कम meetings, ज़्यादा सोचने का वक़्त

इस विषय पर मेरी आखिरी पोस्ट को लगभग 3 साल हो गए हैं। इस पर मेरा नज़रिया काफी बदल गया है, और यहाँ मुख्य अंतर हैं:

1. बुरी meetings हर जगह बहुत आम हैं और वे समय और प्रयास का बड़ा नुकसान करती हैं
2. दुनिया जितनी तेज़ी से आगे बढ़ रही है, उतना ही executives के लिए "सोचने का समय" ज़रूरी हो जाता है
3. Meetings में कितना समय बिताना चाहिए, इस पर बहुत अलग-अलग राय हैं — लेकिन कहीं न कहीं से शुरू करना ज़रूरी है
4. Meeting best practices मौजूद हैं, लेकिन उन्हें अमल में लाने के लिए अनुशासन चाहिए

खराब तरीके से चलाई गई meetings हर साल $37 अरब से ज़्यादा का नुकसान करती हैं

इस शोध के अनुसार, executives प्रति सप्ताह meetings पर अपना लगभग 40-50% समय (23 घंटे) लगाते हैं। उसमें से लगभग 8 घंटे प्रति सप्ताह (1 दिन) अनावश्यक और खराब तरीके से चलाई गई होती हैं। सिर्फ US में, सालाना आधार पर, इससे लगभग $37 अरब की अनुमानित लागत आती है। 90% लोग कभी-कभी meetings में दिवास्वप्न देखते हैं और आधे से अधिक लोगों को meetings अनुत्पादक लगती हैं।

सोचने का समय पहले से कहीं अधिक ज़रूरी है

तेज़ी से बदलती इस अराजक दुनिया में, managers के लिए सोचने के लिए समय निकालना और भी महत्वपूर्ण हो गया है। यह उन्हें signal को noise से अलग करने, मध्यम से दीर्घकालिक रणनीतिक लक्ष्यों को हासिल करने के लिए सर्वोत्तम कार्यक्रमों की पहचान करने, उनकी समीक्षा करने और उन्हें अपनाने में मदद करता है। 80/20 नियम के बारे में — जहाँ कुछ ideas/projects का व्यापार पर असंगत प्रभाव हो सकता है — यह हम में से कई लोगों के लिए नई खबर नहीं है।

ऑस्ट्रिया के चांसलर Sebastian Kurz के साथ हाल ही में एक बातचीत में, Yuval Harari ने कहा कि वे यूरोपीय नेताओं को एक ही सलाह देंगे — "सोचने के लिए अधिक खाली समय रखें" — आगे की बड़ी चुनौतियों को देखते हुए।

लेकिन मेरा calendar हमेशा भरा रहता है और लोग लगातार नए invites भेजते रहते हैं? ठीक है, Dorie Clark के कुछ सुझाव हैं जो मदद कर सकते हैं — "how to get out of meeting you know will waste your time" या Elizabeth Grace Saunders का "do you really need to hold that meeting"। मूल बात यह है कि company-wide संस्कृति बनाई जाए जिसमें meeting क्यों होनी चाहिए, हम क्या decision लेने की कोशिश कर रहे हैं, और meeting में हर व्यक्ति का क्या विशेष योगदान होगा — यह स्पष्ट रूप से बताया जाए। कुछ meetings रिश्ते बनाने के लिए अधिक होती हैं और उन्हें अलग तरह से treat करना ज़रूरी है।

कितना सोचने का समय आदर्श है?

यह निर्भर करता है कि आप किससे पूछते हैं। अगर आप Warren Buffett से पूछें, तो उनके लगभग कोई meetings नहीं होते। "आप जानते हैं, मेरा हर मिनट भरा हुआ था और मुझे लगता था कि काम करने का यही एकमात्र तरीका है," Gates कहते हैं। लेकिन Buffett ने उन्हें खुद को सोचने का समय देने का महत्व सिखाया। Berkshire Hathaway में करीब चार लाख कर्मचारी हैं, फिर भी Buffett के पास प्रति माह 4 से कम planned meetings होती हैं। हालाँकि Buffett बहुत जल्दी decisions लेते हैं — दसियों अरब डॉलर के deals अक्सर 1-2 meetings के बाद, कुछ दिनों के भीतर ही तय हो जाते हैं।

अगर Buffett की सलाह आपके लिए थोड़ी ज़्यादा लगती है और meetings को अचानक इतना कम करने से आपको anxiety होती है, तो Neil Pasricha एक अधिक व्यावहारिक जवाब देते हैं — प्रति सप्ताह एक दिन।

मेरे लिए व्यक्तिगत रूप से, मेरा "Chandler Monday" है। इसका सीधा सा मतलब है कि मैं हर सोमवार दोपहर को कम से कम आधा दिन बैठकर सोचने के लिए allocate करता हूँ। मैं इसे हर हफ्ते अपने calendar में block करता हूँ। कुछ हफ्तों में business travel के कारण इसे move करना पड़ता है, लेकिन अन्यथा यह वहीं रहता है।

सोमवार दोपहर मेरे लिए सबसे अच्छा काम करती है क्योंकि यह मुझे अन्य regions (US, EMEA) के सभी context को एकत्र करने और आने वाले हफ्तों, महीनों के लिए अपनी प्राथमिकताओं की समीक्षा करने में मदद करती है।

Meeting best practices मौजूद हैं, लेकिन उन्हें अमल में लाने के लिए अनुशासन चाहिए

हाँ, मैं समझता हूँ और मैं भी अपनी पूरी कोशिश कर रहा हूँ। यह सुनिश्चित करने के लिए निरंतर प्रयास की ज़रूरत है कि meetings ठीक से set up हों, खासकर senior stakeholders के साथ। लेकिन ज़िंदगी की अधिकांश चीज़ों की तरह, बदलाव या अनुकूलन कहीं न कहीं से शुरू होना चाहिए — और खुद से बेहतर कोई जगह नहीं।

एक बात ध्यान रखने वाली है — meeting का आकार। Stanford के एक शोध से पता चलता है कि शायद 8 किसी meeting में अधिकतम लोगों की संख्या होनी चाहिए। जबकि अगर आप कोई समस्या हल करना चाहते हैं या decision लेना चाहते हैं तो 8 अधिकतम हो सकता है, वहीं एक 8-18-1800 guideline भी है जिसे आप देख सकते हैं। "अगर आप brainstorm करना चाहते हैं, तो 18 लोगों तक जा सकते हैं।"

शुभकामनाओं सहित, Chandler