Combien de temps les managers devraient-ils passer en réunions ?

Bonjour à tous,

As-tu souvent l'impression de passer tout ton temps en réunions sans accomplir de « vrai travail » ? Tu n'es pas seul. Beaucoup de managers luttent contre ça, ce qui entraîne une productivité réduite, de mauvaises prises de décision et un désengagement des employés. Mais passer toute la journée en réunions est-il universellement mauvais ? Combien de temps les managers devraient-ils passer en réunions ? Et comment les managers peuvent-ils équilibrer le temps de réunion avec d'autres tâches pour augmenter leur output et leur efficacité ? Explorons ça ensemble.

1. L'output d'un manager

Il y a beaucoup d'opinions et de recherches à ce sujet. Je suis fan du regretté Andy Grove et de ce qu'il a décrit dans « High output management ».

« L'output d'un manager = l'output de son organisation + l'output de l'organisation voisine sous son influence. »

L'output d'un manager est mesuré par les résultats qu'il produit, pas par le nombre d'heures travaillées. Pour être efficace, les managers doivent se concentrer sur l'obtention de résultats alignés sur les objectifs de l'organisation. Par exemple, en tant que responsable mondial des opérations médias B2B, je suis chargé de travailler à travers les pratiques pour élever l'excellence et l'efficacité de la livraison des campagnes médias payants — à la fois Brand et Performance — afin de générer une croissance commerciale incrémentielle pour notre client. Je travaille en étroite collaboration avec d'autres équipes, telles que l'équipe de service client, l'équipe de stratégie, l'équipe médias et l'équipe d'analyse, pour nous assurer que nous atteignons les objectifs commerciaux du client. L'obtention de résultats nécessite un équilibre entre le temps de réunion et d'autres tâches qui contribuent à atteindre ces résultats.

2. Les managers pourraient-ils atteindre leurs objectifs sans réunions ?

La réponse de bon sens est probablement non. En tant que manager, tu dois briefer ton équipe sur ce qui est requis, leur attribuer des projets/tâches et travailler avec d'autres équipes. Tout cela nécessite une forme d'interaction, c'est-à-dire des réunions formelles ou informelles. Certaines réunions sont généralement considérées comme essentielles ou productives, comme les réunions de lancement de projet, les points d'équipe hebdomadaires et les évaluations de performance.

Il existe de nombreux types de réunions qu'un manager peut avoir :

• Un à un avec ses membres d'équipe ? avec son manager ?
• Réunion d'équipe/département ?
• Réunion inter-départementale ?
• Réunion d'entreprise ?
• Réunions client externes : il pourrait y avoir tellement de sous-types ici.
• Réunion de brainstorming
• Échange informel/décontracté de 10-15 minutes non planifié ?
• Entretien
• Réunion d'évaluation du développement personnel
• etc...

3. Le problème de la surréunion

De nombreux managers passent trop de temps en réunions, ce qui peut entraîner frustration et inefficacité. Mais toutes les réunions ne se valent pas. Certaines réunions sont essentielles, d'autres non. Il est important de comprendre l'échange de valeur des différents types de réunions et de se préparer proactivement aux réunions que tu devrais organiser/auxquelles tu devrais assister. Pour éviter la surréunion, il faut du courage pour dire non aux réunions auxquelles tu ne devrais pas assister ou pour annuler des réunions que tu as organisées si tu ne penses pas qu'elles seront significatives. Les raisons courantes de surréunion comprennent un manque de communication claire, des structures de réunion désorganisées ou la tendance à tenir des réunions comme réponse par défaut à tout problème.

Une enquête réalisée par Steven Rogelberg, professeur de sciences organisationnelles, de psychologie et de management à l'Université de Caroline du Nord à Charlotte, a montré que les mauvaises réunions peuvent coûter aux grandes entreprises 100 M$/an aux États-Unis.

Un guide des meilleures pratiques en matière de réunions serait peut-être utile ?

4. Lignes directrices pour des réunions efficaces

Pour s'assurer que les réunions sont efficaces, les managers devraient suivre ces lignes directrices :

• Définir l'objectif de la réunion et l'énoncer dans l'invitation ou au début de la réunion.
• Déterminer les résultats attendus et les partager avec les participants. Fais cela au début de la réunion.
• Allouer suffisamment de temps pour atteindre l'objectif mais ne pas se précipiter.
• Inviter uniquement ceux qui doivent être là et envisager si tu as besoin d'un facilitateur professionnel pour certains types de réunions.
• Déterminer le format de la réunion et fournir aux participants tous les matériaux nécessaires à l'avance.
  • Pourrait-il s'agir d'un échange de 5 minutes autour de la machine à café ? D'une promenade autour du pâté de maisons ? D'une réunion récurrente formelle dans une salle de conférence avec équipement adéquat ?
• Établir un ordre du jour et informer les participants de ce qu'ils doivent préparer avant la réunion.
• Être conscient des besoins humains, comme la durée d'attention et les pauses.
• Utiliser un « parking » pour capturer les sujets non liés ou les trop nombreux sujets présentés.
• Pratiquer, pratiquer, pratiquer et demander aux participants des retours pour améliorer les réunions à l'avenir.

5. Conclusion

Passer toute la journée en réunions n'est peut-être pas universellement mauvais, mais cela peut entraîner frustration et inefficacité si ce n'est pas bien géré. Les managers efficaces doivent équilibrer le temps de réunion avec d'autres tâches pour obtenir des résultats alignés sur les objectifs de l'organisation. Pour ce faire, ils doivent suivre les lignes directrices pour des réunions efficaces et être proactifs dans la gestion de leur temps. En disant non aux réunions qui ne sont pas pertinentes, les managers peuvent libérer du temps pour des tâches qui contribuent à atteindre les résultats. En utilisant ces stratégies, les managers peuvent accroître leur efficacité et atteindre leurs objectifs.

Je dois admettre que je me suis moi-même rendu coupable de surréunion :P Il faut du courage pour dire non, mais ça fait vraiment une différence.

Quelle proportion de ta journée passes-tu en réunions ? As-tu trouvé des stratégies qui t'aident à réduire celles qui n'apportent pas de valeur ? J'adorerais entendre ce qui fonctionne pour toi.

Cordialement, Chandler

P.S. : Si tu t'intéresses à mes écrits sur le leadership et la gestion d'équipe, consulte cette section Leadership sur mon blog.