회의는 줄이고, 사고는 늘리고
저는 매주 월요일 절반을 사고 시간으로 확보합니다—연간 370억 달러가 나쁜 회의에 낭비되는 세상에서, 생각할 시간을 보호하는 것은 더 이상 선택이 아닙니다.
이 주제에 대한 제 마지막 글은 거의 3년 전의 것입니다. 이 주제에 대한 제 관점은 상당히 발전했으며, 주요 차이점은 다음과 같습니다:
- 나쁜 회의는 어디에나 만연해 있으며, 시간과 노력 면에서 상당한 비용을 발생시킵니다
- 세상이 빠르게 변할수록, 경영진에게 "사고 시간"은 더욱 중요해집니다
- 회의에 얼마나 많은 시간을 투자해야 하는지에 대해서는 의견이 크게 다르지만, 어딘가에서 시작하는 것이 좋습니다
- 회의 모범 사례는 존재하지만, 실천하려면 규율이 필요합니다
잘못 운영되는 회의는 연간 370억 달러 이상의 비용을 초래합니다
이 연구에 따르면, 임원들은 주당 약 40-50%의 시간(23시간)을 회의에 사용합니다. 그 중 주당 약 8시간(1일)이 불필요하고 잘못 운영된 회의입니다. 미국에서만 연간 기준으로, 이는 약 370억 달러의 추정 비용으로 이어집니다. 90%의 사람들이 회의 중 가끔 공상에 빠지며, 절반 이상이 회의가 비생산적이라고 생각합니다.
사고 시간은 그 어느 때보다 중요합니다
점점 더 혼란스럽고 빠르게 변하는 세상에서, 관리자들이 생각할 시간을 배분하는 것은 더욱 중요합니다. 이는 신호와 잡음을 구별하고, 중장기 전략 목표를 달성하기 위한 최선의 행동 방침을 파악, 검토, 채택하는 데 도움이 됩니다. 소수의 아이디어/프로젝트가 비즈니스에 불균형적인 영향을 미칠 수 있다는 80/20 법칙에 대해서는 많은 분들이 이미 알고 계실 것입니다.
최근 오스트리아 총리 Sebastian Kurz와의 대화에서, Yuval Harari는 유럽 지도자들에게 한 가지 권고하고 싶은 것은 앞으로의 큰 도전 때문에 "생각할 자유 시간을 더 많이 가지는 것"이라고 말했습니다.
하지만 제 캘린더는 항상 가득 차 있고 사람들이 계속 새로운 초대를 보내는데요? Dorie Clark가 "시간 낭비가 될 회의에서 빠져나오는 방법"이라는 기사에서 도움이 될 수 있는 몇 가지 제안을 하고 있으며, Elizabeth Grace Saunders의 "정말 그 회의를 열어야 합니까"도 참고할 만합니다. 기본적으로 회의가 왜 열려야 하는지, 어떤 결정을 내리려고 하는지, 각 참가자가 회의에서 어떤 구체적인 기여를 할 것인지를 명확히 하는 회사 차원의 문화를 정착시키는 것입니다. 일부 회의는 관계 구축을 위한 것이므로 당연히 다르게 취급해야 합니다.
이상적인 사고 시간은 얼마나 될까요?
누구에게 물어보느냐에 따라 다릭니다. Warren Buffett에게 물어본다면, 그는 거의 회의가 없습니다. "아시다시피, 저는 매 분마다 일정이 꽉 차 있었고, 그것이 유일한 방법이라고 생각했습니다"라고 Gates는 말합니다. 하지만 Buffett가 그에게 생각할 시간을 갖는 것의 중요성을 가르쳐 주었다고 합니다. Berkshire Hathaway에는 거의 40만 명의 직원이 있지만, Buffett는 월 4회 미만의 예정된 회의를 합니다. 다만 Buffett는 매우 빠르게 결정을 내리며, 수백억 달러 규모의 거래가 1~2회 회의 만에, 며칠 안에 마무리되는 경우가 많습니다.
Buffett의 권고가 조금 과하고 갑자기 회의를 그렇게 적은 수로 줄이는 것이 불안하다면, Neil Pasricha가 주당 하루라는 더 실용적인 답을 제시합니다.
저 개인적으로는 "Chandler 월요일"이 있습니다. 매주 월요일 오후에 최소 반나절을 앉아서 생각하는 시간으로 배정한다는 것을 의미합니다. 매주 캘린더에서 이 시간을 차단합니다. 출장 때문에 옮겨야 하는 주도 있지만, 그 외에는 유지됩니다.
월요일 오후가 저에게 가장 잘 맞는 이유는 다른 지역(미국, EMEA)의 모든 맥락을 수집하고, 앞으로 몇 주, 몇 달간의 우선순위를 검토하는 데 도움이 되기 때문입니다.
회의 모범 사례는 존재하지만 실천하려면 규율이 필요합니다
네, 잘 알겠으며 저도 최선을 다하고 있습니다. 특히 고위 이해관계자들과 회의를 제대로 설정하려면 지속적인 노력이 필요합니다. 하지만 인생의 대부분의 일들처럼, 변화나 적응은 어딘가에서 시작해야 하며, 자기 자신보다 더 나은 출발점은 없습니다.
한 가지 명심해야 할 것은 회의의 규모입니다. Stanford의 연구에 따르면, 회의에 참석시켜야 할 최대 인원은 8명 정도입니다. 문제를 해결하거나 결정을 내리려는 회의에서 8명이 최대가 될 수 있지만, 참고할 수 있는 8-18-1800 가이드라인이 있습니다. "브레인스토밍을 하고 싶다면, 18명까지 갈 수 있습니다."
감사합니다, Chandler
