Team leader 嘅 capacity planning 貼士

呢度講嘅 capacity planning 係指理解你嘅團隊喺特定時間內可以處理嘅最大工作量，並據此提出人手調整。基本概念聽落好簡單：

• 了解你嘅團隊喺未來幾週同幾個月會有幾多工作
• 需要幾多團隊成員（唔同年資）先可以按時完成 project
• 你現有嘅團隊成員有能力達成乜嘢？你應該以一種令你嘅團隊成員同你自己都可以有正常工時嘅方式嚟規劃。
• 識別兩個估算之間有冇差距。

實際操作中可以複雜好多，特別係對新 manager。常見錯誤有：

• 低估每個 sub-project/task 需要嘅時間
• 高估/低估你嘅團隊成員嘅能力
• 冇考慮同其他團隊、部門喺同一個 project 上協調所需嘅努力/時間
• 誤解 project 要求或者乜嘢叫做出色
• 申請額外人手唔獲批或者批得太遲。導致現有團隊成員過勞。
• 低估招聘新團隊成員或者 onboard 佢哋嘅時間（甚至從其他團隊調人）。

結果，新 manager 好經常最後自己負責好多 project 並長時間加班。呢個同有效嘅 delegation 密切相關——如果你唔識好好 delegate，你就變成 bottleneck。我試過 :P 信我，嗰個位唔好企。佢哋甚至可能變得沮喪，質疑下屬或 senior management 嘅承諾或支持。

咁你（新 manager）可以做乜嘢？

• 喺複雜嘅 project 入面，向你嘅 manager 尋求關於 resourcing plan 嘅指導同 feedback。
• 同你需要協調嘅其他部門溝通，了解佢哋嘅時間表同資源。對齊部門之間嘅整體計劃同關鍵 milestone。
• 由一開始就 involve 你嘅團隊成員，令大家分享同一個 status、target 同方法，一齊決定 tradeoff。你嘅團隊成員會因為參與塑造 project 而對計劃更投入。
• 如果你需要申請額外人手，建議先了解你公司喺嗰個季度/年度嘅財務狀況同決策通常係點做嘅。邊個係關鍵決策者？佢哋需要乜嘢資訊嚟做決定？
• 永遠記住嘢會比預期更耐（甚至耐兩倍），所以要預留 buffer 時間。我點都唔夠強調呢點——以我嘅經驗，無論你有乜嘢估算，至少加 30-50% 嘅時間做 buffer。
• 練習、練習、再練習。

以上就係我嘅分享。搞好 capacity planning 需要時間——頭幾次搞錯咗唔好太打自己 :D

你有冇關於 capacity planning 嘅「aha」時刻？或者乜嘢恐怖故事？我好想聽。

祝好，

Chandler