As-tu déjà vécu une mauvaise réunion dans laquelle tu jouais le rôle principal (le présentateur principal ou celui qui l'a organisée) ? Il peut y avoir de nombreuses raisons à cela, et aujourd'hui nous allons parler de l'importance de gérer les attentes. Si tu ne gères pas les attentes avec soin avant ou au début de la réunion, tu risques de perdre ton audience dès le départ et le reste pourrait être vraiment désagréable pour tout le monde. Les participants commenceront à se demander pourquoi ils sont là et à décrocher. Certains pourraient partir à mi-chemin ou se mettre à travailler sur leur ordinateur ou téléphone. Tous tes efforts pour préparer des slides, etc., tombent à l'eau. Et ce n'est même pas le pire. Il y aura beaucoup de plaintes après la réunion, formelles ou informelles. La prochaine fois que tu voudras convoquer une réunion, les gens trouveront des excuses pour s'y soustraire. Bien sûr, il y a aussi une perte économique directe : plus la réunion est grande, plus le temps collectif perdu est important, et ce temps peut valoir beaucoup d'argent pour ton entreprise, tes clients ou partenaires. Tu peux simplement demander à ton service financier le taux journalier des membres de l'équipe présents et tu verras que ça peut facilement coûter plus de mille dollars pour une réunion d'une heure avec 6 à 8 personnes.

1. Avant la réunion : comprends ce qu'attend ton audience

Comprends qui assiste à la réunion et ce qu'ils veulent en retirer. C'est beaucoup plus facile à dire qu'à faire. Par exemple, récemment j'ai eu une réunion avec un client senior et il m'a fallu 3 heures pour déterminer ce qui l'intéresserait. N'aie pas peur de demander, que ce soit à quelques personnes qui assistent à la réunion ou à ceux qui l'organisent. Si tu ne sais pas clairement, envoie un rapide e-mail au préalable avec ce que tu prévois d'aborder et demande aux participants de répondre si ce n'est pas ce qu'ils attendent. N'hésite pas à fixer une date limite pour les réponses. Plus la réunion est grande, moins tu connais les participants, plus tu dois veiller à ce que tout le monde sache à quoi s'attendre. Si c'est ton client/partenaire/supérieur qui organise la réunion, demande la liste des participants, leurs titres et responsabilités principales pour comprendre ce qu'ils veulent en retirer. J'ai vu tellement d'exemples où l'équipe a passé beaucoup de temps à préparer certains contenus, à embellir les slides, pour finalement se rendre compte que ce n'est pas ce que l'audience attendait. Prépare-toi réellement à la réunion — oui, cela peut sembler très basique, mais pour les réunions internes, il est très facile de ne rien préparer et d'aller directement en réunion. Si tu veux aller plus loin, tu peux même essayer de visualiser :

• Comment tu veux que chacun soit assis pendant la réunion ? Tu serais surpris de voir comment la disposition physique des personnes lors d'une réunion donne le ton.
• Comment tu veux démarrer la réunion, ce que tu veux dire, est-ce que tu auras les slides projetées ?

2. Comment bien démarrer une réunion ?

Partager le contexte — Beaucoup de fois, nous allons directement à l'ordre du jour sans expliquer ni s'assurer que tout le monde (présent) comprend pourquoi ils sont là, ce que nous allons discuter et les résultats attendus. Il serait même utile de demander une dernière fois si l'ordre du jour et les résultats attendus correspondent aux attentes de chacun. Parfois, il est utile d'expliquer le contexte de la réunion précédente si celle-ci est une suite. Que se passe-t-il alors si tu vois qu'un membre de ton équipe commence la réunion sans énoncer clairement le contexte à tout le monde ? Eh bien, interromps-le en douceur et demande si cela aiderait les nouveaux membres ou l'ensemble du groupe de parler du contexte d'abord. Il y aura normalement au moins 2 à 3 personnes qui diront oui, alors procède à donner le contexte. Évidemment, si tout le monde dit non, qu'ils connaissent parfaitement le contexte, on peut passer à la suite. Gardien du temps — Si tu n'es pas le gardien du temps, désigne quelqu'un pour t'aider. Que se passe-t-il quand tu dirigeais la réunion et que tu remarques qu'il y a des personnes présentes qui n'en bénéficieront pas ? Au début, je dirais diplomatiquement que ce que nous allons discuter pourrait ne pas être pertinent pour certains membres de l'équipe, ils peuvent choisir de rester ou de récupérer une heure de leur temps. Si tu es sincère dans ton explication, les gens saisiront l'opportunité et soit resteront en sachant qu'ils n'en tireront probablement pas grand-chose, soit partiront. S'il s'agit d'une réunion interne pour ma propre équipe, je peux même « demander » gentiment à ces membres de l'équipe de retourner à d'autres travaux. Certaines personnes ont peur de rater quelque chose, mais c'est ton rôle en tant que leader de t'assurer que ton équipe fonctionne de manière optimale.

C'est tout ce que j'ai pour l'instant, qu'en penses-tu ? N'hésite pas à partager ci-dessous.

Cordialement, Chandler