टीम लीडर के लिए capacity planning के सुझाव
नए मैनेजर अक्सर कार्यों की अवधि और समन्वय के समय को कम आँकते हैं, जिससे वे खुद लंबे घंटे काम करने लगते हैं — यहाँ बताया गया है कि capacity को यथार्थवादी रूप से कैसे plan करें।
इस संदर्भ में capacity planning का मतलब है यह समझना कि एक निश्चित अवधि में आपकी टीम कितना काम संभाल सकती है, और तदनुसार headcount में समायोजन का प्रस्ताव करना। बुनियादी बातें सरल लगती हैं:
- यह समझें कि आने वाले हफ्तों और महीनों में आपकी टीम के पास कितना काम होगा
- निर्धारित समय पर परियोजनाएँ पूरी करने के लिए कितने टीम सदस्यों (अलग-अलग वरिष्ठता स्तर पर) की ज़रूरत है
- आपके मौजूदा टीम सदस्य क्या हासिल करने में सक्षम हैं? आपको इस तरह से plan करना चाहिए जो आपके टीम सदस्यों और खुद आपको नियमित कार्य घंटे देने दे।
- दोनों अनुमानों के बीच अंतर पहचानें।
व्यवहार में, यह बहुत अधिक जटिल हो सकता है — खासकर नए मैनेजरों के लिए। सामान्य गलतियाँ हैं:
- प्रत्येक उप-परियोजना/कार्य में लगने वाले समय को कम आँकना
- अपने टीम सदस्यों की क्षमता को अधिक/कम आँकना
- एक ही परियोजना पर दूसरी टीमों और विभागों के साथ समन्वय में लगने वाले प्रयास/समय को ध्यान में न रखना
- परियोजना की आवश्यकताओं या "अच्छा" किसे कहते हैं — इसे गलत समझना
- अतिरिक्त headcount के अनुरोध अस्वीकृत होना या देर से स्वीकृत होना, जिससे मौजूदा टीम सदस्यों पर अधिक काम का बोझ पड़ता है
- नए टीम सदस्यों की भर्ती करने या उन्हें onboard करने में लगने वाले समय को कम आँकना (यहाँ तक कि किसी अन्य टीम से सदस्य को transition करने में भी)
नतीजतन, नए मैनेजरों के साथ अक्सर ऐसा होता है कि वे बहुत सारी परियोजनाओं का काम खुद उठा लेते हैं और लंबे घंटे काम करते हैं। यह सीधे प्रभावी delegation से जुड़ा है — यदि आप अच्छी तरह delegate नहीं कर सकते, तो आप ही bottleneck बन जाते हैं। मैं वहाँ रहा हूँ :P भरोसा करें, यह अच्छी जगह नहीं है। वे अपने subordinates या वरिष्ठ प्रबंधन की प्रतिबद्धता या समर्थन से भी निराश और सवाल करने लगते हैं।
तो आप (नए मैनेजर) क्या कर सकते हैं?
- किसी जटिल परियोजना के लिए, अपनी resourcing plan के बारे में अपने मैनेजर से मार्गदर्शन और feedback माँगें।
- जिन अन्य विभागों के साथ आपको समन्वय करना है, उनसे उनके schedules और resources के बारे में जाँच करें। विभागों के बीच समग्र program और महत्वपूर्ण milestones को संरेखित करें।
- शुरू से ही अपने टीम सदस्यों को शामिल करें ताकि आप सभी एक ही status, लक्ष्य और दृष्टिकोण साझा करें और मिलकर tradeoffs तय करें। आपके टीम सदस्य योजना के प्रति अधिक प्रतिबद्ध महसूस करेंगे क्योंकि उन्होंने परियोजना को आकार देने में भाग लिया है।
- यदि आपको अतिरिक्त headcount के लिए request करना हो, तो यह समझना उचित है कि उस तिमाही/वर्ष में आपकी कंपनी आर्थिक रूप से कैसी चल रही है और निर्णय कैसे होता है। मुख्य निर्णय-निर्माता कौन हैं? उन्हें निर्णय लेने के लिए किस जानकारी की ज़रूरत है?
- हमेशा याद रखें कि चीज़ें अनुमान से अधिक समय लेती हैं (यहाँ तक कि दोगुना भी), इसलिए buffer time रखें। मैं इस पर पर्याप्त ज़ोर नहीं दे सकता — मेरे अनुभव में, जो भी अनुमान हो, उसमें कम से कम 30-50% और समय buffer के रूप में जोड़ें।
- अभ्यास, अभ्यास, और अभ्यास।
बस इतना ही मेरी तरफ से। Capacity planning में सही होने में समय लगता है — अगर पहली कुछ बार गलत हो जाए तो खुद को मत कोसें :D
क्या capacity planning के बारे में आपका कोई "aha" पल रहा है? या कोई horror story? मुझे सुनना अच्छा लगेगा।
शुभकामनाओं सहित,
Chandler
