Menos reuniones, más tiempo para pensar
Bloqueo la mitad de cada lunes para pensar, porque en un mundo donde se desperdician $37.000 millones al año en malas reuniones, proteger el tiempo para pensar ya no es opcional.
Mi último post sobre este tema ya tiene casi 3 años. Mi visión ha evolucionado bastante y estas son las principales diferencias:
- Las malas reuniones son omnipresentes y generan un coste significativo en tiempo y esfuerzo
- Cuanto más rápido se mueve el mundo, más crucial es el "tiempo para pensar" para los ejecutivos
- Hay una gran disparidad de opiniones sobre cuánto tiempo debería dedicarse a reuniones, pero conviene empezar por algún lado
- Las buenas prácticas en reuniones existen, pero hace falta disciplina para seguirlas
Las reuniones mal gestionadas cuestan más de $37.000 millones al año
Según esta investigación, los ejecutivos dedican alrededor del 40-50% de su tiempo (23 horas) a reuniones por semana. De ese tiempo, unas 8 horas por semana (1 día) son innecesarias y están mal organizadas. Solo en EE.UU., esto equivale a un coste estimado de unos $37.000 millones al año. El 90% de las personas pierde la atención en las reuniones en algún momento, y más de la mitad las considera improductivas.
El tiempo para pensar es más crucial que nunca
En un mundo cada vez más caótico y acelerado, es aún más importante que los directivos reserven tiempo para pensar. Les ayuda a distinguir la señal del ruido, a identificar, revisar y adoptar los mejores cursos de acción para alcanzar objetivos estratégicos a medio y largo plazo. La regla del 80/20, según la cual unas pocas ideas o proyectos pueden tener un impacto desproporcionado en el negocio, no es ninguna novedad para la mayoría de nosotros.
En una conversación reciente con el Canciller Sebastian Kurz de Austria, Yuval Harari dijo que lo único que recomendaría a los líderes europeos es "tener más tiempo libre para pensar" dado los grandes desafíos que se avecinan.
¿Pero mi calendario siempre está lleno y la gente no para de enviarme invitaciones? Bueno, Dorie Clark tiene algunas sugerencias útiles en el artículo "cómo salir de una reunión que sabes que será una pérdida de tiempo" o "¿realmente necesitas celebrar esa reunión?" de Elizabeth Grace Saunders. Básicamente se trata de instaurar una cultura empresarial que articule claramente por qué debe celebrarse una reunión, qué decisión se quiere tomar y qué aportación específica hará cada persona en ella. Por supuesto, algunas reuniones sirven más para construir relaciones y hay que tratarlas de forma diferente.
¿Cuánto tiempo para pensar es ideal?
Depende de a quién le preguntes. Si le preguntas a Warren Buffett, prácticamente no tiene reuniones. "Sabes, yo tenía cada minuto ocupado y pensaba que era la única forma de hacer las cosas", dice Gates. Pero, asegura, Buffett le enseñó la importancia de darte tiempo para pensar. Berkshire Hathaway tiene cerca de cuatrocientos mil empleados y aun así Buffett tiene menos de 4 reuniones planificadas al mes. Buffett toma decisiones muy rápidamente; los acuerdos por decenas de miles de millones de dólares suelen cerrarse después de 1 o 2 reuniones, en cuestión de días.
Si la recomendación de Buffett te parece demasiado radical y te genera ansiedad reducir repentinamente las reuniones a un número tan pequeño, Neil Pasricha propone una respuesta más práctica con un día por semana.
En mi caso personal, tengo el "Chandler Monday". Simplemente significa que reservo al menos media jornada cada semana, los lunes por la tarde, para sentarme y pensar. Lo bloqueo en mi calendario cada semana. Algunas semanas tengo que moverlo por viajes de trabajo, pero si no, se queda fijo.
El lunes por la tarde me funciona mejor porque me ayuda a reunir todo el contexto de otras regiones (EE.UU., EMEA) y revisar mis prioridades para las semanas y meses siguientes.
Las buenas prácticas en reuniones existen, pero hace falta disciplina para seguirlas
Sí, te escucho, y yo también lo intento. Requiere un esfuerzo continuo asegurarse de que las reuniones se organicen correctamente, especialmente con los stakeholders senior. Pero como en casi todo en la vida, el cambio o la adaptación tiene que empezar en algún lugar, y no hay mejor lugar que uno mismo.
Un aspecto a tener en cuenta es el tamaño de la reunión. Una investigación de Stanford sugiere que quizás 8 sea el número máximo de personas en una reunión. Si bien 8 participantes puede ser el máximo para resolver un problema o tomar una decisión, existe la guía 8-18-1800 que puedes consultar. "Si quieres hacer una lluvia de ideas, puedes llegar hasta 18 personas."
Gracias, Chandler
