क्या आपकी कभी कोई ऐसी बुरी meeting रही है जिसमें आप leading role में थे (main presenter या meeting set up करने वाले)? इसके कई कारण हो सकते हैं और आज हम expectation manage करने के महत्व पर बात करेंगे। अगर आप meeting से पहले या उसकी शुरुआत में expectation carefully manage नहीं करते, तो आप meeting की शुरुआत में ही अपना audience खो सकते हैं और बाकी meeting सभी के लिए काफी अप्रिय हो सकती है। Audience सोचने लगता है कि वे वहाँ क्यों हैं और ध्यान भटका देते हैं। कुछ लोग बीच में ही चले जा सकते हैं या laptop/mobile phone पर काम करने लगते हैं। Slides बनाने में आपकी सारी मेहनत बेकार हो जाती है। और यह सबसे बुरा नहीं है। Meeting के बाद बहुत सारी शिकायतें होंगी — formal या informal। अगली बार जब आप meeting बुलाना चाहेंगे, लोग बहाने ढूँढेंगे। ज़ाहिर है सीधा आर्थिक नुकसान भी होता है क्योंकि meeting जितनी बड़ी होती है, उतना ज़्यादा collective time बर्बाद होता है — और वह समय आपकी company, clients या partners के लिए बहुत मूल्यवान हो सकता है। अपनी finance team से पूछें कि उन team members की daily rate क्या है जो meeting में हैं — और आप देखेंगे कि 6-8 लोगों की 1 घंटे की meeting का खर्च आसानी से एक हज़ार डॉलर से ज़्यादा हो सकता है।

1. Meeting से पहले: अपने audience की expectations समझें

यह समझें कि meeting में कौन आ रहा है और वे उससे क्या पाना चाहते हैं। यह कहना आसान है, करना मुश्किल। उदाहरण के लिए, हाल ही में एक senior client के साथ meeting थी और मुझे यह समझने में 3 घंटे लगे कि उनकी दिलचस्पी किसमें होगी। पूछने से मत डरें — चाहे meeting में आने वाले कुछ लोगों से पूछें या जो meeting arrange कर रहे हैं। अगर आपको स्पष्ट नहीं है, तो पहले एक quick email भेजें कि आप क्या cover करने वाले हैं और audience को reply करने के लिए कहें अगर यह वे नहीं चाहते। जब आपको response चाहिए तो deadline रखने से मत डरें। Meeting जितनी बड़ी हो, आप उसमें आने वालों से जितने अपरिचित हों, उतनी ज़्यादा सावधानी रखें कि सभी को पता हो कि क्या expect करना है। अगर आपके client/partner/boss ने meeting set up की है तो attendance list, उनकी titles, key responsibilities माँगें ताकि समझ सकें कि वे उससे क्या चाहते हैं। मैंने ऐसे बहुत सारे उदाहरण देखे हैं जहाँ team ने कुछ content तैयार करने में बहुत समय लगाया, slides सजाईं, और बाद में पता चला कि audience को वह चाहिए ही नहीं था। Meeting के लिए वास्तव में तैयारी करें। हाँ, यह बहुत बुनियादी लग सकता है, लेकिन internal meetings के लिए बिना किसी तैयारी के सीधे meeting में पहुँचना बहुत आसान हो जाता है। अगर आप extra mile जाना चाहते हैं, तो visualize करने की कोशिश करें:

• Meeting के दौरान सभी कैसे बैठेंगे? यह आपको हैरान कर देगा कि meeting में लोगों की physical seating उस meeting का tone कैसे set करती है।
• Meeting की शुरुआत कैसे करेंगे, क्या कहेंगे, slides up होंगी या नहीं?

2. Meeting को सही तरीके से कैसे शुरू करें?

Context share करें। कई बार हम सीधे meeting के agenda पर चले जाते हैं, बिना यह बताए या सुनिश्चित किए कि (जो present हैं) सभी समझते हैं कि वे वहाँ क्यों हैं, हम क्या discuss करेंगे और expected outcomes क्या हैं। एक बार और पूछना भी अच्छा होगा कि agenda और expected outcomes वही हैं जो लोग expect कर रहे थे? अगर यह meeting किसी पिछली meeting का sequel है तो पिछली meeting का context बताना helpful हो सकता है। फिर क्या होता है जब आप देखते हैं कि आपका team member सभी को context बताए बिना meeting शुरू कर देता है? Flow को nicely रोकें और पूछें कि क्या नए members या पूरे group के लिए पहले context की बात करना helpful होगा? आमतौर पर कम से कम 2-3 लोग हाँ कहेंगे, तो फिर context बताने के साथ आगे बढ़ें। ज़ाहिर है अगर सभी कहें कि नहीं, उन्हें पूरे context की जानकारी है, तो आगे बढ़ सकते हैं। Time keeper। अगर आप खुद time-keeper नहीं हैं तो किसी को यह ज़िम्मेदारी दें। क्या होता है जब आप meeting lead कर रहे हों और देखें कि कुछ ऐसे लोग हैं जिन्हें इससे कोई फायदा नहीं होगा? शुरुआत में मैं diplomatically कहता हूँ कि हम जो discuss करने वाले हैं वह कुछ team members के लिए relevant नहीं हो सकता — वे चाहें तो रह सकते हैं या अपना 1 घंटा वापस पा सकते हैं। अगर आप earnest और candid होकर समझाते हैं, तो लोग आपकी बात मानेंगे और या तो रहेंगे (जानते हुए कि शायद उन्हें ज़्यादा नहीं मिलेगा) या meeting छोड़ देंगे। अगर यह मेरी अपनी team की internal meeting है तो मैं उन team members को nicely "कह" भी सकता हूँ कि वे दूसरे काम पर वापस जाएँ। कुछ लोगों को FOMO (fear of missing out) होती है, लेकिन एक leader के रूप में आपकी ज़िम्मेदारी है कि आपकी team optimal तरीके से काम करे। बस इतना ही मेरे पास अभी के लिए। आप क्या सोचते हैं? नीचे share करें।

शुभकामनाओं सहित, Chandler