Mga Tips sa Pag-handle ng Usapan Tungkol sa Career Progression (para sa First-time People Managers)

Natatandaan ko pa ang unang beses na umupo ang isang team member sa harap ko at nagtanong, "So... kailan ako mape-promote?" Mga anim na buwan pa lang akong nagma-manage ng tao sa agency ko noon, at wala talaga akong ideya kung ano ang sasabihin. Nag-fumble ako sa ilang malabo-labong sagot tungkol sa "performance" at "timing" tapos umalis na lang ako na iniisip, well, ang pangit nun :P

Matapos ang 18 taon sa advertising at pag-manage ng mga team sa Singapore at ngayon sa US, di ko na mabilang kung ilang beses ko nang napag-usapan ito. Ang career progression ay universal sa lahat ng kultura, at sa bandang huli, itatanong ito ng team mo. Malamang mas sanay ka sa kabilang side ng usapang ito (nagtatanong tungkol sa sarili mong progression), kaya sa tingin ko, sulit na mag-prepare nang maaga. Ang prospect ng career progression ay sobrang nakaka-motivate, at ang kawalan nito ay talagang nakakasira ng morale.

Ilang bagay na natutunan ko sa mahirap na paraan:

• Nagko-compare ang mga tao sa isa't isa sa office — lalo na sa mga itinuturing nilang kapareho nila. Kapag na-promote ang isa at hindi ang iba, mabilis kang makakakita ng pakiramdam ng favoritism at pagkadismaya. Nakita ko na nag-evaporate ang candid collaboration overnight dahil sa isang poorly managed promotion cycle.
• Ang pag-promote ng isang tao nang walang malinaw na ebidensya ng achievement, o paggawa nito nang masyadong mabilis, ay nagta-set ng mapanganib na precedent. Minsan nakita ko na na-promote ang isang graduate pagkatapos ng siyam na buwan. Ang susunod na batch ng mga graduate na hindi na-promote sa loob ng isang taon ay nagsimulang mag-question ng lahat. 'Yun ang klase ng gulo na ayaw mong linisin.
• Isa sa mga pinaka-mahirap na sitwasyon (at baka mali ako, pero mula sa experience ko, ito ang pinaka-challenging) ay ang pag-explain sa isang tao na kahit performing sila sa next level, wala lang talagang business need o headcount para sa promotion ngayon. Napakasakit ng usapang 'yun T.T

Kaya bilang first-time people manager, ano ang dapat mong gawin?

Alamin ang proseso ng company mo

Iba-iba ang pamamaraan ng bawat kumpanya dito. Sa experience ko, habang mas malaki ang corporation, mas kumplikado ang promotion process. May mga may annual reviews, may iba namang may multiple cycles. Baka may mga training programs at resources na pwede mong i-sign up — samantalahin mo 'yan. Habang mas naiintindihan mo ang mechanics, mas maayos mong maa-advocate ang mga tao mo.

Magplano ng anim hanggang siyam na buwan nang maaga

Hindi nag-o-overnight ang mga promotion, at mas matagal kaysa sa inaakala mo ang groundwork. Kailangan mo ng totoong oras para:

• Mag-delegate ng meaningful na trabaho at suriin kung talagang gumaganap ang team member mo sa next level
• Gumawa ng business case at kumuha ng buy-in mula sa line manager mo, finance director, o kahit managing director
• Suriin ang knock-on effects sa natitirang bahagi ng team mo

Mag-invest sa goal setting

Alam ko, alam ko — parang simple lang ito pero talagang mahirap i-practice nang maayos. Napakadaling i-skip o bilisan ang goal-setting exercises kapag may client deadline na sumisigaw sa'yo. (Tanungin mo ako kung paano ko nalaman.) Pag-quality over speed sa mga usapang ito.

Kilalanin ang performance na lampas sa promotions

Kung may isang taong nagtatrabaho nang husto pero hindi pa nasa next level, ang spot bonus o public acknowledgment ay malaking bagay. Nahanap ko itong partikular na kapaki-pakinabang sa agency life kung saan masikip ang budget. Hindi lang promotion ang paraan para ipakita sa isang tao na mahalaga ang trabaho nila.

I-manage ang expectations nang matapat

Bigyan ang team member mo ng realistic na larawan at huwag mag-over-promise. Kung mas maaga dumating ang promotion, magiging pleasant surprise ito. Mas gumagana ang under-promising at over-delivering kaysa sa kabaligtaran.

I-handle ang team transitions nang maingat

Kung lumipat ang isang tao sa ibang team, siguraduhing nagpapatuloy ang progression conversation. Irerekomenda ko:

• Diskusyon sa pagitan mo at ng bagong manager tungkol sa performance at anumang ongoing na progression conversations
• Three-way meeting para mag-align sa progress at expectations
• Malinaw na documentation para walang mahulog sa mga bitak

Kapag may nagbabanta na mag-quit dahil sa progression

Nararapat na magkaroon ng sariling section ito dahil isa ito sa mga pinakamabigatna sitwasyon na haharapin mo bilang bagong manager.

Paminsan-minsan, magkakaroon ka ng team member na hindi masaya sa bilis ng kanilang progression at iniisip ang pag-alis. Kung first time mo itong harapin, isali ang line manager mo o HR para sa gabay — huwag mo itong subukang i-handle nang mag-isa.

Ang kritikal na tanong ay kung talagang gumaganap sila sa next level. Kung oo, at gusto mo silang i-retain, ayaw mo pa ring lumikha ng perception na ang pagbabanta na mag-quit ay fast track sa promotion. Nagta-set 'yun ng precedent na babalik para habulin ka.

Mula sa experience ko, ang isang experienced manager — pagkatapos kumonsulta sa HR at finance — ay makakapag-articulate kung gaano kalayo ang gusto nilang puntahan para i-retain ang isang tao, at kung ano ang tamang mensahe. Ang layunin ay i-retain ang magagaling na tao nang hindi ginagantimpalaan ang mga ultimatum.

Ano ang pinaka-malaking challenge mo sa career progression conversations? Nagbabasa pa rin ako at nag-aaral, totoo lang.

Maraming salamat,

Chandler