¿Alguna vez has tenido una reunión horrible en la que tú eres el protagonista (el presentador principal o quien convoca la reunión)? Puede haber muchas razones y hoy vamos a hablar de la importancia de gestionar las expectativas. Si no las gestionas con cuidado antes o al inicio de la reunión, puedes perder a la audiencia desde el primer momento y el resto puede ser muy incómodo para todos. La audiencia empezará a preguntarse por qué están ahí y desconectará. Algunos puede que se marchen a mitad o se pongan a trabajar con el portátil o el móvil. Todo el esfuerzo que pusiste en preparar las diapositivas, etc., se va al traste. Y eso no es lo peor. Habrá muchas quejas después de la reunión, formales o informales. La próxima vez que convoque una reunión, la gente buscará la manera de escaquearse. Por supuesto, también hay una pérdida económica directa: cuanto más grande es la reunión, más tiempo colectivo se pierde, y ese tiempo puede valer mucho dinero para tu empresa, tus clientes o tus socios. Puedes preguntarle a tu equipo de finanzas la tarifa diaria de los asistentes y verás que una reunión de 1 hora con 6-8 personas puede costar fácilmente más de mil dólares.

1. Antes de la reunión: entiende qué espera tu audiencia

Entiende quién asiste a la reunión y qué quieren sacar de ella. Esto es mucho más fácil de decir que de hacer. Por ejemplo, hace poco tuve una reunión con un cliente senior y tardé 3 horas en descubrir qué le interesaría. No tengas miedo de preguntar, ya sea a algunas personas que van a asistir o a quien organiza la reunión. Si no tienes claro el tema, manda un email previo con lo que planeas tratar y pide a la audiencia que responda si no es lo que buscan. No dudes en poner una fecha límite para las respuestas. Cuanto más grande sea la reunión y menos conozcas a los asistentes, más cuidado debes tener para asegurarte de que todos saben qué esperar. Si es tu cliente/socio/jefe quien organiza la reunión, pide la lista de asistentes, sus cargos y responsabilidades clave para entender qué quieren obtener de ella. He visto muchos casos en que el equipo dedicó muchísimo tiempo a preparar contenido y embellecer las diapositivas, solo para descubrir que no era lo que la audiencia esperaba. Prepárate de verdad para la reunión Sí, suena muy básico, pero en reuniones internas es muy fácil no preparar nada y entrar directo a la sala. Si quieres ir un paso más allá, puedes incluso visualizar:

• ¿Cómo quieres que todos estén sentados durante la reunión? Te sorprenderá cómo la disposición física de las personas en una reunión marca el tono de la misma.
• Cómo quieres comenzar la reunión, qué quieres decir, ¿tendrás las diapositivas ya en pantalla?

2. ¿Cómo arrancar bien una reunión?

Compartir el contexto Muchas veces vamos directo al orden del día sin explicar ni asegurarnos de que todos (los presentes) entienden por qué están ahí, qué vamos a discutir y cuáles son los resultados esperados. Incluso sería bueno preguntar una vez más si el orden del día y los resultados esperados son lo que la gente espera. A veces es útil explicar el contexto de reuniones anteriores si esta es una continuación. ¿Y qué pasa cuando ves que un compañero arranca la reunión sin dejar claro el contexto a todos? Pues detén el flujo de forma amable y pregunta si sería útil para los nuevos asistentes o para todo el grupo hablar primero del contexto. Normalmente hay al menos 2-3 personas que dicen que sí, que les ayudaría, y entonces procedes a dar el contexto. Obviamente, si todos dicen que no, que ya conocen el contexto completo, podemos avanzar. El guardián del tiempo Si no eres tú quien controla el tiempo, designa a alguien que te ayude. ¿Qué pasa cuando llevas la reunión y te das cuenta de que hay personas que no van a beneficiarse de ella? Al inicio, yo diría de forma diplomática que lo que vamos a tratar puede no ser relevante para ciertos compañeros y que pueden elegir quedarse o recuperar esa hora de su tiempo. Si eres sincero en tu explicación, la gente aceptará tu oferta y o bien se quedará sabiendo que probablemente no le aportará mucho, o se marchará. Si es una reunión interna de mi propio equipo, incluso puedo "pedir" de forma amable que esos compañeros vuelvan a su trabajo. Hay gente que tiene miedo de perderse algo, pero tu trabajo como líder es asegurarte de que tu equipo funcione de manera óptima. Eso es todo lo que tengo por ahora, ¿qué te parece? Comparte lo que pienses más abajo. Un abrazo, Chandler