여러분이 주도적인 역할을 하는 (주요 발표자이거나 회의를 설정한 사람) 안 좋은 회의를 경험한 적이 있으신가요? 여러 가지 이유가 있을 수 있지만, 오늘은 기대치 관리의 중요성에 대해 논의하겠습니다. 회의 전이나 시작 시 기대치를 신중하게 관리하지 않으면, 회의 시작부터 청중을 잃을 수 있으며 나머지 시간은 모든 사람에게 매우 불편할 수 있습니다. 청중은 처음부터 왜 거기에 있는지 의아해하며 관심을 끌 것입니다. 일부는 중간에 떠나거나 노트북이나 휴대폰으로 다른 일을 시작할 수 있습니다. 슬라이드를 만들기 위한 모든 노력이 물거품이 됩니다. 그것이 최악은 아닙니다. 회의 후에 공식적이든 비공식적이든 많은 불만이 있을 것입니다. 다음에 회의를 소집하려 할 때 사람들은 빠져나갈 방법을 찾을 것입니다. 물론 직접적인 경제적 손실도 있습니다. 회의가 클수록 더 많은 집단적 시간이 낭비되며, 그 시간은 회사, 클라이언트, 파트너에게 상당한 가치가 있을 수 있습니다. 재무팀에게 회의 참석자들의 일일 단가를 물어보면 6-8명이 참석하는 1시간 회의가 쉽게 1,000달러 이상의 비용이 될 수 있다는 것을 알 수 있습니다.

1. 회의 전: 청중의 기대를 이해하세요

누가 회의에 참석하고 무엇을 얻고 싶어하는지 이해하세요. 이것은 말하기는 쉽지만 실행하기는 훨씬 어렵습니다. 예를 들어, 최근 시니어 클라이언트와의 회의에서 그가 무엇에 관심이 있는지 파악하는 데 3시간이 걸렸습니다. 물어보는 것을 두려워하지 마세요. 참석자 몇 명이나 회의를 주선하는 사람에게 물어보세요. 확실하지 않다면, 사전에 다룰 내용을 간단한 이메일로 보내고 원하는 것이 아니라면 회신해달라고 요청하세요. 응답이 필요한 기한을 정하는 것을 두려워하지 마세요. 회의 규모가 클수록, 참석자들과 친숙하지 않을수록, 참석하는 모든 사람이 무엇을 기대해야 하는지 아는 것에 더 신중해야 합니다. 클라이언트/파트너/상사가 회의를 설정한 경우, 참석자 목록, 직함, 주요 책임을 요청하여 그들이 무엇을 얻고 싶어하는지 파악하세요. 팀이 특정 콘텐츠를 준비하고 슬라이드를 아름답게 꾸미는 데 많은 시간을 투자했지만, 결국 청중이 기대하는 것이 아니었던 사례를 너무 많이 보았습니다. 실제로 회의를 준비하세요 네, 이것은 매우 기본적으로 들릴 수 있지만, 내부 회의의 경우 아무것도 준비하지 않고 바로 회의에 참석하기 쉽습니다. 더 노력을 기울이고 싶다면, 다음을 시각화해 볼 수도 있습니다:

• 회의 중 모든 사람이 어떻게 앉기를 원하는지? 회의 중 사람들이 물리적으로 어떻게 앉는지가 회의의 분위기를 결정한다는 것에 놀라실 것입니다.
• 회의를 어떻게 시작하고, 무엇을 말하고 싶은지, 슬라이드를 띄워놓을 것인지?

2. 회의를 올바르게 시작하는 방법

맥락 공유 많은 경우 참석한 모든 사람이 왜 거기에 있는지, 무엇을 논의할 것인지, 예상되는 결과가 무엇인지 설명하거나 확인하지 않고 곧바로 안건으로 들어갑니다. 안건과 예상 결과가 사람들이 기대하는 것인지 한 번 더 물어보는 것도 좋습니다. 이 회의가 후속 회의인 경우 이전 회의의 맥락을 설명하는 것이 도움이 될 때도 있습니다. 팀원이 모든 사람에게 맥락을 명확히 설명하지 않고 회의를 시작하는 것을 보면 어떻게 해야 할까요? 정중하게 흐름을 멈추고 새로운 참석자나 전체 그룹에게 맥락을 먼저 이야기하면 도움이 될지 물어보세요. 보통 적어도 2-3명은 도움이 될 것이라고 답할 것이므로, 그때 맥락을 제공하세요. 물론 모든 사람이 전체 맥락을 완전히 알고 있다고 하면 진행하면 됩니다. 시간 관리 타임키퍼가 아니라면 도움을 줄 수 있는 사람을 지정하세요. 회의를 이끌고 있는데 참석자 중 일부가 혜택을 받지 못할 것이라는 것을 알게 되면 어떻게 하시나요? 시작할 때 외교적인 방식으로, 논의할 내용이 특정 팀원들에게는 관련이 없을 수 있으므로 남아있거나 1시간을 돌려받을 수 있다고 말하겠습니다. 진심으로/솔직하게 설명한다면, 사람들은 제안을 받아들이고 남아서 별로 얻을 것이 없다는 것을 알면서도 남거나 회의를 떠날 것입니다. 자체 팀의 내부 회의라면, 해당 팀원들에게 다른 업무로 돌아가라고 정중하게 "요청"할 수도 있습니다. 일부 사람들은 놓치는 것에 대한 두려움이 있지만, 팀이 최적의 방식으로 기능하도록 하는 것이 리더로서의 역할입니다. 지금까지 제가 가진 것은 여기까지입니다. 어떻게 생각하시나요? 아래에 자유롭게 공유해 주세요. 감사합니다, Chandler