Quanto tempo os gestores deveriam passar em reuniões?

Oi pessoal,

Você frequentemente sente que está passando todo o seu tempo em reuniões e não consegue fazer nenhum "trabalho de verdade"? Você não está sozinho. Muitos gestores lutam com isso, o que leva à redução da produtividade, tomada de decisões ruim e desengajamento dos funcionários. Mas será que passar o dia todo em reuniões é universalmente ruim? Quanto tempo os gestores deveriam passar em reuniões? E como os gestores podem equilibrar o tempo em reuniões com outras tarefas para aumentar seu resultado e eficácia? Vamos explorar.

1. O resultado de um gestor

Há muitas opiniões e pesquisas sobre isso. Sou fã do falecido Andy Grove e do que ele descreveu em "High output management".

"O resultado de um gestor = o resultado de sua organização + o resultado da organização vizinha sob sua influência."

O resultado de um gestor é medido pelos resultados que ele produz, não pelo número de horas que trabalha. Para ser eficaz, os gestores precisam focar em alcançar resultados que estejam alinhados com os objetivos da organização. Por exemplo, como líder global de Operações de Mídia B2B, sou responsável por trabalhar em todas as práticas para elevar a excelência e eficácia na entrega de campanhas de mídia paga — tanto em Brand quanto em Performance — para gerar crescimento de negócios incremental para nosso cliente. Trabalho em estreita colaboração com outras equipes, como a equipe de atendimento ao cliente, estratégia, mídia e análise, para garantir que atendamos aos objetivos de negócios do cliente. Alcançar resultados requer um equilíbrio entre o tempo em reuniões e outras tarefas que contribuem para o alcance dos resultados.

2. Os gestores conseguem atingir suas metas sem reuniões?

A resposta do senso comum provavelmente é não. Como gestor, você precisa orientar sua equipe sobre o que é necessário, alocar projetos/tarefas para eles e trabalhar com outras equipes. Tudo isso requer alguma forma de interação, ou seja, reuniões formais ou informais. Algumas reuniões são geralmente consideradas essenciais ou produtivas, como reuniões de kickoff de projetos, check-ins semanais da equipe e avaliações de desempenho.

Há muitos tipos de reuniões que um gestor pode ter:

• One-to-one com membros da equipe? Com seu gestor?
• Reunião de equipe/departamento?
• Reunião interdepartamental?
• Reunião da empresa?
• Reuniões externas com clientes: pode haver muitos subtipos aqui.
• Reunião de brainstorming
• Papo informal/casual de 10-15 minutos não planejado?
• Entrevista
• Reunião de avaliação de desenvolvimento pessoal
• etc...

3. O problema de reuniões em excesso

Muitos gestores passam muito tempo em reuniões, o que pode levar à frustração e ineficiência. Mas nem todas as reuniões são iguais. Algumas são essenciais, enquanto outras não. É importante entender a troca de valor dos diferentes tipos de reunião e se preparar proativamente para as reuniões que você deveria organizar/participar. Para evitar o excesso de reuniões, é preciso ter coragem de dizer não às reuniões em que você não deveria participar ou cancelar reuniões que você organizou se não achar que serão significativas. As razões comuns para o excesso de reuniões incluem falta de comunicação clara, estruturas de reuniões desorganizadas ou a tendência de realizar reuniões como resposta padrão a qualquer problema.

Uma pesquisa feita por Steven Rogelberg, professor de ciências organizacionais, psicologia e gestão na University of North Carolina at Charlotte, mostrou que reuniões ruins podem custar $100M/ano para grandes corporações nos EUA.

Talvez um guia de boas práticas para reuniões seja útil?

4. Diretrizes para Reuniões Eficazes

Para garantir que as reuniões sejam eficazes, os gestores devem seguir estas diretrizes:

• Defina o propósito da reunião e declare-o no convite ou no início da reunião.
• Determine os resultados esperados e compartilhe-os com os participantes. Faça isso no início da reunião.
• Aloque tempo suficiente para atingir o objetivo, mas não corra.
• Convide apenas aqueles que precisam estar presentes e considere se você precisa de um facilitador profissional para certos tipos de reuniões.
• Determine o formato da reunião e forneça aos participantes quaisquer materiais necessários com antecedência.
  • Pode ser um papo de 5 minutos perto do bebedouro? Uma caminhada pelo quarteirão? Uma reunião formal recorrente em uma sala de reunião com equipamento adequado?
• Estabeleça uma pauta e informe os participantes sobre o que precisam preparar antes da reunião.
• Esteja atento às necessidades humanas, como tempo de atenção e pausas para o banheiro.
• Use um "estacionamento" para capturar problemas não relacionados ou problemas demais que são apresentados.
• Pratique, pratique, pratique e peça feedback dos participantes para melhorar as reuniões no futuro.

5. Conclusão

Passar o dia todo em reuniões pode não ser universalmente ruim, mas pode levar à frustração e ineficiência se não for gerenciado adequadamente. Gestores eficazes precisam equilibrar o tempo em reuniões com outras tarefas para alcançar resultados alinhados com os objetivos da organização. Para fazer isso, devem seguir as diretrizes para reuniões eficazes e ser proativos no gerenciamento do tempo. Ao dizer não a reuniões que não são relevantes, os gestores podem liberar tempo para tarefas que contribuem para o alcance dos resultados. Usando essas estratégias, os gestores podem aumentar sua eficácia e alcançar seus objetivos.

Tenho que admitir, já fui culpado de reuniões em excesso eu mesmo :P Dá trabalho dizer não, mas faz uma diferença real.

Quanto do seu dia você passa em reuniões? Você encontrou alguma estratégia que ajuda a reduzir as que não agregam valor? Adoraria ouvir o que funciona para você.

Abraços,

Chandler

P.S: Se você tem interesse nos meus textos sobre liderança e gestão de equipes, confira a seção de Liderança no meu blog.