Conseils de planification de capacité pour le chef d'équipe
Les nouveaux managers sous-estiment souvent la durée des tâches et le temps de coordination, ce qui les amène à travailler de longues heures eux-mêmes — voici comment planifier la capacité de façon réaliste.
La planification de capacité dans ce contexte signifie comprendre la quantité maximale de travail que ton équipe peut gérer dans une période donnée et proposer un ajustement des effectifs en conséquence. Les bases semblent simples :
- Comprendre la quantité de travail que ton équipe aura dans les semaines et mois à venir
- Combien de membres d'équipe (à différents niveaux d'ancienneté) sont nécessaires pour mener les projets à bien dans les délais
- Ce dont tes membres d'équipe actuels sont capables. Il serait utile de planifier d'une manière qui permette à tes membres d'équipe et toi-même d'avoir des horaires de travail réguliers.
- Identifier s'il y a des divergences entre les deux estimations.
En pratique, cela peut être beaucoup plus compliqué, surtout pour les nouveaux managers. Les erreurs courantes sont :
- Sous-estimer combien de temps chaque sous-projet/tâche peut prendre
- Surestimer/Sous-estimer les capacités de tes membres d'équipe
- Ne pas prendre en compte l'effort/le temps requis pour la coordination avec d'autres équipes et départements sur les mêmes projets
- Mal comprendre les exigences du projet ou à quoi ressemble un bon résultat
- Les demandes d'effectifs supplémentaires ne sont pas approuvées ou approuvées tardivement. Cela conduit à la surcharge de travail des membres d'équipe actuels.
- Sous-estimer combien de temps il faut pour recruter de nouveaux membres d'équipe ou les intégrer (même les membres transférés d'une autre équipe).
En conséquence, pour les nouveaux managers, il arrive très souvent qu'ils finissent par prendre en charge beaucoup du projet eux-mêmes et travailler de longues heures. Cela est étroitement lié à la délégation efficace — si tu ne peux pas bien déléguer, tu deviens le goulot d'étranglement. J'y ai été :P Crois-moi, ce n'est pas un bon endroit où être. Ils peuvent même se frustrer et remettre en question l'engagement ou le soutien de leurs subordonnés ou de la haute direction.
Alors que peux-tu faire (toi, le nouveau manager) ?
- Avec un projet complexe, demande conseil et retours à ton manager concernant ton plan de ressources.
- Vérifie avec les autres départements avec lesquels tu dois te coordonner pour comprendre leurs plannings et ressources. Aligne le programme global et les jalons critiques entre les départements.
- Implique tes membres d'équipe dès le début pour que vous partagiez tous le même statut, objectif et approche et décidiez ensemble des compromis. Tes membres d'équipe se sentiront plus engagés dans le plan car ils ont participé à le façonner.
- Si tu dois soumettre une demande d'effectifs supplémentaires, il est conseillé de comprendre comment ton entreprise se porte financièrement pendant ce trimestre/cette année et comment une décision est souvent prise. Qui sont les décideurs clés ? Quelles informations leur faut-il pour prendre la décision ?
- N'oublie jamais que les choses prendront plus longtemps (même deux fois plus longtemps) que prévu, alors intègre du temps tampon. Je ne peux pas assez insister là-dessus — d'après mon expérience, quelle que soit ton estimation, ajoute au moins 30 à 50 % de temps supplémentaire comme tampon.
- Pratique, pratique et pratique.
C'est tout de ma part. Il faut du temps pour maîtriser la planification de capacité — ne te décourage pas si tu te trompes les premières fois :D
As-tu eu des moments "eurêka" avec la planification de capacité ? Ou des histoires d'horreur ? J'adorerais entendre.
Cordialement,
Chandler
