Managers को meetings में कितना समय बिताना चाहिए?

नमस्ते सभी को,

क्या आपको अक्सर ऐसा लगता है कि आप सारा दिन meetings में बिता रहे हैं और कोई "असली काम" नहीं हो रहा? आप अकेले नहीं हैं। कई managers इससे जूझते हैं, जिससे productivity कम होती है, poor decision-making होती है और employees disengaged हो जाते हैं। लेकिन क्या सारा दिन meetings में बिताना universally बुरा है? Managers को meetings में कितना समय बिताना चाहिए? और managers meeting time को अन्य tasks के साथ balance करके अपना output और effectiveness कैसे बढ़ा सकते हैं? आइए explore करें।

1. Manager का Output

इस बारे में बहुत सारी opinions और research है। मैं late Andy Grove और "High output management" में उनके description का fan हूँ।

"A manager's output = the output of his organization + the output of the neighboring organization under his influence." (एक manager का output = उसके organization का output + उसके प्रभाव में neighboring organization का output।)

एक manager का output उनके द्वारा produce किए गए results से measure होता है, न कि वे कितने घंटे काम करते हैं से। Effective होने के लिए, managers को ऐसा output achieve करने पर focus करना होगा जो organization के goals के साथ align हो। उदाहरण के लिए, Global B2B Media Operation lead के रूप में, मैं paid-media campaign delivery excellence और effectiveness को elevate करने के लिए practices में काम करने का responsible हूँ — दोनों Brand और Performance में — हमारे clients के लिए incremental business growth generate करने के लिए। मैं अन्य teams के साथ closely काम करता हूँ, जैसे client service team, strategy team, media team और analytics team, यह ensure करने के लिए कि हम client के business objectives meet करें। Output achieve करने के लिए meeting time और अन्य tasks के बीच balance की जरूरत है।

2. क्या Managers बिना Meetings के अपने Targets Achieve कर सकते हैं?

Common sense का जवाब शायद नहीं है। एक manager के रूप में, आपको अपनी team को brief करना होता है, projects/tasks allocate करने होते हैं और अन्य teams के साथ काम करना होता है। इन सभी के लिए किसी न किसी form of interaction की जरूरत होती है, यानी informal या formal meetings।

एक manager के पास कई प्रकार की meetings हो सकती हैं:

• अपने team members के साथ one-to-one? अपने manager के साथ?
• Team/department meeting?
• Inter-department meeting?
• Company meeting?
• External client meetings: यहाँ कई subtypes हो सकते हैं।
• Brainstorming meeting
• Informal/casual 10-15 minute unplanned catch-up/huddle?
• Interview
• Personal development review meeting
• आदि...

3. Over-Meeting की समस्या

कई managers बहुत ज़्यादा समय meetings में बिताते हैं, जिससे frustration और inefficiency हो सकती है। लेकिन सभी meetings equal नहीं होतीं। कुछ essential होती हैं, कुछ नहीं। Different meeting types के value exchange को समझना और उन meetings के लिए proactively prepare करना ज़रूरी है जो आपको set up/attend करनी चाहिए। Over-meeting से बचने के लिए उन meetings को न कहने का साहस चाहिए जो आपको attend नहीं करनी चाहिए या अपनी set up की हुई meetings को cancel करना जो meaningful नहीं होंगी। Over-meeting के common reasons में clear communication की कमी, disorganized meeting structures, या किसी भी issue के लिए default response के रूप में meetings hold करने की tendency शामिल हैं।

Steven Rogelberg, University of North Carolina at Charlotte में organizational science, psychology और management के professor द्वारा किए गए एक survey में पाया गया कि bad meetings अमेरिका में big corporations को प्रति वर्ष $100M cost कर सकती हैं।

शायद एक meeting best practice/guide उपयोगी होगी?

4. Effective Meetings के लिए Guidelines

यह ensure करने के लिए कि meetings effective हों, managers को इन guidelines को follow करना चाहिए:

• Meeting का purpose define करें और इसे meeting invite में या meeting की शुरुआत में बताएं।
• Expected outcomes determine करें और उन्हें attendees के साथ share करें। यह meeting की शुरुआत में करें।
• Objective meet करने के लिए पर्याप्त समय allocate करें लेकिन rush न करें।
• केवल उन्हें ही invite करें जिन्हें होना चाहिए और consider करें कि क्या कुछ प्रकार की meetings के लिए professional facilitator चाहिए।
• Meeting का format determine करें और attendees को advance में कोई भी necessary materials provide करें।
  • क्या यह water cooler के पास 5 minutes की chat हो सकती है? Block के आसपास walk? Proper equipment के साथ meeting room में एक formal recurring meeting?
• Agenda establish करें और attendees को बताएं कि उन्हें meeting से पहले क्या prepare करना है।
• Human needs का ध्यान रखें, जैसे attention span और restroom breaks।
• Unrelated या बहुत ज़्यादा issues को capture करने के लिए "parking lot" का उपयोग करें।
• Practice, practice, practice, और भविष्य में meetings improve करने के लिए attendees से feedback लें।

5. निष्कर्ष

सारा दिन meetings में बिताना universally बुरा नहीं हो सकता, लेकिन अगर properly manage न किया जाए तो यह frustration और inefficiency का कारण बन सकता है। Effective managers को output achieve करने के लिए meeting time को अन्य tasks के साथ balance करना होगा। ऐसा करने के लिए, उन्हें effective meetings के लिए guidelines follow करनी चाहिए और अपना समय manage करने में proactive रहना चाहिए। ऐसी meetings को न कहकर जो relevant नहीं हैं, managers उन tasks के लिए समय free कर सकते हैं जो results achieve करने में contribute करते हैं।

मुझे स्वीकार करना होगा, मैं खुद भी over-meeting का guilty रहा हूँ :P न कहने का साहस चाहिए, लेकिन इससे real फर्क पड़ता है।

आप अपना कितना दिन meetings में बिताते हैं? क्या आपने कोई ऐसी strategies find की हैं जो उन meetings को cut down करने में मदद करती हैं जो value नहीं add करतीं? मुझे सुनना अच्छा लगेगा कि आपके लिए क्या काम करता है।

शुभकामनाओं सहित, Chandler

P.S: अगर आप leadership और team management के बारे में मेरी writings में interested हैं, तो मेरे blog पर यह Leadership section देखें।