La planificación de capacidad en este contexto significa entender la cantidad máxima de trabajo que tu equipo puede manejar dentro de un período determinado y proponer un ajuste en el número de personas en consecuencia. Los fundamentos suenan simples:
- Entender cuánto trabajo tendrá tu equipo en las próximas semanas y meses
- Cuántos miembros del equipo (en diferentes niveles de antigüedad) se necesitan para completar los proyectos a tiempo
- ¿De qué son capaces los miembros actuales de tu equipo? Sería de ayuda que planificaras de manera que permita a los miembros de tu equipo y a ti mismo tener horarios de trabajo regulares.
- Identificar si hay discrepancias entre las dos estimaciones.
En la práctica, puede ser mucho más complicado, especialmente para los managers nuevos. Los errores comunes son:
- Subestimar cuánto puede llevar cada subproyecto o tarea
- Sobreestimar o subestimar las capacidades de los miembros de tu equipo
- No tomar en consideración el esfuerzo y tiempo que lleva coordinar con otros equipos y departamentos en los mismos proyectos
- Malentender los requisitos del proyecto o cómo se ve un gran resultado
- Las solicitudes de personal adicional no se aprueban o se aprueban tarde. Esto lleva a la sobrecarga de los miembros actuales del equipo.
- Subestimar cuánto tiempo lleva reclutar nuevos miembros del equipo u incorporarlos (incluso trasladar a miembros de otro equipo).
Como resultado, para los managers nuevos, ocurre muy a menudo que terminan asumiendo gran parte del proyecto ellos mismos y trabajando muchas horas. Esto está estrechamente ligado a la delegación efectiva -- si no puedes delegar bien, te conviertes en el cuello de botella. He estado ahí :P Créeme, no es un buen lugar para estar. Incluso pueden frustrarse y cuestionar el compromiso o el apoyo de sus subordinados o la alta dirección.
¿Qué puedes hacer tú (el nuevo manager)?
- Con un proyecto complejo, pide orientación y comentarios a tu manager respecto a tu plan de recursos.
- Consulta con otros departamentos con los que necesitas coordinar para entender sus cronogramas y recursos. Alinea el programa general y los hitos críticos entre departamentos.
- Involucra a los miembros de tu equipo desde el principio para que todos compartan el mismo estado, objetivo y enfoque, y decidan juntos las concesiones. Los miembros de tu equipo se sentirán más comprometidos con el plan al haber participado en darle forma al proyecto.
- Si necesitas presentar una solicitud de personal adicional, es recomendable entender cómo le está yendo financieramente a tu empresa durante ese trimestre o año y cómo se toma una decisión habitualmente. ¿Quiénes son los tomadores de decisiones clave? ¿Qué información necesitan para tomar la decisión?
- Recuerda siempre que las cosas llevarán más tiempo (incluso el doble de tiempo) del previsto, así que incorpora tiempo de reserva. No puedo enfatizar esto suficientemente -- desde mi experiencia, sea cual sea tu estimación, añade al menos un 30-50% más de tiempo como margen.
- Practica, practica y practica.
Eso es todo de mi parte. Lleva tiempo hacer bien la planificación de capacidad -- no te martirices si te equivocas las primeras veces :D
¿Has tenido algún momento "¡ajá!" con la planificación de capacidad? ¿O alguna historia de terror? Me encantaría escucharlo.
Un abrazo,
Chandler