Mga tips sa capacity planning para sa team leader

Ang capacity planning sa kontekstong ito ay nangangahulugang pag-unawa sa pinakamataas na dami ng trabaho na kayang i-handle ng team mo sa isang tiyak na panahon at pagproproseso ng adjustment sa headcounts ayon dito. Simple lang ang basics:

• Unawain kung gaano karaming trabaho ang magkakaroon ang team mo sa mga darating na linggo at buwan
• Ilang miyembro ng team (sa iba't ibang antas ng seniority) ang kailangan para matapos ang mga proyekto sa takdang panahon
• Ano ang kayang gawin ng kasalukuyang mga miyembro ng team mo? Dapat kang magplano sa paraang nagbibigay-daan sa mga miyembro ng team mo at sa iyong sarili na magkaroon ng regular na oras ng pagtatrabaho.
• Tukuyin kung may mga pagkakaiba sa pagitan ng dalawang estimasyon.

Sa praktika, maaari itong maging mas komplikado, lalo na para sa mga bagong managers. Mga karaniwang pagkakamali:

• Ini-underestimate kung gaano katagal ang bawat subproject/gawain
• Over-estimate/Under-estimate kung gaano kakaya ng mga miyembro ng team mo
• Hindi isinasaalang-alang ang effort/oras na ginagamit sa pag-coordinate sa ibang mga team at departamento sa parehong mga proyekto
• Hindi naiintindihan ang mga project requirements o kung ano ang hitsura ng magandang output
• Ang mga kahilingan para sa karagdagang headcount ay hindi inaaprobahan o inaaprobahan nang huli. Ito ay humahantong sa sobrang trabaho ng kasalukuyang mga miyembro ng team.
• Ini-underestimate kung gaano katagal bago mag-recruit ng mga bagong miyembro ng team o i-onboard sila (kahit ang paglipat ng mga miyembro mula sa ibang team).

Bilang resulta, para sa mga bagong managers, madalas na nag-o-own sila ng marami sa proyekto at nagtatrabaho nang mahabang oras. Malapit na malapit itong konektado sa epektibong delegation — kung hindi ka marunong mag-delegate nang maayos, ikaw ang nagiging bottleneck. Naranasan ko na rin iyan :P Trust me, hindi magandang lugar na naroon ka. Maaari pa silang mainis at kwestiyunin ang commitment o suporta mula sa kanilang mga subordinates o senior management.

Kaya ano ang puwede mong gawin (bilang bagong manager)?

• Sa mga komplikadong proyekto, humingi ng gabay at feedback mula sa manager mo tungkol sa resourcing plan mo.
• Mag-check sa ibang mga departamento na kailangan mong i-coordinate para maunawaan ang kanilang mga schedule at resources. I-align ang kabuuang programa at kritikal na milestones sa pagitan ng mga departamento.
• I-involve ang mga miyembro ng team mo mula sa simula para magka-share kayo ng parehong status, target, at approach at mag-decide sa mga tradeoffs nang magkasama. Mas magiging committed ang mga miyembro ng team mo sa plano dahil may papel sila sa paghubog ng proyekto.
• Kung kailangan mong mag-request ng karagdagang headcount, mabuti na maunawaan kung paano ang financial performance ng kumpanya mo sa quarter/taon na iyon at kung paano karaniwang ginagawa ang desisyon. Sino ang mga key decision-makers? Anong impormasyon ang kailangan nila para mag-decide?
• Laging tandaan na mas matagal ang mga bagay (kahit doble nang mas matagal) kaysa sa inaasahan, kaya mag-build in ng buffer time. Hindi ko sapat na ma-stress ito — sa karanasan ko, anumang estimate mo, dagdagan ng hindi bababa sa 30-50% na dagdag na oras bilang buffer.
• Mag-practice, mag-practice, at mag-practice.

Iyon lang mula sa akin. Tumatagal bago magawa nang tama ang capacity planning — huwag mag-beat up sa sarili kung mali ka sa unang ilang beses :D

May mga "aha" moments ka na ba sa capacity planning? O mga horror stories? Gusto kong marinig.

Maraming salamat,

Chandler