唔該唔好準備100頁嘅月報

我有個告白。職業生涯初期，我就係寫100頁報告嗰個人。我記得花咗成個weekend由每個platform拉data、建elaborate嘅pivot table、搞Powerpoint動畫搞到好似性命攸關咁。我好引以為傲。禮拜一朝早send俾client。等緊讚賞。

乜都冇。冇回覆。連句「收到，多謝」都冇。

一個禮拜後，喺status call嗰陣，client好casual咁問：「咁campaign做得點呀？」嗰一刻我明白——佢哋根本冇睇份report。所有嗰啲時間、effort，全部白費。嗰次經歷永遠改變咗我對reporting嘅諗法。

我主要用digital marketing campaign報告做例子，但呢啲原則適用於任何類型嘅reporting。

我哋究竟點解要寫report？

呢個聽落好蠢，但當你深入去諗，你會發現參與項目嘅唔同人有好唔同嘅reporting需求。高層管理層care嘅係大局——整體目標、KPI達成情況、marketing數據同銷售及品牌知名度嘅關係。管理特定活動嘅marketing executive care嘅係執行細節同performance比較。

我覺得第一步——喺寫第一張slide之前——係同你嘅stakeholder傾清楚份report究竟係為咗乜。係track進度？滿足合約要求？為下一階段提供actionable insights？答案決定一切。

代入讀者嘅角色

有一個令人唔舒服嘅真相：讀你嘅月報大概唔係任何人一日入面嘅highlight。諗吓——你嘅觀眾實際上會花幾多時間？兩分鐘？五分鐘？佢哋自己都有好多嘢做、好多火要救。

如果正常閱讀速度大約係每分鐘2-3張slide，而你嘅觀眾大概花大約10分鐘（算慷慨嘅）喺你嘅報告上，咁你大約有20-30張slide嘅空間。所以你做100張嚟做乜？

我遵守嘅一般規則：如果你send出份report而冇任何feedback，好大機會收件人根本冇睇。我兩邊都做過，所以我唔係喺度judge——只係分享我觀察到嘅。

好嘅月報應該係點樣

根據我嘅經驗，好嘅月報唔應該超過20-30張slide。理想嘅話，如果可以就keep在10張以內。必須有嘅：

• 同目標相關嘅top-line結果
• **我哋on track嗎？**根據目前嘅速度，我哋會唔會達到整體KPI？
• **上個月發生咗乜？**咩有效、咩冇效，最重要嘅係——點解？
• 結果同之前幾個月、去年或競爭對手比較如何？同樣——點解？
• 建議同下一步——你嘅觀眾真正需要嘅部分

我以前覺得包含_所有嘢_代表認真。其實唔係。佢代表你冇做最困難嘅工作：搵出乜嘢先至重要。我咁講係因為我係親身經歷過嘅 :P

結案報告：更加精簡

結案報告，keep it tight：

• Campaign目標——快速提醒，令一個全新嘅人都跟得到
• Campaign KPI
• **達到咗未？**直接講。Yes or no。
• 分析4-5個關鍵結果——唔係20個、唔係30個
• 結論同下次campaign嘅建議

請check清楚你嘅data

錯嘅data比冇data更差。至少冇data你唔會得出錯嘅結論。有錯data，你會俾錯建議——而人會根據佢做決定。請double-check、triple-check你放入report嘅嘢。確保你理解啲terminology。我見過有啲case，agency報告嘅某個channel流量竟然比網站總流量仲多。呢個唔應該發生。

一啲常見錯誤

以下係我多年嚟遇到嘅一啲真實例子（當然已經匿名化）。其中一啲錯誤我自己都犯過，所以呢個唔係要指責邊個——而係一齊學習。

• **Slide標題同內容唔match。**如果標題講一樣嘢但data顯示另一樣嘢，你嘅讀者會好confused。而confused嘅讀者會停止閱讀。

• **由Excel複製大量表格去Powerpoint。**一張slide上面10行10列嘅table讀起嚟好痛苦。問自己：我可唔可以刪啲row或column而仍然傳達到同一個message？可唔可以將table變成chart？

• **太多字、太多table、冇graph。**我好鍾意簡單嘅graph同圖片去講一個有意義嘅故事。一張slide上面一大段文字唔係report——係一種懲罰。

• **試圖喺同一張slide傳達3-5個唔同嘅message。**每張slide揀一個message。如果slide標題、結論同內容互不相關，嗰張slide就壞咗。

• **過度複雜嘅table冇context。**如果你解釋唔到讀者點解應該care呢啲data，就唔好include。一張冇人睇得明嘅複雜slide唔會令你顯得聰明——只係嘥晒大家嘅時間。

底線

Client請agency係為咗令佢哋嘅生活更容易，唔係更難。如果你係client方寫內部報告——同樣道理。你嘅工作係幫你嘅觀眾做出更好嘅決定，唔係證明你可以拉幾多data。我係用慘痛教訓學到嘅，希望分享出嚟可以幫你避免同樣嘅痛苦 :)

你有冇reporting嘅恐怖故事——或者有效嘅tips？我好想聽。

祝好，

Chandler