제발 100슬라이드 월간 보고서를 만들지 마세요

고백이 있습니다. 경력 초기에, 100슬라이드 보고서를 쓰는 사람이 바로 저였습니다. 어느 주말 내내 모든 플랫폼에서 데이터를 가져오고, 정교한 피벗 테이블을 만들고, 마치 인생이 달린 것처럼 Powerpoint 전환 효과를 애니메이션화했던 것을 기억합니다. 결과물이 너무 자랑스러웠습니다. 월요일 아침에 클라이언트에게 보냈습니다. 칭찬을 기다렸습니다.

아무것도 없었습니다. 답장도 없었습니다. "받았습니다, 감사합니다"라는 말조차 없었습니다.

일주일 후, 상태 통화 중에 클라이언트가 무심하게 물었습니다. "그래서 캠페인은 어떻게 되고 있나요?" 그때 깨달았습니다 -- 그들은 보고서를 읽지 않았습니다. 그 모든 시간, 그 모든 노력이 사라졌습니다. 그 경험이 보고에 대한 저의 사고방식을 영원히 바꿔놓았습니다.

이 포스트에서는 주로 디지털 마케팅 캠페인 보고서를 예시로 사용하지만, 원칙은 모든 유형의 보고에 적용됩니다.

왜 보고서를 쓰는 것일까요?

바보 같은 질문처럼 들리지만, 충분히 깊이 파고들면 프로젝트에 관여하는 사람들마다 매우 다른 보고 요구 사항이 있다는 것을 깨닫게 됩니다. 최고 경영진은 큰 그림에 관심이 있습니다 -- 전체 목표, KPI 대비 달성도, 마케팅 데이터가 매출 및 브랜드 인지도와 어떤 관련이 있는지. 특정 활동을 관리하는 마케팅 실무자는 실행 세부 사항과 성과 비교에 관심이 있습니다.

첫 번째 단계 -- 슬라이드 하나를 쓰기 전에 -- 이해관계자와 보고서가 실제로 무엇을 위한 것인지에 대해 같은 페이지에 서는 것이라고 생각합니다. 진행 상황을 추적하기 위한 것입니까? 계약 요건을 충족하기 위한 것입니까? 다음 단계를 위한 실행 가능한 인사이트를 제공하기 위한 것입니까? 그 답이 모든 것을 결정합니다.

독자의 입장에서 생각하세요

불편한 진실이 있습니다: 여러분의 월간 보고서를 읽는 것이 누군가의 하루 중 하이라이트는 아닐 것입니다. 생각해 보십시오 -- 여러분의 청중이 현실적으로 얼마나 많은 시간을 보고서에 쓸까요? 2분? 5분? 그들은 자신만의 할 일 목록, 자신만의 불을 끄느라 바쁩니다.

정상적인 읽기 속도가 분당 약 2-3 슬라이드이고, 여러분의 청중이 보고서에 약 10분을 쓸 것이라면(넉넉하게), 작업할 수 있는 슬라이드는 대략 20-30장입니다. 그런데 100장으로 무엇을 하시겠습니까?

제가 따르는 일반 규칙: 보고서를 보내고 피드백이 없다면, 수신인이 읽지도 않았을 가능성이 매우 높습니다. 저는 양쪽 모두에 있어봤으므로 비판하는 것이 아닙니다 -- 제가 관찰한 것을 공유하는 것뿐입니다.

좋은 월간 보고서는 어떤 모습일까요

제 경험에서, 좋은 월간 보고서는 20-30 슬라이드를 넘지 않아야 합니다. 가능하면 이상적으로 10장 이내로 유지하십시오. 필수 항목:

• 최상위 결과 목표와 관련된
• 궤도에 있는가? 현재 속도를 기반으로, 전체 KPI를 달성할 수 있는가?
• 지난 달에 무엇이 있었나? 무엇이 효과가 있었고, 무엇이 없었으며, 가장 중요하게는 -- 왜?
• 결과가 어떻게 비교되는가 이전 달, 작년 또는 경쟁사와? 다시 -- 왜?
• 권장 사항과 다음 단계 -- 청중이 실제로 필요로 하는 부분

저는 _모든 것_을 포함하는 것이 꼼꼼함을 보여준다고 생각했습니다. 그렇지 않습니다. 무엇이 중요한지 파악하는 어려운 작업을 하지 않았다는 것을 보여줍니다. 그리고 이것은 어렵게 배운 사람으로서 말씀드리는 것입니다 :P

캠페인 종료 보고서: 더 간결하게

캠페인 종료 보고서는 간결하게:

• 캠페인 목표 -- 완전히 새로운 사람도 따라올 수 있도록 간단한 상기
• 캠페인 KPI
• 달성했는가? 바로 요점으로. 예 또는 아니오.
• 4-5가지 핵심 결과 분석 -- 20개나 30개가 아닌
• 결론 및 다음 캠페인을 위한 권장 사항

데이터를 확인하세요

잘못된 데이터는 데이터가 없는 것보다 나쁩니다. 최소한 데이터가 없으면 잘못된 결론을 도출할 수 없습니다. 잘못된 데이터로는 잘못된 조언을 하게 되고 -- 사람들은 그것을 기반으로 결정을 내립니다. 보고서에 넣는 내용을 두 번, 세 번 확인하십시오. 용어를 이해하고 있는지 확인하십시오. 에이전시가 보고한 한 채널의 트래픽이 사이트 전체 트래픽보다 많은 경우를 본 적이 있습니다. 그런 일은 있어서는 안 됩니다.

몇 가지 흔한 실수

수년간 겪은 실제 사례들입니다(물론 익명화되었습니다). 이 중 일부는 저도 저질렀으므로, 비난하려는 것이 아니라 -- 함께 배우자는 것입니다.

• 슬라이드 제목이 내용과 맞지 않는 경우. 제목이 한 가지를 말하고 데이터가 다른 것을 보여주면, 독자는 혼란스러워질 것입니다. 혼란스러운 독자는 읽기를 멈춥니다.

• Excel의 거대한 표를 Powerpoint에 복사하는 것. 슬라이드에 10행 10열짜리 표는 읽기 고통스럽습니다. 스스로에게 물어보십시오: 같은 메시지를 전달하면서 행이나 열을 삭제할 수 있는가? 표를 차트로 바꿀 수 있는가?

• 너무 많은 글자, 너무 많은 표, 그래프 없음. 저는 의미 있는 이야기를 전달하는 간단한 그래프와 그림의 큰 팬입니다. 슬라이드의 텍스트 벽은 보고서가 아닙니다 -- 형벌입니다.

• 같은 슬라이드에서 3-5가지 다른 것을 전달하려는 것. 슬라이드당 하나의 메시지를 선택하십시오. 슬라이드 제목, 결론, 내용이 서로 관련이 없으면 슬라이드가 깨진 것입니다.

• 맥락 없이 지나치게 복잡한 표. 독자가 왜 데이터에 관심을 가져야 하는지 설명할 수 없다면, 포함하지 마십시오. 아무도 해독할 수 없는 복잡한 슬라이드는 여러분을 똑똑해 보이게 하지 않습니다 -- 모든 사람의 시간만 낭비합니다.

결론

클라이언트는 삶을 더 어렵게 만들기 위해서가 아니라 더 쉽게 만들기 위해 에이전시를 고용합니다. 그리고 클라이언트 측에서 내부 보고서를 작성하는 경우에도 마찬가지입니다. 여러분의 임무는 청중이 더 나은 결정을 내릴 수 있도록 돕는 것이지, 얼마나 많은 데이터를 가져올 수 있는지 증명하는 것이 아닙니다. 저는 이것을 어렵게 배웠고, 이것을 공유하는 것이 여러분의 같은 고통을 덜어주기를 바랍니다 :)

보고서 공포 이야기가 있으신가요 -- 아니면 효과가 있었던 팁이 있으신가요? 듣고 싶습니다.

감사합니다,

Chandler