你有冇試過喺一個你擔任主角（主要presenter或者召集會議嘅人）嘅會議中搞砸？原因可以有好多，今日我哋會討論管理期望嘅重要性。如果你唔小心喺會議之前或開始嘅時候manage好期望，你可能會一開始就失去audience，而之後嘅會議對所有人嚟講都會好unpleasant。Audience會開始諗點解佢哋會喺度，然後tune out。有啲人可能會中途離開或者開始用laptop/手機做嘢。你所有準備slides嘅effort付之東流。仲有更差嘅。會議之後會有好多投訴，正式或非正式嘅。下次你想call meeting嘅時候，人哋會搵理由唔嚟。當然仲有直接嘅經濟損失，因為會議越大，被浪費嘅collective時間越多，而嗰啲時間對你嘅公司、clients或partners可以值好多錢。你可以問你嘅finance team出席會議嘅team member嘅日薪rate，你就會見到一個6-8人嘅1小時會議輕易就可以花超過一千美金。

1. 會議之前：了解你嘅audience期望咩

了解邊個出席會議同佢哋想從中得到咩。呢個講就容易做就難。例如最近我同一位senior client開會，我花咗3個鐘先搞清楚佢對咩有興趣。唔好怕問，問幾個出席嘅人或者安排會議嘅人。如果你唔太清楚，就事前send一封quick email講下你plan cover啲咩，問audience如果唔係佢哋想要嘅就回覆。唔好怕設一個你需要Response嘅deadline。會議越大，你同出席者越唔熟悉，你就越要careful確保所有出席者知道expect咩。如果係你嘅client/partner/boss setup嘅會議，問佢哋要出席者名單、職銜、主要職責嚟推斷佢哋想從中得到咩。我見過好多例子，team花好多時間準備特定內容、美化slides，最後先發現唔係audience expect嘅嘢。真正準備會議 係，呢個可能聽落好basic，但對於internal meeting嚟講，好容易咩都唔準備就直接去開會。如果你想go extra miles，你甚至可以嘗試visualise：

• 你想會議中每個人點坐？你會surprise人哋喺會議中嘅physical坐法可以set成個meeting嘅tone。
• 你想點樣開始會議，你想講咩，你會唔會有slides？

2. 點樣用正確嘅方式開始會議？

分享context 好多時候我哋會直接jump去會議agenda，冇解釋或者確保每個（在場嘅）人都明白佢哋點解喺度、我哋要discuss咩同預期outcomes。甚至可以再問一次agenda同預期outcomes係咪大家expect嘅？有時解釋之前會議嘅context會有幫助，如果呢次會議係sequel。咁當你見到你嘅team member喺冇清楚交代context嘅情況下開始會議，你會點做？Well，用nice嘅方式stop個flow，問下如果我哋先講下context對新成員或者成個group會唔會有幫助。通常至少有2-3個人會話會有幫助，咁就proceed提供context。顯然如果所有人都話唔使，佢哋完全了解成個context，就可以繼續。Time keeper 如果你唔係time-keeper，就指定一個人幫你。_如果你喺lead會議嘅時候，發現有幾個出席者唔會從中受益，你會點做？_一開始嘅時候，我會用diplomatic嘅方式講，我哋要discuss嘅嘢可能唔relevant某啲team member，佢哋可以選擇留低或者攞返1個鐘嘅時間。如果你嘅解釋sincere/candid，人哋會接受你嘅offer，要唔就留低但知道可能唔會得到太多，要唔就離開會議。如果係我自己team嘅internal meeting，我可能甚至會nice咁「request」嗰啲team member返去做其他嘢。有啲人有fear of missing out但你作為leader嘅job係確保你嘅team以最optimal嘅方式運作。我暫時就講到呢度，你覺得點？歡迎喺下面分享。祝好，Chandler