Gaano karaming oras ang dapat gugulin ng mga manager sa mga meeting?

Kumusta lahat,

Madalas mo bang nararamdaman na ginugugol mo ang lahat ng oras mo sa mga meeting at walang nagagawang "aktwal na trabaho"? Hindi ka nag-iisa. Maraming manager ang nahihirapan dito, na humahantong sa nabawasang productivity, mahinang decision-making, at employee disengagement. Pero ang paggugol ng buong araw sa mga meeting ay universally masama ba? Gaano karaming oras ang dapat gugulin ng mga manager sa mga meeting? At paano maaaring balansehin ng mga manager ang meeting time sa ibang mga gawain para mapataas ang kanilang output at effectiveness? Tuklasin natin.

1. Output ng isang manager

Maraming opinyon at research tungkol dito. Fan ako ng yumaong si Andy Grove at ng kanyang inilarawan sa "High output management".

"Ang output ng isang manager = ang output ng kanyang organisasyon + ang output ng katabing organisasyon sa ilalim ng kanyang impluwensya."

Ang output ng isang manager ay sinusukat sa mga resultang kanilang nagagawa, hindi sa bilang ng mga oras na kanilang nagtrabaho. Para maging epektibo, kailangan ng mga manager na mag-focus sa pagkakamit ng output na naaayon sa mga layunin ng organisasyon. Halimbawa, bilang Global B2B Media Operation lead, responsibilidad ko ang magtrabaho sa mga practice para itaas ang paid-media campaign delivery excellence at effectiveness - sa parehong Brand at Performance - para mag-generate ng incremental business growth para sa aming client. Malapit akong nakikipagtulungan sa ibang mga team, gaya ng client service team, strategy team, media team, at analytics team, para matiyak na natutugunan namin ang mga business objectives ng client. Ang pagkakamit ng output ay nangangailangan ng balanse sa pagitan ng meeting time at iba pang mga gawain na nakatutulong sa pagkakamit ng mga resulta.

2. Makakamit ba ng mga manager ang kanilang mga target nang walang meeting?

Ang common sense na sagot ay malamang hindi. Bilang isang manager, kailangan mong i-brief ang iyong team sa kung ano ang kailangan, mag-allocate ng mga proyekto/gawain sa kanila, at makipagtulungan sa ibang mga team. Lahat ng ito ay nangangailangan ng ilang anyo ng interaksyon, ibig sabihin, mga impormal o pormal na meeting. Ang ilang mga meeting ay karaniwang itinuturing na mahalaga o produktibo, gaya ng project kick-off meetings, lingguhang team check-ins, at performance reviews.

Maraming uri ng meeting na maaaring magkaroon ang isang manager:

• One-to-one sa kanyang mga team member? sa kanyang manager?
• Team/department meeting?
• Inter-department meeting?
• Company meeting?
• External client meetings: maraming subtypes dito.
• Brainstorming meeting
• Impormal/casual na 10-15 minutong hindi planado na catch-up/huddle?
• Interview
• Personal development review meeting
• atbp...

3. Ang problema ng sobrang meeting

Maraming manager ang gumugugol ng sobrang oras sa mga meeting, na maaaring humantong sa frustration at inefficiency. Pero hindi lahat ng meeting ay pareho. Ang ilang mga meeting ay mahalaga, habang ang iba ay hindi. Mahalagang intindihin ang value exchange ng iba't ibang uri ng meeting at proactively na mag-prepare para sa mga meeting na dapat mong i-set up/attendan. Para maiwasan ang sobrang meeting, nangangailangan ng lakas ng loob na tumanggi sa mga meeting na hindi mo dapat attendan o kanselahin ang mga meeting na ikaw ang nag-set up kung sa tingin mo ay hindi magiging makabuluhan. Karaniwang mga dahilan ng sobrang meeting ay ang kawalan ng malinaw na komunikasyon, hindi organisadong meeting structures, o ang tendency na magsagawa ng meeting bilang default response sa anumang isyu.

Isang survey na ginawa ni Steven Rogelberg, isang propesor ng organizational science, psychology, at management sa University of North Carolina at Charlotte, ay nagpakita na ang mga masamang meeting ay nagkakahalaga sa malalaking korporasyon ng $100M/taon sa US.

Marahil ay magiging kapaki-pakinabang ang isang meeting best practice/guide?

4. Mga Gabay para sa Epektibong Meeting

Para matiyak na ang mga meeting ay epektibo, dapat sundin ng mga manager ang mga gabay na ito:

• Tukuyin ang layunin ng meeting at sabihin ito sa meeting invite o sa simula ng meeting.
• Tukuyin ang inaasahang mga resulta at ibahagi ang mga ito sa mga attendees. Gawin ito sa simula ng meeting.
• Maglaan ng sapat na oras para matugunan ang layunin pero huwag magmadali.
• Imbitahan lang ang mga kailangang naroon at isaalang-alang kung kailangan mo ng isang propesyonal na facilitator para sa ilang uri ng meeting.
• Tukuyin ang format ng meeting at bigyan ang mga attendees ng anumang kinakailangang mga materyales nang maaga.
  • Maaari ba itong 5 minuto na chat sa water cooler? Isang lakad sa paligid? Isang pormal na recurring meeting sa isang meeting room na may tamang kagamitan?
• Magtatag ng agenda at ipaalam sa mga attendees kung ano ang kailangan nilang ihanda bago ang meeting.
• Mag-ingat sa mga pangangailangan ng tao, gaya ng attention span at restroom breaks.
• Gumamit ng "parking lot" para makuha ang mga hindi kaugnay na isyu o sobrang maraming isyu na iniharap.
• Mag-practice, mag-practice, mag-practice, at humingi ng feedback sa mga attendees para mapabuti ang mga meeting sa hinaharap.

5. Konklusyon

Ang paggugol ng buong araw sa mga meeting ay maaaring hindi universally masama, pero maaari itong humantong sa frustration at inefficiency kung hindi maayos na namamahala. Ang mga epektibong manager ay kailangang balansehin ang meeting time sa ibang mga gawain para makamit ang output na naaayon sa mga layunin ng organisasyon. Para gawin ito, dapat nilang sundin ang mga gabay para sa epektibong meeting at maging proactive sa pamamahala ng kanilang oras. Sa pagtanggi sa mga meeting na hindi relevant, maaaring makalaya ang mga manager ng oras para sa mga gawain na nakatutulong sa pagkakamit ng mga resulta. Sa paggamit ng mga estratehiyang ito, maaaring mapataas ng mga manager ang kanilang effectiveness at makamit ang kanilang mga layunin.

Aaminin ko, naging guilty din ako sa sobrang meeting :P Nangangailangan ng lakas ng loob ang pagtanggi, pero malaki ang pagkakaiba.

Gaano karami ng iyong araw ang ginugugol mo sa mga meeting? May nahanap ka bang mga estratehiya na nakatutulong sa iyo na bawasan ang mga hindi nagdadagdag ng halaga? Gusto kong marinig kung ano ang gumagana para sa iyo.

Maraming salamat,

Chandler

P.S: Kung interesado ka sa aking mga sinusulat tungkol sa pamumuno at team management, tingnan ang Leadership section ng aking blog.