Mas kaunting meeting, mas maraming pag-iisip

Ang huling post ko sa topic na ito ay halos 3 taon na. Malaki na ang nagbago sa pananaw ko at ito ang mga pangunahing pagkakaiba:

1. Laganap ang masamang meetings kahit saan at malaki ang gastos nito sa oras at effort
2. Habang bumibilis ang mundo, mas mahalaga ang "thinking time" para sa mga executive
3. Malaki ang pagkakaiba ng opinyon kung gaano karaming oras ang dapat igugol sa meetings pero maganda nang magsimula kahit saan
4. Nandyan na ang meeting best practices pero kailangan ng disiplina para sundin

Ang masamang meetings ay nagkakahalaga ng mahigit $37B bawat taon

Ayon sa research na ito, ang mga executives ay gumagugol ng mga 40-50% ng kanilang oras (23 oras) sa meetings bawat linggo. Mula doon, mga 8 oras bawat linggo (1 araw) ang hindi kinakailangan at hindi maayos na pinapatakbo. Sa US lamang, sa taunang batayan, ito ay humahantong sa estimated cost na mga $37 billion. 90% ng mga tao ay nangangarap-gising sa meetings minsan at higit sa kalahati ang nakakahanap sa meetings na hindi produktibo.

Mas mahalaga ngayon ang thinking time kaysa kailanman

Sa isang mundo na lalong nagiging magulo at mabilis, mas mahalaga pa para sa mga managers na maglaan ng oras para mag-isip. Nakakatulong ito para i-differentiate ang signal mula sa noise, para i-identify, i-review at i-adopt ang pinakamahusay na mga aksyon para makamit ang medium to long term strategic goals. Hindi bagong balita sa marami sa atin ang 80/20 rule kung saan ang ilang mga ideas/projects ay maaaring magkaroon ng disproportionate impact sa business.

Sa isang kamakailang pag-uusap kay Chancellor Sebastian Kurz ng Austria, sinabi ni Yuval Harari na ang isang bagay na irerekomenda niya sa mga kapwa European leaders "na magkaroon ng mas maraming libreng oras para mag-isip" dahil sa mga malalaking hamon sa hinaharap.

Pero puno ang calendar ko lagi at naglalagay palagi ng bagong invites ang mga tao? Well, may ilang suggestions si Dorie Clark na makakatulong sa artikulong "how to get out of meeting you know will waste your time" o "do you really need to hold that meeting" mula kay Elizabeth Grace Saunders. Basically ito ay tungkol sa pag-institute ng company-wide culture para i-articulate nang malinaw kung bakit dapat mangyari ang meeting, anong desisyon ang sinusubukan nating gawin at anong specific na kontribusyon ang gagawin ng bawat tao sa meeting. Ang ilang meetings ay para sa pagbuo ng relasyon at kailangan mong tratuhin ang mga ito nang iba siyempre.

Gaano karaming thinking time ang ideal?

Depende sa tinatanong mo. Kung si Warren Buffett ang tatanungin mo, halos wala siyang meetings. "Alam mo, puno ang bawat minuto ko at akala ko iyon lang ang paraan para gawin ang mga bagay," sabi ni Gates. Pero, sabi niya, tinuruan siya ni Buffett ng kahalagahan ng pagbibigay sa sarimo ng oras para mag-isip. Ang Berkshire Hathaway ay may malapit sa apat na daang libong empleyado pero si Buffett ay may mas kaunti sa 4 na naka-plano na meetings bawat buwan. Mabilis naman magdesisyon si Buffett, ang mga deals na worth tens of billions of dollars ay madalas na nako-conclude pagkatapos ng 1 o 2 meetings, sa loob ng ilang araw.

Kung medyo sobra para sa iyo ang rekomendasyon ni Buffett at nag-aalala ka na biglang bawasan ang meetings sa ganoon kaliit na bilang, si Neil Pasricha ay may mas praktikal na sagot na isang araw bawat linggo.

Para sa akin personal, meron akong "Chandler Monday". Ibig sabihin lang nito ay naglalaan ako ng kahit kalahating araw bawat linggo tuwing Monday hapon para umupo at mag-isip. Bini-block ko ito sa calendar ko bawat linggo. Minsan kailangan ko itong i-move dahil sa business travel pero kung hindi, nananatili ito.

Pinakamaganda sa akin ang Monday hapon dahil nakakatulong ito para makalap ko ang lahat ng context mula sa ibang regions (US, EMEA) at suriin ang aking mga priorities para sa mga linggo at buwan sa hinaharap.

Nandyan na ang meeting best practices pero kailangan ng disiplina para sundin

Oo, naririnig ko kayo at sinusubukan ko rin ang best ko. Kailangan ng patuloy na effort para masigurado na maayos ang set up ng meetings, lalo na sa senior stakeholders. Pero tulad ng karamihan ng bagay sa buhay, ang pagbabago o pag-adapt ay kailangang magsimula sa isang lugar at walang mas magandang lugar kaysa sa sarili mo.

Isang bagay na dapat tandaan ay ang laki ng meeting. Ang isang research mula sa Stanford ay nagmumungkahi na marahil 8 ang maximum na bilang ng tao na dapat mong i-invite sa isang meeting. Habang 8 attendees ang maaaring maximum para sa isang meeting kung gusto mong i-solve ang isang issue o gumawa ng desisyon, may 8-18-1800 guideline na maaari mong tingnan. "Kung gusto mong mag-brainstorm, maaari kang magkaroon ng hanggang 18 tao."

Maraming salamat, Chandler