Consejos de planificación de capacidad para líderes de equipo
Los managers nuevos a menudo subestiman la duración de las tareas y el tiempo de coordinación, lo que los lleva a trabajar muchas horas ellos mismos -- aquí te explico cómo planificar la capacidad de manera realista.
La planificación de capacidad en este contexto significa entender la cantidad máxima de trabajo que tu equipo puede manejar dentro de un período determinado y proponer un ajuste en el número de personas en consecuencia. Los fundamentos suenan simples:
- Entender cuánto trabajo tendrá tu equipo en las próximas semanas y meses
- Cuántos miembros del equipo (en diferentes niveles de antigüedad) se necesitan para completar los proyectos a tiempo
- ¿De qué son capaces los miembros actuales de tu equipo? Sería de ayuda que planificaras de manera que permita a los miembros de tu equipo y a ti mismo tener horarios de trabajo regulares.
- Identificar si hay discrepancias entre las dos estimaciones.
En la práctica, puede ser mucho más complicado, especialmente para los managers nuevos. Los errores comunes son:
- Subestimar cuánto puede llevar cada subproyecto o tarea
- Sobreestimar o subestimar las capacidades de los miembros de tu equipo
- No tomar en consideración el esfuerzo y tiempo que lleva coordinar con otros equipos y departamentos en los mismos proyectos
- Malentender los requisitos del proyecto o cómo se ve un gran resultado
- Las solicitudes de personal adicional no se aprueban o se aprueban tarde. Esto lleva a la sobrecarga de los miembros actuales del equipo.
- Subestimar cuánto tiempo lleva reclutar nuevos miembros del equipo u incorporarlos (incluso trasladar a miembros de otro equipo).
Como resultado, para los managers nuevos, ocurre muy a menudo que terminan asumiendo gran parte del proyecto ellos mismos y trabajando muchas horas. Esto está estrechamente ligado a la delegación efectiva -- si no puedes delegar bien, te conviertes en el cuello de botella. He estado ahí :P Créeme, no es un buen lugar para estar. Incluso pueden frustrarse y cuestionar el compromiso o el apoyo de sus subordinados o la alta dirección.
¿Qué puedes hacer tú (el nuevo manager)?
- Con un proyecto complejo, pide orientación y comentarios a tu manager respecto a tu plan de recursos.
- Consulta con otros departamentos con los que necesitas coordinar para entender sus cronogramas y recursos. Alinea el programa general y los hitos críticos entre departamentos.
- Involucra a los miembros de tu equipo desde el principio para que todos compartan el mismo estado, objetivo y enfoque, y decidan juntos las concesiones. Los miembros de tu equipo se sentirán más comprometidos con el plan al haber participado en darle forma al proyecto.
- Si necesitas presentar una solicitud de personal adicional, es recomendable entender cómo le está yendo financieramente a tu empresa durante ese trimestre o año y cómo se toma una decisión habitualmente. ¿Quiénes son los tomadores de decisiones clave? ¿Qué información necesitan para tomar la decisión?
- Recuerda siempre que las cosas llevarán más tiempo (incluso el doble de tiempo) del previsto, así que incorpora tiempo de reserva. No puedo enfatizar esto suficientemente -- desde mi experiencia, sea cual sea tu estimación, añade al menos un 30-50% más de tiempo como margen.
- Practica, practica y practica.
Eso es todo de mi parte. Lleva tiempo hacer bien la planificación de capacidad -- no te martirices si te equivocas las primeras veces :D
¿Has tenido algún momento "¡ajá!" con la planificación de capacidad? ¿O alguna historia de terror? Me encantaría escucharlo.
Un abrazo,
Chandler
