관리자는 회의에 얼마나 많은 시간을 쓸아야 합니까?

안녕하세요 여러분,

온종일 회의만 하고 "실제 업무"를 하지 못한다고 느끼신 적이 자주 있습니까? 여러분만 그런 것이 아닙니다. 많은 관리자가 이 문제로 어려움을 겪으며, 이로 인해 생산성 저하, 부실한 의사결정, 직원 이탈로 이어집니다. 그러나 온종일 회의에 참석하는 것이 보편적으로 나쁜 것입니까? 관리자는 회의에 얼마나 시간을 투자해야 합니까? 그리고 관리자가 회의 시간과 다른 업무 사이의 균형을 맞춰 성과와 효율을 높이려면 어떻게 해야 합니까? 함께 살펴보겠습니다.

1. 관리자의 성과

이에 대해 많은 의견과 연구가 있습니다. 저는 고 Andy Grove가 "High output management"에서 설명한 것을 선호합니다.

"관리자의 성과 = 자신의 조직의 성과 + 자신의 영향력 아래에 있는 이웃 조직의 성과"

관리자의 성과는 그들이 생산하는 결과로 측정되지, 근무 시간의 수로 측정되지 않습니다. 효과적이 되려면, 관리자는 조직의 목표에 부합하는 성과를 달성하는 데 집중해야 합니다. 예를 들어, Global B2B Media Operation 리드로서, 저는 고객의 추가적인 비즈니스 성장을 창출하기 위해 브랜드와 퍼포먼스 양쪽에서 유료 미디어 캠페인 실행의 우수성과 효과를 높이는 작업을 여러 부서에 걸쳐 수행하고 있습니다. 고객 서비스 팀, 전략 팀, 미디어 팀, 분석 팀 등 다른 팀들과 긴밀히 협력하여 고객의 비즈니스 목표를 달성합니다. 성과를 달성하려면 회의 시간과 결과에 기여하는 다른 업무 사이의 균형이 필요합니다.

2. 관리자가 회의 없이 목표를 달성할 수 있습니까?

상식적인 답은 아마 아닐 것입니다. 관리자로서, 팀에게 필요한 사항을 브리핑하고, 프로젝트/업무를 배분하고, 다른 팀과 협력해야 합니다. 이 모든 것은 비공식적이든 공식적이든 어떤 형태의 상호작용, 즉 회의가 필요합니다. 프로젝트 킥오프 회의, 주간 팀 점검, 성과 검토 등은 일반적으로 필수적이거나 생산적인 회의로 간주됩니다.

관리자가 가질 수 있는 회의에는 여러 유형이 있습니다:

• 팀원과의 1:1? 상사와의 1:1?
• 팀/부서 회의?
• 부서 간 회의?
• 전사 회의?
• 외부 고객 회의: 여기에는 수많은 하위 유형이 있을 수 있습니다.
• 브레인스토밍 회의
• 비공식/캐주얼 10-15분 비정기 캐치업/허들?
• 면접
• 개인 발전 검토 회의
• 등등...

3. 과잉 회의의 문제

많은 관리자가 회의에 너무 많은 시간을 쓰며, 이는 좌절감과 비효율로 이어질 수 있습니다. 하지만 모든 회의가 동일하게 만들어진 것은 아닙니다. 일부 회의는 필수적이지만 다른 것들은 그렇지 않습니다. 다양한 회의 유형의 가치 교환을 이해하고, 참석해야 할 회의를 적극적으로 준비하는 것이 중요합니다. 과잉 회의를 피하려면, 참석하지 않아도 되는 회의에 거절하거나 의미 있지 않다고 느끼는 회의를 취소하는 용기가 필요합니다. 과잉 회의의 일반적인 원인에는 명확한 커뮤니케이션 부족, 체계화되지 않은 회의 구조, 또는 모든 이슈에 대한 기본 대응으로 회의를 개최하는 경향 등이 있습니다.

노스캐롤라이나대학교 샬럿 캠퍼스의 조직 과학, 심리학, 경영학 교수인 Steven Rogelberg가 수행한 설문 조사에 따르면, 비효율적인 회의가 미국의 대기업에 연간 1억 달러의 비용을 초래할 수 있다고 합니다.

회의 모범 사례/가이드가 유용하지 않을까요?

4. 효과적인 회의를 위한 지침

회의를 효과적으로 진행하기 위해 관리자는 다음 지침을 따라야 합니다:

• 회의 목적을 정의하고 회의 초대장이나 회의 시작 시에 명시합니다.
• 기대하는 결과를 결정하고 참석자들과 공유합니다. 회의 시작 시에 이를 수행합니다.
• 목표를 달성하기 위한 충분한 시간을 배분하되 서두르지 않습니다.
• 꼭 필요한 사람만 초대하고, 특정 유형의 회의에 전문 퍼실리테이터가 필요한지 고려합니다.
• 회의 형식을 결정하고 참석자들에게 필요한 자료를 사전에 제공합니다.
  • 정수기 앞에서 5분 대화면 될까요? 블록 한 바퀴 산책? 적절한 장비가 있는 회의실에서의 정기 공식 회의?
• 안건을 수립하고 참석자들에게 회의 전에 무엇을 준비해야 하는지 알려줍니다.
• 주의력과 화장실 휴식 같은 인간적인 필요를 인식합니다.
• 관련 없는 이슈나 너무 많은 이슈를 보관하기 위한 "파킹롯(parking lot)"을 사용합니다.
• 연습, 연습, 연습하고, 참석자들에게 피드백을 요청하여 향후 회의를 개선합니다.

5. 결론

온종일 회의에 참석하는 것이 보편적으로 나쁜 것은 아니지만, 제대로 관리하지 않으면 좌절감과 비효율로 이어질 수 있습니다. 효과적인 관리자는 조직의 목표에 부합하는 성과를 달성하기 위해 회의 시간과 다른 업무 사이의 균형을 맞춰야 합니다. 이를 위해 효과적인 회의 지침을 따르고 시간을 적극적으로 관리해야 합니다. 관련 없는 회의를 거절함으로써 관리자는 결과 달성에 기여하는 업무에 시간을 할애할 수 있습니다. 이러한 전략을 사용하면 관리자는 효율을 높이고 목표를 달성할 수 있습니다.

솔직히 인정하자면, 저도 과잉 회의의 죄를 지은 적이 있습니다 :P 거절하는 데 용기가 필요하지만, 실제로 큰 차이를 만듭니다.

하루 중 회의에 얼마나 많은 시간을 쓰십니까? 가치를 더하지 않는 회의를 줄이는 데 도움이 된 전략이 있습니까? 무엇이 효과적인지 듣고 싶습니다.

감사합니다,

Chandler

P.S: 리더십과 팀 관리에 대한 제 글에 관심이 있으시다면, 블로그의 리더십 섹션을 확인해 보세요.