Você já teve uma reunião ruim na qual desempenhou o papel principal (o apresentador principal ou alguém que convocou a reunião)? Pode haver muitas razões para isso, e hoje vamos discutir a importância de gerenciar expectativas. Se você não gerenciar as expectativas com cuidado antes ou no início da reunião, pode perder a audiência logo no início e o restante pode ser muito desagradável para todos. A audiência começará a se perguntar por que está ali e vai se desligar. Alguns podem sair no meio ou começar a trabalhar no laptop/celular. Todo o seu esforço para montar os slides vai por água abaixo. E isso não é o pior ainda. Haverá muitas reclamações depois da reunião, formais ou informais. Na próxima vez que você quiser convocar uma reunião, as pessoas vão encontrar maneiras de escapar. Claro, há também uma perda econômica direta, pois quanto maior a reunião, mais tempo coletivo é perdido, e esse tempo pode valer muito dinheiro para sua empresa, clientes ou parceiro. Você pode simplesmente perguntar à sua equipe financeira sobre a taxa diária dos membros da equipe que participam da reunião e verá que pode facilmente custar mais de mil dólares por uma reunião de 1 hora com 6-8 pessoas.

1. Antes da reunião: entenda o que sua audiência espera

Entenda quem vai participar da reunião e o que eles querem tirar dela. Isso é muito mais fácil falar do que fazer. Por exemplo, recentemente tive uma reunião com um cliente sênior e levei 3 horas para descobrir o que seria de seu interesse. Não tenha medo de perguntar, seja para algumas pessoas que vão participar ou para quem está organizando a reunião. Se você não sabe claramente, envie um email rápido antes com o que planeja cobrir e peça à audiência que responda se não é isso que estão procurando. Não tenha medo de colocar um prazo quando precisar da resposta. Quanto maior a reunião, e quanto mais desconhecidos forem os participantes, mais cuidadoso você precisa ser para garantir que todos que participam saibam o que esperar. Se seu cliente/parceiro/chefe convocou a reunião, peça a lista de participantes, seus cargos, responsabilidades principais para descobrir o que eles querem tirar dela. Já vi tantos exemplos em que a equipe passou muito tempo preparando determinado conteúdo, embelezando os slides, apenas para descobrir que não é o que a audiência espera. De fato se prepare para a reunião. Sim, isso pode parecer muito básico, mas para reuniões internas, é muito fácil não preparar nada e ir direto para a reunião. Se você quiser ir além, pode até tentar visualizar:

• Como você quer que todos sentem durante a reunião? Vai te surpreender como a disposição física das pessoas em uma reunião define o tom dela.
• Como você quer começar a reunião, o que você quer dizer, vai ter os slides prontos?

2. Como começar a reunião do jeito certo?

Compartilhe o contexto. Muitas vezes vamos direto à pauta da reunião sem explicar ou garantir que todos (que estão presentes) entendam por que estão ali, o que vamos discutir e os resultados esperados. Seria bom até perguntar mais uma vez se a pauta e os resultados esperados são o que as pessoas esperam. Às vezes é útil explicar o contexto de reuniões anteriores se esta for uma continuação. Então, o que acontece quando você vê que um membro da sua equipe começa a reunião sem declarar claramente o contexto para todos? Bem, interrompa o fluxo de forma educada e pergunte se ajudaria os novos membros ou o grupo inteiro se falássemos primeiro sobre o contexto. Normalmente haverá pelo menos 2-3 pessoas que vão dizer sim, que isso os ajudaria, então prossiga para fornecer o contexto. Obviamente, se todos disserem que não, que estão cientes de todo o contexto, podemos seguir em frente. Controlador de tempo. Se você não for o controlador de tempo, designe alguém que te ajude nisso. O que acontece quando você está liderando a reunião e percebe que há algumas pessoas participando que não se beneficiariam dela? No início, diria de forma diplomática que o que vamos discutir pode não ser relevante para certos membros da equipe, e eles poderiam escolher ficar ou recuperar 1 hora do seu tempo. Se você for sincero/direto na sua explicação, as pessoas vão aceitar sua oferta e ou ficar mas sabendo que provavelmente não vão tirar muito disso, ou sair da reunião. Se for uma reunião interna para minha própria equipe, posso até "pedir" de forma educada que esses membros da equipe voltem para outros trabalhos. Algumas pessoas têm medo de perder algo, mas é seu papel como líder garantir que sua equipe esteja funcionando de forma otimizada. É tudo que tenho por agora, o que você acha? Fique à vontade para compartilhar abaixo. Abraços, Chandler