Kurangi rapat, perbanyak berpikir

Postingan terakhir saya tentang topik ini sekarang sudah hampir 3 tahun. Pandangan saya tentang topik ini sudah berkembang cukup banyak dan berikut perbedaan utamanya:

1. Rapat yang buruk merajalela di mana-mana dan menimbulkan biaya yang signifikan dalam waktu dan tenaga
2. Semakin cepat dunia bergerak, semakin krusial "waktu berpikir" bagi para eksekutif
3. Ada perbedaan pendapat yang sangat luas tentang berapa banyak waktu yang harus dihabiskan untuk rapat, tapi ada baiknya mulai dari suatu titik
4. Praktik terbaik rapat memang ada, tapi butuh disiplin untuk menjalankannya

Rapat yang dijalankan dengan buruk menelan biaya lebih dari $37 miliar per tahun

Menurut riset ini, eksekutif menghabiskan sekitar 40-50% waktu mereka (23 jam) untuk rapat per minggu. Dari jumlah itu, sekitar 8 jam per minggu (1 hari) merupakan rapat yang tidak perlu dan dijalankan dengan buruk. Di AS saja, secara tahunan, ini mengakibatkan perkiraan biaya sekitar $37 miliar. 90% orang melamun dalam rapat kadang-kadang dan lebih dari setengahnya menganggap rapat tidak produktif.

Waktu berpikir lebih krusial dari sebelumnya

Di dunia yang semakin kacau dan bergerak cepat, semakin penting bagi para manajer untuk mengalokasikan waktu untuk berpikir. Ini membantu mereka membedakan sinyal dari kebisingan, mengidentifikasi, meninjau, dan mengadopsi tindakan terbaik untuk mencapai tujuan strategis jangka menengah hingga panjang. Bukan berita baru bagi banyak dari kita mengenai aturan 80/20 di mana beberapa ide/proyek dapat memiliki dampak yang tidak proporsional terhadap bisnis.

Selama percakapan baru-baru ini dengan Kanselir Sebastian Kurz dari Austria, Yuval Harari mengatakan bahwa satu hal yang akan dia rekomendasikan kepada sesama pemimpin Eropa adalah "memiliki lebih banyak waktu luang untuk berpikir" karena tantangan besar di depan.

Tapi kalender saya sibuk sepanjang waktu dan orang-orang terus memasukkan undangan baru? Nah, Dorie Clark punya beberapa saran yang bisa membantu dalam artikel "how to get out of meeting you know will waste your time" atau "do you really need to hold that meeting" dari Elizabeth Grace Saunders. Intinya tentang membangun budaya perusahaan untuk mengartikulasikan dengan jelas mengapa rapat harus terjadi, keputusan apa yang ingin kita buat, dan kontribusi spesifik apa yang akan diberikan setiap orang dalam rapat. Beberapa rapat lebih untuk membangun hubungan dan kamu perlu memperlakukannya secara berbeda tentunya.

Berapa banyak waktu berpikir yang ideal?

Tergantung siapa yang kamu tanya. Kalau kamu tanya Warren Buffett, dia hampir tidak punya rapat. "You know, I had every minute packed and I thought that was the only way you could do things," kata Gates. Tapi, katanya, Buffett mengajarkannya pentingnya memberi diri sendiri waktu untuk berpikir. Berkshire Hathaway memiliki hampir empat ratus ribu karyawan namun Buffett memiliki kurang dari 4 rapat terencana per bulan. Namun Buffett membuat keputusan dengan sangat cepat, transaksi bernilai puluhan miliar dolar sering diselesaikan setelah 1 atau 2 pertemuan, dalam beberapa hari.

Kalau rekomendasi Buffett agak terlalu berlebihan buat kamu dan kamu merasa cemas untuk tiba-tiba mengurangi rapat ke jumlah sekecil itu, Neil Pasricha menyarankan jawaban yang lebih praktis dengan satu hari per minggu.

Untuk saya pribadi, saya punya "Chandler Monday". Artinya sederhana, saya mengalokasikan setidaknya setengah hari setiap minggu pada Senin sore untuk duduk dan berpikir. Saya memblokirnya di kalender setiap minggu. Beberapa minggu saya harus memindahkannya karena perjalanan bisnis tapi selain itu, tetap di sana.

Senin sore paling cocok untuk saya karena membantu saya mengumpulkan semua konteks dari region lain (AS, EMEA) dan meninjau prioritas saya untuk minggu-minggu dan bulan-bulan ke depan.

Praktik terbaik rapat memang ada tapi butuh disiplin untuk menjalankannya

Ya, saya paham dan saya juga berusaha sebaik mungkin. Butuh usaha terus-menerus untuk memastikan rapat diatur dengan benar, terutama dengan pemangku kepentingan senior. Tapi seperti kebanyakan hal dalam hidup, perubahan atau adaptasi harus dimulai dari suatu tempat dan tidak ada tempat yang lebih baik dari diri sendiri.

Satu hal yang perlu diingat adalah ukuran rapat. Sebuah riset dari Stanford menyarankan bahwa mungkin 8 adalah jumlah maksimum orang yang harus kamu undang dalam rapat. Meskipun 8 peserta bisa menjadi maksimum untuk rapat jika kamu ingin menyelesaikan masalah atau membuat keputusan, ada panduan 8-18-1800 yang bisa kamu lihat. "If you want to brainstorm, then you can go as high as 18 people."

Salam, Chandler