Menos reuniões, mais tempo para pensar

Meu último post sobre esse tema já tem quase 3 anos. Minha visão evoluiu bastante desde então, e aqui estão as principais diferenças:

1. Reuniões mal conduzidas são uma epidemia em todo lugar e geram custos enormes em tempo e esforço
2. Quanto mais rápido o mundo se move, mais crucial é o "tempo para pensar" para líderes executivos
3. Existe uma grande divergência de opiniões sobre quanto tempo deveria ser dedicado a reuniões, mas é bom começar de algum lugar
4. As melhores práticas de reunião existem, mas exigem disciplina para serem seguidas

Reuniões mal conduzidas custam mais de $37B por ano

De acordo com essa pesquisa, executivos passam cerca de 40-50% do tempo (23 horas) em reuniões por semana. Desse total, cerca de 8 horas semanais (1 dia inteiro) são desnecessárias e mal aproveitadas. Só nos EUA, isso representa um custo estimado de cerca de $37 bilhões por ano. 90% das pessoas ficam divagando em reuniões às vezes, e mais da metade acha as reuniões improdutivas.

O tempo para pensar é mais crucial do que nunca

Num mundo cada vez mais caótico e acelerado, é ainda mais importante que gestores reservem tempo para pensar. Isso os ajuda a separar o sinal do ruído, a identificar, revisar e adotar os melhores caminhos para alcançar metas estratégicas de médio e longo prazo. A regra 80/20, onde algumas ideias e projetos têm um impacto desproporcional no negócio, já não é novidade para a maioria de nós.

Numa conversa recente com o Chanceler Sebastian Kurz, da Áustria, Yuval Harari disse que a única coisa que recomendaria aos líderes europeus seria "ter mais tempo livre para pensar", diante dos grandes desafios que estão por vir.

Mas minha agenda está sempre cheia e as pessoas ficam mandando novos convites o tempo todo? Bom, Dorie Clark tem algumas sugestões úteis no artigo "how to get out of meeting you know will waste your time" ou "do you really need to hold that meeting" de Elizabeth Grace Saunders. Basicamente, trata-se de criar uma cultura na empresa que exija clareza sobre por que a reunião deve acontecer, qual decisão está sendo tomada e qual a contribuição específica de cada pessoa. Algumas reuniões existem mais para construir relacionamentos, e precisam ser tratadas de forma diferente, claro.

Quanto tempo para pensar é ideal?

Depende de quem você pergunta. Se for Warren Buffett, ele mal tem reuniões. "Sabe, eu tinha cada minuto preenchido e achava que era a única forma de fazer as coisas", diz Gates. Mas ele conta que Buffett lhe ensinou a importância de dar a si mesmo tempo para pensar. A Berkshire Hathaway tem quase quatrocentos mil funcionários, mas Buffett tem menos de 4 reuniões planejadas por mês. Ele toma decisões rapidamente, porém — acordos que valem dezenas de bilhões de dólares são fechados depois de 1 ou 2 reuniões, em questão de dias.

Se a recomendação de Buffett parece drástica demais e você fica ansioso de só pensar em reduzir as reuniões para um número tão pequeno assim, Neil Pasricha sugere uma resposta mais prática: um dia por semana.

Pessoalmente, tenho a "Segunda-feira do Chandler". Simplesmente reservo pelo menos meio dia toda segunda-feira à tarde para sentar e pensar. Bloqueio na agenda toda semana. Em algumas semanas preciso mover por causa de viagens de negócios, mas fora isso, fica fixo.

A tarde de segunda-feira funciona melhor pra mim porque me dá tempo de reunir todo o contexto de outras regiões (EUA, EMEA) e revisar minhas prioridades para as semanas e meses seguintes.

As melhores práticas de reunião existem, mas exigem disciplina

Sim, eu entendo — e estou fazendo meu melhor também. Exige esforço contínuo garantir que as reuniões sejam estruturadas corretamente, especialmente com stakeholders mais sêniors. Mas como na maioria das coisas na vida, a mudança precisa começar de algum lugar, e não há lugar melhor do que você mesmo.

Uma coisa importante a se lembrar é o tamanho da reunião. Uma pesquisa de Stanford sugere que 8 é provavelmente o número máximo de pessoas que deveria estar em uma reunião. Embora 8 participantes seja um máximo para resolver um problema ou tomar uma decisão, existe um guia 8-18-1800 que vale a pena conferir. "Se quiser fazer um brainstorming, pode ir até 18 pessoas."

Abraços, Chandler