Moins de réunions, plus de temps pour réfléchir
Je bloque la moitié de chaque lundi pour du temps de réflexion — parce que dans un monde où 37 milliards de dollars sont gaspillés chaque année en mauvaises réunions, protéger du temps pour penser n'est plus une option.
Mon dernier article sur ce sujet date maintenant de près de 3 ans. Mon point de vue sur la question a bien évolué et voici les principales différences :
- Les mauvaises réunions sont omniprésentes et elles engendrent un coût significatif en temps et en énergie
- Plus le monde va vite, plus le « temps de réflexion » est crucial pour les dirigeants
- Il existe une grande divergence d'opinions sur la durée idéale à consacrer aux réunions, mais il est bon de commencer quelque part
- Les meilleures pratiques en matière de réunions existent, mais il faut de la discipline pour les appliquer
Les réunions mal organisées coûtent plus de 37 milliards de dollars par an
Selon cette étude, les cadres consacrent environ 40 à 50 % de leur temps (23 heures) aux réunions par semaine. Sur ce total, environ 8 heures par semaine (1 journée) sont inutiles et mal gérées. Aux États-Unis seulement, cela représente un coût annuel estimé à environ 37 milliards de dollars. 90 % des personnes laissent parfois leur esprit vagabonder en réunion, et plus de la moitié trouvent que les réunions sont improductives.
Le temps de réflexion est plus crucial que jamais
Dans un monde de plus en plus chaotique et qui évolue rapidement, il est encore plus important pour les managers de s'accorder du temps pour réfléchir. Cela les aide à distinguer le signal du bruit, à identifier, réviser et adopter les meilleures lignes de conduite pour atteindre des objectifs stratégiques à moyen et long terme. La règle des 80/20, selon laquelle quelques idées/projets peuvent avoir un impact disproportionné sur l'activité, n'est une nouveauté pour personne.
Lors d'une récente conversation avec le chancelier Sebastian Kurz d'Autriche, Yuval Harari a dit que la seule chose qu'il recommanderait aux dirigeants européens serait « d'avoir plus de temps libre pour réfléchir » face aux grands défis qui s'annoncent.
Mais mon agenda est surchargé et les gens continuent d'envoyer des invitations sans arrêt ? Dorie Clark a quelques suggestions utiles dans son article « how to get out of meeting you know will waste your time » ou dans « do you really need to hold that meeting » d'Elizabeth Grace Saunders. Il s'agit essentiellement d'instaurer une culture d'entreprise qui exige d'articuler clairement pourquoi la réunion doit avoir lieu, quelle décision on cherche à prendre et quelle contribution spécifique chaque participant apportera. Certaines réunions visent davantage à construire la relation et tu dois les traiter différemment, bien sûr.
Quelle est la durée idéale de temps de réflexion ?
Tout dépend de qui tu demandes. Si tu demandes à Warren Buffett, il n'a presque aucune réunion. « Tu sais, j'avais chaque minute de planifiée et je pensais que c'était la seule façon de faire les choses », dit Gates. Mais, explique-t-il, Buffett lui a enseigné l'importance de se donner du temps pour réfléchir. Berkshire Hathaway compte près de quatre cent mille employés, et pourtant Buffett a moins de 4 réunions planifiées par mois. Buffett prend cependant des décisions très rapidement : des transactions valant des dizaines de milliards de dollars sont souvent conclues après 1 ou 2 réunions, en quelques jours.
Si la recommandation de Buffett te semble un peu extrême et que l'idée de réduire soudainement tes réunions à un si petit nombre t'angoisse, Neil Pasricha propose une réponse plus pragmatique avec un jour par semaine.
Pour ma part, j'ai instauré le « Chandler Monday ». Cela signifie simplement que j'alloue au minimum une demi-journée chaque lundi après-midi pour m'asseoir et réfléchir. Je le bloque dans mon calendrier chaque semaine. Certaines semaines, je dois le déplacer en raison de déplacements professionnels, mais autrement, il reste fixe.
Le lundi après-midi me convient parfaitement, car cela m'aide à rassembler tout le contexte des autres régions (États-Unis, EMEA) et à réviser mes priorités pour les semaines et mois à venir.
Les meilleures pratiques en matière de réunions existent, mais il faut de la discipline pour les appliquer
Oui, je t'entends, et je fais de mon mieux aussi. Il faut un effort continu pour s'assurer que les réunions sont bien organisées, en particulier avec les parties prenantes senior. Mais comme pour beaucoup de choses dans la vie, le changement ou l'adaptation doit commencer quelque part, et il n'y a pas de meilleur endroit que soi-même.
Un point à garder à l'esprit est la taille de la réunion. Une étude de Stanford suggère que 8 est peut-être le nombre maximum de personnes que tu devrais avoir dans une réunion. Si 8 participants peuvent être un maximum pour résoudre un problème ou prendre une décision, il existe un guide 8-18-1800 que tu peux consulter. « Si tu veux faire un brainstorming, tu peux aller jusqu'à 18 personnes. »
Cordialement, Chandler
