¿Cuánto tiempo deberían pasar los managers en reuniones?

Hola a todos,

¿A menudo sientes que pasas todo tu tiempo en reuniones y no logras hacer ningún "trabajo real"? No estás solo. Muchos managers luchan con esto, lo que lleva a una productividad reducida, una toma de decisiones deficiente y la desconexión de los empleados. Pero, ¿es pasar todo el día en reuniones universalmente malo? ¿Cuánto tiempo deberían pasar los managers en reuniones? ¿Y cómo pueden los managers equilibrar el tiempo en reuniones con otras tareas para aumentar su rendimiento y efectividad? Vamos a explorar.

1. El resultado de un manager

Hay muchas opiniones e investigaciones sobre esto. Soy fan del ya fallecido Andy Grove y de lo que describió en "High output management".

"El resultado de un manager = el resultado de su organización + el resultado de la organización vecina bajo su influencia."

El resultado de un manager se mide por los resultados que produce, no por el número de horas que trabaja. Para ser efectivos, los managers necesitan enfocarse en lograr resultados que se alineen con los objetivos de la organización. Por ejemplo, como líder global de operaciones de medios B2B, soy responsable de trabajar con todos los departamentos para elevar la excelencia en la entrega de campañas de medios pagos y la efectividad — tanto en Brand como en Performance — para generar un crecimiento de negocio incremental para nuestros clientes. Trabajo estrechamente con otros equipos, como el equipo de servicio al cliente, el equipo de estrategia, el equipo de medios y el equipo de análisis, para asegurar que cumplamos con los objetivos de negocio del cliente. Lograr resultados requiere un equilibrio entre el tiempo en reuniones y otras tareas que contribuyen a alcanzar resultados.

2. ¿Podrían los managers alcanzar sus objetivos sin reuniones?

La respuesta de sentido común es probablemente no. Como manager, necesitas instruir a tu equipo sobre lo que se requiere, asignarles proyectos/tareas y trabajar con otros equipos. Todo esto requiere algún tipo de interacción, es decir, reuniones formales o informales. Algunas reuniones generalmente se consideran esenciales o productivas, como las reuniones de inicio de proyectos, las revisiones semanales del equipo y las evaluaciones de desempeño.

Hay muchos tipos de reuniones que un manager podría tener:

• ¿Individuales con los miembros de su equipo? ¿con su manager?
• ¿Reunión de equipo/departamento?
• ¿Reunión entre departamentos?
• ¿Reunión de empresa?
• Reuniones con clientes externos: podría haber muchos subtipos aquí.
• Reunión de brainstorming
• ¿Charla informal/casual de 10-15 minutos no planificada?
• Entrevista
• Reunión de revisión de desarrollo personal
• etc...

3. El problema del exceso de reuniones

Muchos managers pasan demasiado tiempo en reuniones, lo que puede llevar a la frustración e ineficiencia. Pero no todas las reuniones son iguales. Algunas son esenciales, mientras que otras no. Es importante entender el intercambio de valor de los diferentes tipos de reuniones y prepararse de forma proactiva para las reuniones que debes organizar/asistir. Para evitar el exceso de reuniones, se necesita coraje para decir no a las reuniones a las que no deberías asistir o para cancelar reuniones que has organizado si no crees que sean significativas. Las razones comunes del exceso de reuniones incluyen la falta de comunicación clara, estructuras de reuniones desorganizadas, o la tendencia a celebrar reuniones como respuesta predeterminada a cualquier problema.

Una encuesta realizada por Steven Rogelberg, profesor de ciencias organizacionales, psicología y gestión en la Universidad de North Carolina en Charlotte, mostró que las malas reuniones pueden costar a las grandes corporaciones $100 millones al año en EE.UU..

¿Quizás una guía de mejores prácticas para reuniones sería útil?

4. Pautas para reuniones efectivas

Para asegurar que las reuniones sean efectivas, los managers deben seguir estas pautas:

• Define el propósito de la reunión y exprésalo en la invitación o al comienzo de la reunión.
• Determina los resultados esperados y compártelos con los asistentes. Haz esto al comienzo de la reunión.
• Asigna suficiente tiempo para cumplir con el objetivo pero sin apresurarte.
• Invita solo a quienes necesitan estar allí y considera si necesitas un facilitador profesional para ciertos tipos de reuniones.
• Determina el formato de la reunión y proporciona a los asistentes cualquier material necesario con anticipación.
  • ¿Podría ser una charla de 5 minutos junto a la máquina del agua? ¿Un paseo a la vuelta de la manzana? ¿Una reunión recurrente formal en una sala de reuniones con el equipo adecuado?
• Establece una agenda y avisa a los asistentes lo que necesitan preparar antes de la reunión.
• Ten en cuenta las necesidades humanas, como el lapso de atención y los descansos para ir al baño.
• Usa un "parking lot" para capturar problemas no relacionados o demasiados problemas que se presenten.
• Practica, practica, practica, y pide a los asistentes retroalimentación para mejorar las reuniones en el futuro.

5. Conclusión

Pasar todo el día en reuniones puede no ser universalmente malo, pero puede llevar a la frustración e ineficiencia si no se gestiona adecuadamente. Los managers efectivos necesitan equilibrar el tiempo en reuniones con otras tareas para lograr resultados que se alineen con los objetivos de la organización. Para ello, deben seguir las pautas para reuniones efectivas y ser proactivos en la gestión de su tiempo. Al decir no a las reuniones que no son relevantes, los managers pueden liberar tiempo para las tareas que contribuyen a lograr resultados. Usando estas estrategias, los managers pueden aumentar su efectividad y alcanzar sus objetivos.

Tengo que admitir que yo mismo he sido culpable de tener demasiadas reuniones :P Se necesita coraje para decir no, pero marca una diferencia real.

¿Cuánto tiempo de tu día pasas en reuniones? ¿Has encontrado alguna estrategia que te ayude a reducir las que no aportan valor? Me encantaría saber qué te funciona.

Un abrazo,

Chandler

P.D: Si te interesa mi escritura sobre liderazgo y gestión de equipos, échale un vistazo a esta sección de Liderazgo de mi blog.