Pernahkah Anda mengalami meeting yang buruk di mana Anda berperan utama (presenter utama atau orang yang mengatur meeting)? Bisa banyak alasannya, dan untuk hari ini, kita akan membahas tentang pentingnya mengelola ekspektasi. Jika Anda tidak mengelola ekspektasi dengan hati-hati sebelum atau di awal meeting, Anda mungkin kehilangan audiens tepat di awal meeting dan sisanya bisa sangat tidak menyenangkan bagi semua orang. Audiens akan mulai bertanya-tanya mengapa mereka ada di sana dan tidak memperhatikan. Beberapa dari mereka mungkin pergi di tengah jalan atau mulai bekerja di laptop/ponsel mereka. Semua usaha Anda membangun slide dll sia-sia. Itu belum yang terburuk. Akan ada banyak keluhan setelah meeting, baik formal maupun informal. Lain kali Anda ingin mengadakan meeting, orang akan mencari cara untuk menghindar. Tentu saja ada kerugian ekonomi langsung juga karena semakin besar meeting, semakin banyak waktu kolektif yang terbuang dan jumlah waktu itu mungkin bernilai banyak uang bagi perusahaan, klien atau mitra Anda. Anda bisa bertanya ke tim keuangan tentang tarif harian anggota tim yang menghadiri meeting dan Anda bisa melihat bahwa biayanya dengan mudah bisa lebih dari seribu dolar untuk meeting 1 jam dengan 6-8 orang.

1. Sebelum meeting: pahami apa yang diharapkan audiens Anda

Pahami siapa yang menghadiri meeting dan apa yang ingin mereka dapatkan darinya. Ini jauh lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Misalnya, baru-baru ini saya punya meeting dengan klien senior dan butuh 3 jam untuk mencari tahu apa yang menarik baginya. Jangan takut bertanya, baik kepada beberapa orang yang hadir atau yang mengatur meeting. Jika Anda tidak tahu dengan jelas, kirim email singkat sebelumnya dengan apa yang Anda rencanakan untuk dibahas dan minta audiens membalas jika ini bukan yang mereka cari. Jangan takut menetapkan deadline kapan Anda butuh respons. Semakin besar meeting, semakin tidak familiar Anda dengan yang hadir, semakin hati-hati Anda perlu memastikan bahwa semua yang hadir tahu apa yang diharapkan. Jika klien/mitra/atasan Anda yang mengatur meeting, minta daftar kehadiran, jabatan mereka, tanggung jawab utama untuk mencari tahu apa yang ingin mereka dapatkan. Saya sudah melihat begitu banyak contoh di mana tim menghabiskan begitu banyak waktu untuk menyiapkan konten tertentu, mempercantik slide, hanya untuk menemukan bahwa itu bukan yang diharapkan audiens. Benar-benar persiapkan meeting Ya, ini mungkin terdengar sangat dasar tapi untuk meeting internal, sangat mudah untuk tidak menyiapkan apa-apa dan langsung ke meeting. Jika Anda ingin berusaha ekstra, Anda bahkan bisa mencoba memvisualisasikan:

• Bagaimana Anda ingin semua orang duduk selama meeting? Anda akan takjub bagaimana posisi duduk fisik orang selama meeting menentukan suasana meeting itu.
• Bagaimana Anda ingin memulai meeting, apa yang ingin Anda katakan, apakah slide sudah ditayangkan?

2. Bagaimana memulai meeting dengan benar?

Berbagi konteks Banyak kali kita langsung ke agenda meeting tanpa menjelaskan atau memastikan bahwa semua orang (yang hadir) memahami mengapa mereka ada di sana, apa yang akan kita bahas dan hasil yang diharapkan. Bahkan akan bagus untuk bertanya sekali lagi apakah agenda dan hasil yang diharapkan sesuai dengan ekspektasi orang? Kadang membantu untuk menjelaskan konteks meeting sebelumnya jika meeting ini adalah lanjutan. Lalu apa yang terjadi ketika Anda melihat anggota tim Anda memulai meeting tanpa menyatakan konteks dengan jelas kepada semua orang? Hentikan alirannya dengan cara yang baik dan tanyakan apakah akan membantu anggota baru atau seluruh kelompok jika kita membahas konteks terlebih dahulu. Biasanya akan ada setidaknya 2-3 orang yang bilang ya, itu akan membantu mereka, jadi lanjutkan untuk memberikan konteks. Tentu saja jika semua orang bilang tidak, mereka sepenuhnya memahami seluruh konteks, kita bisa lanjut. Pencatat waktu Jika Anda bukan pencatat waktu maka tunjuk seseorang yang akan membantu Anda. Apa yang terjadi ketika Anda memimpin meeting dan Anda menyadari ada beberapa orang yang hadir yang tidak akan mendapat manfaat darinya? Di awal, saya akan bilang secara diplomatis bahwa apa yang akan kita bahas mungkin tidak relevan untuk anggota tim tertentu, mereka bisa memilih untuk tinggal atau mendapatkan kembali 1 jam waktu mereka. Jika Anda tulus/jujur dalam penjelasan Anda, orang akan menerima tawaran Anda dan baik tinggal tapi tahu mereka mungkin tidak mendapat banyak darinya atau meninggalkan meeting. Jika itu meeting internal untuk tim saya sendiri, saya mungkin bahkan "meminta" dengan cara yang baik agar anggota tim tersebut kembali ke pekerjaan lain. Beberapa orang punya rasa takut ketinggalan tapi tugas Anda sebagai pemimpin adalah memastikan tim Anda berfungsi secara optimal. Itu saja yang saya punya untuk sekarang, bagaimana menurut Anda? Silakan bagikan di bawah.

Salam, Chandler