Otomatiskan lebih dulu tugas bervolume tinggi, berpenilaian rendah, dan bisa dikembalikan, dan pertahankan yang bervolume rendah, berpenilaian tinggi, dan tak bisa dikembalikan agar tetap manusiawi. Audit alur kerja menyortir tiap tugas pada tiga sifat — seberapa sering terjadi, berapa banyak penilaian yang dibutuhkannya, dan seberapa buruk jika salah — dan kombinasinya memberi tahu Anda apa yang harus diotomatiskan, apa yang dibantu, dan apa yang dibiarkan. Sebagian besar tim mengotomatiskan hal yang salah karena mereka memilih berdasarkan seberapa mengesankan alatnya terlihat alih-alih bagaimana pekerjaannya berperilaku.
Saya pernah menjalankan audit ini pada pekerjaan saya sendiri dan pada tim klien, dan pola yang sama muncul setiap kali: tugas yang ingin diotomatiskan orang lebih dulu jarang tugas yang seharusnya diotomatiskan lebih dulu. Ini metode yang saya pakai untuk menghentikan itu terjadi.
Ketiga sumbunya
Frekuensi. Tugas berfrekuensi tinggi layak diotomatiskan karena bahkan penghematan waktu yang kecil berlipat sepanjang bulan. Tugas berfrekuensi rendah biasanya tidak, karena biaya penyiapannya tak pernah kembali. Ini sumbu yang memutuskan apakah usahanya layak sama sekali.
Penilaian. Tugas berpenilaian rendah punya jawaban benar yang bisa diperiksa; tugas berpenilaian tinggi punya jawaban yang bisa dibela yang bergantung pada konteks. Penilaian adalah sumbu yang memutuskan apakah modelnya bisa mengerjakan tugasnya atau hanya membantunya. Sebuah tugas bisa sering dan tetap berpenilaian tinggi — yang berarti ia kandidat untuk dibantu, bukan diotomatiskan.
Reversibilitas. Tugas yang bisa dikembalikan murah untuk dibatalkan, jadi pass pertama yang salah berbiaya kecil. Tugas yang tak bisa dikembalikan — kampanye yang tayang, pos publik, komitmen klien — membawa biaya per kesalahan yang tak bisa dibenarkan oleh keuntungan efisiensi apa pun. Reversibilitas adalah sumbu yang memutuskan berapa banyak tinjauan manusia yang harus duduk di atasnya, terlepas dari dua sumbu lainnya.
Keempat kuadrannya
Jalankan setiap tugas melalui ketiga sumbunya dan empat bentuk muncul.
- Frekuensi tinggi, penilaian rendah, bisa dikembalikan. Otomatiskan lebih dulu. Penarikan data, pemformatan, perhitungan pacing, generasi varian, transkripsi, draf terjemahan. Ini tugas di mana AI seharusnya menjalankan lingkarannya dengan tinjauan ringan, dan di situlah penghematan waktu yang berlipat berada.
- Frekuensi tinggi, penilaian tinggi, bisa dikembalikan. Bantu, jangan otomatiskan. Konsepsi kreatif, penyusunan rencana, sintesis riset. Model menghasilkan opsi dan orangnya memilih. Otomatisasi penuh akan menghapus penilaian yang menjadi inti tugasnya.
- Frekuensi rendah, penilaian tinggi, tak bisa dikembalikan. Pertahankan manusiawi, dengan AI sebagai masukan. Panggilan strategi yang besar, keputusan hubungan klien, perubahan positioning merek. Ini tugas di mana biaya salahnya paling tinggi dan volumenya terlalu rendah untuk membenarkan sistem.
- Frekuensi rendah, penilaian rendah, bisa dikembalikan. Otomatiskan jika sepele, jika tidak biarkan. Pembersihan data sekali jalan, pekerjaan pemformatan. Penghematannya kecil, jadi standarnya adalah "apakah ini butuh lima menit atau sepekan?"
Uji reversibilitasnya
Jika Anda hanya menerapkan satu sumbu, terapkan reversibilitasnya, karena itu yang diremehkan tim. Instingnya adalah menilai sebuah tugas berdasarkan kompleksitasnya — "ini sederhana, ayo otomatiskan" — padahal pertanyaan sebenarnya adalah "apa yang terjadi jika modelnya salah?" Tugas sederhana yang memposting ke akun yang tayang lebih berisiko daripada tugas kompleks yang keluarannya ditinjau seseorang sebelum ke mana pun.
Ujinya: jika pass pertama modelnya salah, siapa yang menangkapnya, dan berapa biayanya? Jika jawabannya "peninjau menangkapnya sebelum apa pun terjadi", tugasnya bisa dikembalikan dan kandidat otomatisasi yang baik. Jika jawabannya "pelanggan yang menangkapnya", tugasnya butuh gerbang manusia tak peduli seberapa mudahnya terlihat. Terapkan uji ini sebelum sumbu frekuensi dan penilaian, karena ia bisa mengesampingkan keduanya.
Metode auditnya
Daftarkan setiap tugas di alur kerjanya dan beri tiap satunya skor pada ketiga sumbunya: frekuensi sebagai tinggi atau rendah, penilaian sebagai tinggi atau rendah, reversibilitas sebagai mudah atau mahal. Lalu sortir ke empat kuadrannya. Lakukan bersama orang yang benar-benar mengerjakan pekerjaannya, bukan dalam rapat kepemimpinan, karena penilaian penilaian dan reversibilitasnya hanya jujur jika operatornya yang membuatnya.
Keluarannya seharusnya daftar pendek yang terurut: tugas berpenilaian rendah yang bisa dikembalikan untuk diotomatiskan lebih dulu, tugas berpenilaian tinggi untuk dibantu, dan tugas tak bisa dikembalikan untuk dibiarkan. Daftar itu adalah peta jalan otomatisasi Anda, dan ia biasanya jauh lebih pendek daripada daftar yang akan dijual vendor kepada Anda.
Mengurutkan pekerjaannya
Otomatiskan satu tugas sekaligus, dari ujung ke ujung, dan ukur hasilnya sebelum pindah. Prinsip 75–80% berguna di sini sebagai heuristik seberapa banyak dari sebuah tugas yang bisa ditanggung AI, bukan target yang harus dicapai. Mulailah dari tugas yang paling sering dan paling bisa dikembalikan, buktikan lingkarannya, dan biarkan buktinya meraih yang berikutnya.
Pengurutannya juga melindungi timnya. Tim yang mengotomatiskan sepuluh tugas sekaligus punya sepuluh permukaan tinjauan baru dan tak tahu mana yang gagal. Satu sekaligus berarti setiap perubahan terlihat dan setiap masalah punya penyebab.
Auditnya, dikerjakan
Sebuah tim media yang saya kenal menjalankan audit ini dan menemukan sesuatu yang berlawanan dengan intuisi: tugas yang ingin diotomatiskan semua orang lebih dulu — menarik dek performa mingguan — sudah merupakan pekerjaan sibuk bernilai rendah, tapi tugas yang akan paling menghemat waktu adalah penerimaan brief, yang tak dipertimbangkan siapa pun. Briefnya sering, berpenilaian rendah pada bagian mekanisnya, dan bisa dikembalikan, karena brief yang disusun diperbaiki sebelum pekerjaan apa pun dimulai. Menyusunnya menjadi otomatisasi pertama, dan ia membuka seluruh alur kerja di belakangnya.
Itu hasil yang biasa. Kandidat otomatisasi terbaik sering bukan tugas yang paling dikeluhkan orang, tapi yang berada di depan rantai yang lambat dan aman jika salah. Memetakan alur kerjanya lebih dulu, alih-alih mendaftar tugas secara terpisah, adalah yang memunculkannya. Tugas yang membuka tiga tugas lain mengalahkan tugas yang menghemat sepuluh menit sendirian.
Membantu versus mengotomatiskan
Pembedaan antara bantuan dan otomatisasi layak dinyatakan terus terang, karena tim mengaburkannya. Otomatisasi berarti tugasnya berjalan tanpa orang di lingkarannya dan keluarannya terkirim secara default. Bantuan berarti model menghasilkan pass pertama dan seseorang memutuskan. Keduanya memakai model yang sama; mereka berbeda pada siapa yang memegang keputusan akhirnya.
Auditnya memberi tahu Anda mana yang diinginkan sebuah tugas. Berpenilaian rendah dan bisa dikembalikan: otomatiskan. Berpenilaian tinggi, atau tak bisa dikembalikan, atau keduanya: paling banyak bantu. Tugas yang berpenilaian tinggi tapi bisa dikembalikan adalah kandidat yang baik untuk dibantu, karena orangnya menangkap kesalahannya dengan murah dan modelnya tetap menghemat sebagian besar waktu pass pertamanya. Salah ke arah otomatisasi adalah cara tim mengirim karya yang sebenarnya tak disetujui siapa pun.
Menjaga auditnya tetap hidup
Auditnya adalah potret sesaat, dan tugas berubah. Tugas yang berpenilaian tinggi kuartal lalu bisa menjadi berpenilaian rendah begitu lapisan konteksnya baik dan aturannya tertulis. Tugas yang bisa dikembalikan bisa menjadi tak bisa dikembalikan jika ia memasok akun yang tayang. Jalankan ulang auditnya tiap kuartal, dan pindahkan satu atau dua tugas saat sifatnya bergeser.
Iramanya lebih penting daripada hasil awalnya. Audit sekali jalan memberi Anda rencana yang menua; audit kuartalan memberi Anda model operasi yang terus menyetel dirinya. Pasangkan dengan kerangka pengukuran, sehingga setiap perpindahan dibenarkan oleh sebuah metrik alih-alih firasat.
Apa yang jangan diotomatiskan
Jangan otomatiskan tugas yang nilainya adalah penilaiannya, meski modelnya bisa menghasilkan sesuatu yang masuk akal. Jangan otomatiskan apa pun yang tak bisa dikembalikan tanpa gerbang manusia. Jangan otomatiskan tugas yang tak Anda pahami cukup baik untuk menentukan keluarannya, karena spesifikasi yang kabur menghasilkan jawaban salah yang percaya diri. Dan jangan otomatiskan sebuah tugas hanya karena demo alat membuatnya terlihat mudah.
FAQ
Bagaimana jika sebuah tugas berfrekuensi tinggi tapi juga berpenilaian tinggi?
Bantu alih-alih otomatiskan. Biarkan modelnya menghasilkan pass pertama dan opsinya, dan pertahankan seseorang yang memilih. Anda menangkap sebagian besar kecepatannya tanpa melepaskan penilaian yang membuat tugasnya layak dikerjakan.
Haruskah kami mengotomatiskan pelaporan lebih dulu?
Bagian penyusunannya, ya — penarikan dan pemformatannya. Interpretasinya harus tetap manusiawi. Memisahkan tugasnya dengan cara ini adalah perbedaan antara mengotomatiskan pekerjaan sibuk dan mengotomatiskan pemikirannya.
Bagaimana kami menangani tugas yang tak bisa dikembalikan tapi sering?
Dengan gerbang manusia pada setiap instansinya sampai tingkat kesalahannya terbukti nyaris nol, lalu gerbang yang diambil sampelnya. Jangan pernah menghapus gerbangnya sepenuhnya untuk sesuatu yang tak bisa Anda batalkan; efisiensinya tidak sepadan dengan risiko ekornya.
Berapa banyak tugas yang harus diotomatiskan dalam seperempat tahun?
Satu atau dua yang dikerjakan dengan benar mengalahkan lima yang setengah jadi. Setiap otomatisasi menciptakan permukaan tinjauan dan kewajiban pemeliharaan, jadi jumlahnya dibatasi oleh berapa banyak yang benar-benar bisa Anda jalankan dan ukur.
Versi singkat
Audit setiap tugas pada frekuensi, penilaian, dan reversibilitas, lalu otomatiskan yang berfrekuensi tinggi, berpenilaian rendah, dan bisa dikembalikan lebih dulu. Bantu pekerjaan berpenilaian tinggi, pertahankan keputusan yang tak bisa dikembalikan tetap manusiawi, dan urutkan perubahannya satu per satu. Reversibilitas adalah sumbu yang harus diterapkan lebih dulu, karena ia memutuskan berapa banyak tinjauan yang dibutuhkan sebuah tugas. Panduan Eksekusi membahas sisanya, dan jalur untuk pemimpin tim mengerjakan auditnya melalui alur kerja yang nyata.
Jika Anda pernah menjalankan audit ini, saya ingin mendengar tugas mana yang Anda duga akan diotomatiskan lalu memutuskan untuk tetap manusiawi.
Salam, Chandler
Artikel ini tersedia dalam bahasa Indonesia. Materi kursus (video, template, dan panduan pendamping) tersedia dalam bahasa Inggris, Jepang, Tionghoa Sederhana, dan Korea. Situs ini tersedia dalam 13 bahasa.