Quy trình hội nhập cho lãnh đạo cấp cao rất quan trọng cho thành công nhưng thường không được làm tốt

Lãnh đạo cấp cao thường có tác động lớn đến văn hóa công ty, đội nhóm, khách hàng/đối tác và kinh doanh tổng thể. Thế nhưng một kế hoạch hội nhập/onboarding vững chắc cho lãnh đạo cấp cao mới trong 60-90 ngày đầu thường không được làm tốt ở nhiều công ty. Tại sao?

Họ vượt qua phỏng vấn xuất sắc

Trước hết, ứng viên lãnh đạo cấp cao thường vượt qua phỏng vấn rất tốt nên bạn có thể đưa ra giả định sai rằng anh/cô ấy chỉ cần onboarding tối thiểu và có thể hoạt động đầy đủ ngay. Đúng là họ có thể có chuyên môn, hiểu ngành, có nhiều kinh nghiệm liên quan (đó là lý do họ được tuyển). Tuy nhiên, họ vẫn không biết doanh nghiệp của bạn hoạt động thế nào, hay đội của bạn làm việc ra sao, điểm mạnh/yếu, quy trình, khung giao tiếp nội bộ, mẫu v.v... Mỗi công ty đều khác

Cần nỗ lực từ toàn bộ đội lãnh đạo cấp cao

Để onboard một lãnh đạo cấp cao, bạn cần sự giúp đỡ của nhiều lãnh đạo cấp cao khác (thậm chí CEO/MD công ty) và đây là phần khó. Hầu hết họ cực kỳ bận với công việc riêng, nên rất dễ cho họ coi onboarding lãnh đạo mới như việc phụ thêm, đặc biệt nếu phạm vi công việc của lãnh đạo mới không liên quan lắm. Rất dễ và cám dỗ để ưu tiên "công việc khẩn cấp và quan trọng" của mình so với onboarding.

Họ có thể không hỏi

Tôi đoán đó là hành vi con người khi gia nhập tổ chức mới, chúng ta muốn "khoe" một chút và "chứng minh bản thân". Nên nếu công ty/đội bạn không có văn hóa thoải mái hỏi câu hỏi "ngốc", lãnh đạo cấp cao mới có thể không muốn hỏi. Hỏi có thể bị coi là dấu hiệu yếu đuối và mang chi phí thực cho người hỏi, đặc biệt ở cấp cao. Sẽ thế nào nếu mọi người thắc mắc "ai đó vậy?" "sao anh/cô ấy không biết điều này mà vẫn ở đây?" Bạn kết thúc với người mới cần kiến thức và không muốn hỏi, một trong những combo tệ nhất. Tôi có thể nói mãi về các vấn đề thực tế nhưng hãy chuyển hướng và thảo luận về thực tế làm sao cho nó hiệu quả:

Mục tiêu và kết quả chính của kế hoạch onboarding

Điều quan trọng là quản lý trực tiếp hoàn thiện mục tiêu và kết quả chính của kế hoạch onboarding trước để đảm bảo mọi mục trong kế hoạch đều có mục đích. Cố gắng cân bằng giữa các phiên xây dựng quan hệ "gặp gỡ" với các phiên chia sẻ kiến thức. Với phiên chia sẻ kiến thức, điều quan trọng là tùy chỉnh theo nhu cầu của từng lãnh đạo cấp cao, để đảm bảo thời gian được sử dụng hiệu quả.

Được sự đồng thuận từ tất cả thành viên chính của đội onboarding

Mọi thứ sẽ không đi đúng kế hoạch :) đội onboarding hiện tại sẽ có ưu tiên mới đòi hỏi sự chú ý. Do đó, rất quan trọng để gặp họ trước, trực tiếp nếu có thể hoặc qua video call để yêu cầu họ ưu tiên hoạt động onboarding. Tôi luôn thấy rằng hỏi trực tiếp tốt hơn nhiều so với gửi email. Cũng giải thích cho thành viên đội hiện tại bạn muốn họ chia sẻ gì với lãnh đạo mới vì thực tế có hàng triệu thứ họ có thể nói. Ví dụ, gần đây khi có trưởng bộ phận mới cho một trong những thị trường chính gia nhập, một thành viên đội analytics hỏi tôi muốn anh ấy chia sẻ gì với trưởng bộ phận mới, đặc biệt họ không làm cùng bộ phận. Tôi nói lý do tôi muốn trưởng bộ phận mới gặp thành viên tương đối trẻ hơn từ đội khác là để anh ấy đánh giá cao chiều sâu tài năng của chúng ta, đam mê và khát vọng làm công việc đẳng cấp thế giới, không chỉ trong bộ phận của anh ấy mà ở các bộ phận khác nữa. Và điều đó rất quan trọng, đặc biệt trong những ngày đầu.

Theo dõi kế hoạch (30/60/90 ngày) và sắp xếp lại ưu tiên cuộc họp khi tiến hành

Mọi thứ sẽ thay đổi và mọi người sẽ bắt đầu hủy hoặc yêu cầu thay đổi thời gian các cuộc họp hội nhập. Hãy kiên trì và yêu cầu đội sắp xếp lại nếu cần. Thành viên mới thường rất ngoại giao khi được hỏi về trải nghiệm onboarding nên rất quan trọng để kiểm tra với kế hoạch xem đã làm gì và chưa làm gì. Trong 45-90 ngày tiếp theo tôi thường lên lịch ít nhất 1 cuộc catch up mỗi tuần để giúp trả lời câu hỏi thành viên mới có và hỏi về trải nghiệm đến nay. Hỏi về điều gì đó không như họ kỳ vọng trước khi gia nhập và sẵn sàng lắng nghe họ. Bạn nghĩ sao? Thoải mái chia sẻ kinh nghiệm bên dưới hoặc email tôi. Thân mến, Chandler