Manager 應該花幾多時間開會？
一個 manager 嘅 output 唔係用工時嚟衡量，而係用成果——但開會係推動成果嘅必要手段。關鍵係知道邊啲會議重要，同有勇氣 say no 其餘嗰啲。
Hi 大家好，
你係咪成日覺得所有時間都喺開會，完全做唔到「真正嘅工作」？你唔係一個人。好多 manager 都有呢個困擾，導致生產力下降、決策差同員工唔投入。但全日開會係咪一定衰？Manager 應該花幾多時間開會？Manager 點樣平衡開會時間同其他任務嚟提高 output 同效率？一齊探討下。
1. Manager 嘅 output
關於呢個有好多意見同研究。我係已故 Andy Grove 嘅粉絲，以及佢喺「High output management」入面描述嘅。
「一個 manager 嘅 output = 佢嘅組織嘅 output + 受佢影響嘅相鄰組織嘅 output。」
一個 manager 嘅 output 係用佢哋產出嘅成果嚟衡量，唔係用佢哋工作嘅小時數。要有效率，manager 需要專注於達成同組織目標一致嘅 output。例如，作為 Global B2B Media Operation lead，我負責跨 practice 提升 paid-media campaign delivery excellence 同 effectiveness——涵蓋 Brand 同 Performance——為客戶創造增量業務增長。我同其他 team 緊密合作，例如 client service team、strategy team、media team 同 analytics team，確保我哋達到客戶嘅業務目標。達成 output 需要喺開會時間同其他有助於達成成果嘅任務之間取得平衡。
2. Manager 可以完全唔開會就達到目標嗎？
常識告訴我哋大概唔得。作為 manager，你需要向你嘅 team brief 要求、分配 project/task 同其他 team 合作。呢啲全部都需要某種形式嘅互動，即非正式或正式嘅會議。有啲會議一般被認為係必要或有成效嘅，例如 project kick-off 會議、每週 team check-in 同 performance review。
Manager 可能有好多種類型嘅會議：
- 同 team member 嘅一對一？同你嘅 manager？
- Team/部門會議？
- 跨部門會議？
- 公司會議？
- 外部客戶會議：呢度可以有好多子類型。
- Brainstorming 會議
- 非正式/casual 10-15 分鐘嘅即興 catch-up/huddle？
- Interview
- 個人發展 review 會議
- 等等...
3. 過度開會嘅問題
好多 manager 花太多時間開會，導致沮喪同低效。但唔係所有會議都係一樣嘅。有啲會議係必要嘅，有啲唔係。重要嘅係了解唔同類型會議嘅 value exchange，並主動為你應該設立/出席嘅會議做準備。要避免過度開會，需要勇氣去 say no 你唔應該出席嘅會議，或者取消你設立嘅但覺得唔會有意義嘅會議。過度開會嘅常見原因包括缺乏清晰溝通、會議結構混亂，或者將開會作為任何問題嘅默認回應。
Steven Rogelberg 教授嘅調查顯示，差嘅會議可以令大企業每年損失 1 億美元。
或者一份會議 best practice/guide 會有用？
4. 有效會議嘅指引
為確保會議有效，manager 應該遵循以下指引：
- 定義會議嘅目的並喺會議邀請或會議開始時說明。
- 確定預期成果並同與會者分享。喺會議開始時做。
- 分配足夠時間達到目標但唔好趕。
- 只邀請需要出席嘅人，並考慮某些類型嘅會議是否需要專業 facilitator。
- 確定會議格式並事先向與會者提供任何必要材料。
- 可以係 5 分鐘喺飲水機旁嘅傾偈？喺街口行一圈？喺設備齊全嘅會議室嘅正式定期會議？
- 建立議程並畀與會者知道佢哋需要喺會議之前準備啲乜。
- 留意人嘅需要，例如注意力持續時間同去洗手間。
- 用「parking lot」嚟記錄唔相關嘅問題或者太多問題。
- 練習、練習、再練習，並向與會者收集 feedback 嚟改善未來嘅會議。
5. 結論
全日開會可能唔係一定衰，但如果管理不善會導致沮喪同低效。有效嘅 manager 需要平衡開會時間同其他任務嚟達成同組織目標一致嘅 output。要做到呢點，佢哋應該遵循有效會議嘅指引並主動管理時間。通過 say no 唔相關嘅會議，manager 可以騰出時間做有助於達成成果嘅任務。用呢啲策略，manager 可以提高效率同達成目標。
我要承認，我自己都試過過度開會 :P 要有勇氣 say no，但真係有好大分別。
你一日花幾多時間開會？你搵到啲乜策略幫你減少冇增值嘅會議？我好想聽下你嘅心得。
祝好，
Chandler
P.S: 如果你對我關於 leadership 同團隊管理嘅文章有興趣，睇下我 blog 上嘅 Leadership 專區。
