Nagkaroon ka na ba ng masamang meeting kung saan ikaw ang may pangunahing papel (ang pangunahing presenter o isang taong nag-set up ng meeting)? Maaaring maraming dahilan nito at para sa ngayon, tatalakayin natin ang kahalagahan ng pamamahala ng expectation. Kung hindi mo pinamamahalaan ang expectation nang maingat bago o sa simula ng meeting, maaari mong mawala ang audience sa mismong simula ng meeting at ang natitirang bahagi nito ay maaaring maging napaka-unpleasant para sa lahat. Magsisimulang magtaka ang audience kung bakit sila nandoon sa unang lugar at mag-tune out. Ilan sa kanila ay maaaring umalis sa kalahati ng meeting o magsimulang magtrabaho sa kanilang laptop/mobile phone. Lahat ng iyong effort sa pagbuo ng slide atbp ay napunta sa wala. Hindi pa iyon ang pinakamasama. Magkakaroon ng maraming reklamo pagkatapos ng meeting, formal man o informal. Sa susunod na gusto mong tumawag ng meeting, maghahanap ang mga tao ng paraan para makaiwas dito. Siyempre may direktang economic loss din dahil kung mas malaki ang meeting, mas maraming collective time ang nawawala at ang halaga ng oras na iyon ay maaaring napakahalaga para sa iyong kompanya, iyong mga client o partner. Maaari mo lang tanungin ang iyong finance team tungkol sa daily rate ng mga team members na dumadalo sa meeting at makikita mo na madali itong maaaring umabot ng higit sa isang libong dolyar para sa isang 1 oras na meeting ng 6-8 na tao.

1. Bago ang meeting: unawain kung ano ang inaasahan ng iyong audience

Unawain kung sino ang dadalo sa meeting at kung ano ang gusto nilang makuha mula dito. Ito ay mas madaling sabihin kaysa gawin. Halimbawa, kamakailan ay nagkaroon ako ng meeting sa isang senior client at tumagal ng 3 oras para malaman ko kung ano ang magiging interesante sa kanya. Huwag matakot magtanong, sa ilang tao man na dadalo o sa nag-aayos ng meeting. Kung hindi mo alam nang malinaw, magpadala ng mabilis na email bago ang meeting na may kung ano ang plano mong talakayin at hilingin sa audience na mag-reply kung hindi ito ang hinahanap nila. Huwag matakot na maglagay ng deadline kung kailan mo kailangan ang Sagot. Kung mas malaki ang meeting, kung mas hindi mo kilala ang mga dadalo, mas kailangan mong mag-ingat na matiyak na alam ng lahat ng dadalo kung ano ang aasahan. Kung ang iyong client/partner/boss ang nag-set up ng meeting, humingi ng listahan ng attendance, ang kanilang mga titulo, mga pangunahing responsibilidad para malaman kung ano ang gusto nilang makuha mula dito. Nakakita na ako ng napakaraming halimbawa na ang team ay gumugol ng napakaraming oras sa paghahanda ng ilang content, pagpapaganda ng slides, para lang malaman na hindi ito ang inaasahan ng audience. Talagang maghanda para sa meeting Oo, maaaring sobrang basic nito ngunit para sa internal meeting, napakadali na hindi maghanda ng kahit ano at diretso na lang sa meeting. Kung gusto mong mag-extra mile, maaari mo ring subukang i-visualise:

• Kung paano mo gustong umupo ang lahat sa meeting? Mamamangha ka kung paano ang pag-upo ng mga tao sa isang meeting ang nagtatakda ng tono para sa meeting na iyon.
• Kung paano mo gustong simulan ang meeting, kung ano ang gusto mong sabihin, mayroon ka bang slides na nakabukas?

2. Paano simulan nang tama ang meeting?

Pagbabahagi ng konteksto Maraming beses na pumupunta tayo diretso sa agenda ng meeting nang hindi nagpapaliwanag o tinitiyak na naiintindihan ng lahat (na naroroon) kung bakit sila nandoon, kung ano ang tatalakayin natin at ang mga inaasahang kinalabasan. Maganda pa nga na magtanong muli kung ang agenda at inaasahang kinalabasan ay inaasahan ng mga tao? Minsan nakakatulong na ipaliwanag ang konteksto ng nakaraang meeting kung ang meeting na ito ay sequel. Pagkatapos ano ang mangyayari kapag nakita mong sinisimulahan ng iyong team member ang meeting nang hindi malinaw na isinasaad ang konteksto sa lahat? Well ihinto ang daloy sa magandang paraan at itanong kung makakatulong sa mga bagong miyembro o sa buong grupo kung pag-usapan muna natin ang konteksto. Karaniwan ay magkakaroon ng hindi bababa sa 2-3 na tao na magsasabing oo, makakatulong sa kanila kaya magpatuloy sa pagbibigay ng konteksto. Siyempre kung lahat ay magsasabing hindi, lubos na nilang alam ang buong konteksto, maaari tayong magpatuloy. Time keeper Kung hindi ikaw ang time-keeper ay mag-appoint ng isang taong makakatulong sa iyo. Ano ang mangyayari kapag ikaw ang nangunguna sa meeting at napansin mong may ilang mga taong dumadalo na hindi makikinabang mula dito? Sa simula, sasabihin ko sa diplomatikong paraan na ang tatalakayin natin ay maaaring hindi kaugnay sa ilang mga team members, maaari silang pumili na manatili o makuha ulit ang 1 oras ng kanilang oras. Kung tapat/taimtim ka sa iyong paliwanag, tatanggapin ng mga tao ang iyong alok at mananatili ngunit alam nila na marahil hindi sila makakakuha ng marami mula dito o aalis sa meeting. Kung ito ay internal meeting para sa sarili kong team, maaari ko pang "hilingin" sa magandang paraan na bumalik na ang mga team member na iyon sa ibang trabaho. May mga tao na may fear of missing out ngunit trabaho mo bilang isang leader na matiyak na ang iyong team ay gumagana sa optimal na paraan. Iyon lang mula sa akin ngayon, ano sa tingin mo? Huwag mag-atubiling ibahagi sa ibaba. Maraming salamat, Chandler