistung eines Managers = die Leistung seiner Organisation + die Leistung der benachbarten Organisation unter seinem Einfluss."

Die Leistung eines Managers wird durch die erzielten Ergebnisse gemessen, nicht durch die Anzahl der geleisteten Stunden. Um effektiv zu sein, müssen Manager sich darauf konzentrieren, Ergebnisse zu erzielen, die mit den Zielen der Organisation übereinstimmen. Zum Beispiel bin ich als Global B2B Media Operation Lead dafür verantwortlich, über alle Bereiche hinweg die Exzellenz und Effektivität der Paid-Media-Kampagnen zu steigern – sowohl in Brand als auch in Performance – um inkrementelles Geschäftswachstum für unsere Kunden zu generieren. Ich arbeite eng mit anderen Teams zusammen, wie dem Client-Service-Team, dem Strategy-Team, dem Media-Team und dem Analytics-Team, um sicherzustellen, dass wir die Geschäftsziele des Kunden erreichen. Das Erzielen von Ergebnissen erfordert eine Balance zwischen Meeting-Zeit und anderen Aufgaben, die zur Ergebniserreichung beitragen.

2. Könnten Manager ihre Ziele ohne Meetings erreichen?

Die naheliegende Antwort ist wahrscheinlich nein. Als Manager musst du dein Team briefen, was erforderlich ist, Projekte/Aufgaben zuweisen und mit anderen Teams zusammenarbeiten. All das erfordert eine Art von Interaktion, d.h. informelle oder formelle Meetings. Manche Meetings gelten generell als unerlässlich oder produktiv, wie Projekt-Kick-off-Meetings, wöchentliche Team-Check-ins und Leistungsbeurteilungen.

Es gibt viele Arten von Meetings, die ein Manager haben könnte:

• Einzelgespräche mit seinen Teammitgliedern? mit seinem Vorgesetzten?
• Team-/Abteilungsmeeting?
• Abteilungsübergreifendes Meeting?
• Unternehmensmeeting?
• Externe Kundenmeetings: Es könnte so viele Untertypen geben.
• Brainstorming-Meeting
• Informelles/lockeres 10-15-minütiges ungeplantes Treffen/Huddle?
• Interview
• Mitarbeiterentwicklungsgespräch
• usw...

3. Das Problem des Über-Meeting

Viele Manager verbringen zu viel Zeit in Meetings, was zu Frustration und Ineffizienz führen kann. Aber nicht alle Meetings sind gleich. Manche Meetings sind unerlässlich, andere nicht. Es ist wichtig, den Wertaustausch verschiedener Meeting-Typen zu verstehen und sich proaktiv auf Meetings vorzubereiten, die du einrichten/besuchen solltest. Um Über-Meeting zu vermeiden, braucht es Mut, Nein zu Meetings zu sagen, die du nicht besuchen solltest, oder Meetings abzusagen, die du eingerichtet hast, wenn du nicht das Gefühl hast, dass sie sinnvoll sein werden. Häufige Gründe für Über-Meeting sind mangelnde klare Kommunikation, unorganisierte Meeting-Strukturen oder die Tendenz, Meetings als Standard-Reaktion auf jedes Problem abzuhalten.

Eine Umfrage von Steven Rogelberg, einem Professor für Organisationswissenschaft, Psychologie und Management an der University of North Carolina at Charlotte, zeigte, dass schlechte Meetings große Unternehmen 100 Millionen Dollar pro Jahr in den USA kosten können.

Vielleicht wäre ein Leitfaden für beste Meeting-Praktiken nützlich?

4. Leitlinien für effektive Meetings

Um sicherzustellen, dass Meetings effektiv sind, sollten Manager folgende Leitlinien befolgen:

• Definiere den Zweck des Meetings und gib ihn in der Meeting-Einladung oder zu Beginn des Meetings an.
• Bestimme die erwarteten Ergebnisse und teile sie den Teilnehmern mit. Tu das zu Beginn des Meetings.
• Plane ausreichend Zeit ein, um das Ziel zu erreichen, aber hetze nicht.
• Lade nur diejenigen ein, die dabei sein müssen, und überlege, ob du für bestimmte Meeting-Typen einen professionellen Moderator benötigst.
• Bestimme das Format des Meetings und stelle den Teilnehmern alle notwendigen Materialien im Voraus zur Verfügung.
  • Könnte es ein 5-minütiges Gespräch am Wasserspender sein? Ein Spaziergang um den Block? Ein formelles wiederkehrendes Meeting in einem Besprechungsraum mit geeigneter Ausstattung?
• Lege eine Tagesordnung fest und lass die Teilnehmer wissen, was sie vor dem Meeting vorbereiten müssen.
• Achte auf menschliche Bedürfnisse wie Aufmerksamkeitsspanne und Toilettenpausen.
• Verwende einen „Parkplatz", um nicht verwandte oder zu viele Themen zu erfassen, die aufgeworfen werden.
• Übe, übe, übe und frage Teilnehmer nach Feedback, um die Meetings in Zukunft zu verbessern.

5. Fazit

Den ganzen Tag in Meetings zu verbringen ist nicht universell schlecht, kann aber zu Frustration und Ineffizienz führen, wenn es nicht ordentlich gemanagt wird. Effektive Manager müssen die Meeting-Zeit mit anderen Aufgaben in Einklang bringen, um Ergebnisse zu erzielen, die mit den Zielen der Organisation übereinstimmen. Dazu sollten sie die Leitlinien für effektive Meetings befolgen und ihre Zeit proaktiv managen. Indem sie Nein zu irrelevanten Meetings sagen, können Manager Zeit für Aufgaben freisetzen, die zur Erreichung von Ergebnissen beitragen. Mit diesen Strategien können Manager ihre Effektivität steigern und ihre Ziele erreichen.

Ich muss zugeben, ich war selbst schon schuldig, zu viele Meetings abzuhalten :P Es braucht Mut, Nein zu sagen, aber es macht einen echten Unterschied.

Wie viel deines Tages verbringst du in Meetings? Hast du Strategien gefunden, die dir helfen, die zu reduzieren, die keinen Mehrwert bringen? Ich würde gerne hören, was für dich funktioniert.

Viele Grüße,

Chandler

P.S: Wenn du an meinen Schriften über Leadership und Teammanagement interessiert bist, schau dir den Leadership-Bereich in meinem Blog an.